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公文是公文学科的最基础概念，是文书中最重要的一类，指文书中的公务文书。它是党和国家机关用以表达意志、传递策令、沟通情况、交流经验，推动公务活动开展的重要文字工具和手段。根据2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）中的规定表述，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。从公文的形成范围、内容和形式特征以及本质属性等方面对党政公文的定义作出了准确严密的科学界定。
公文有广义和狭义之分。从广义上说，凡是按照一定程序和格式处理各种公务的行文都称之为公文。既包括《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）中所明确规定的15种公文，又泛指各级党政机关、人民团体和企事业单位在处理各种日常事务性工作中所形成并使用的常用文书，诸如计划、总结、调查报告、讲话稿、典型材料、专用书信、大事记、简报、条例、规定、办法等，又称事务文书。因此，广义的公文是指在公务活动中用以上传下达、处理问题、反映情况、交流经验、联系事务、商洽工作的具有特定效力和惯用体式的文书。狭义的公文，则专指党和国家公文法规中正式规定的主要文种。具体包括15种，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
本书所说的公文和作为公文写作学科研究对象的公文，是指广义的公文。
上述界定分别从形成范围、性质、功能和体式等方面，对党政机关公文的含义作出了明确界定。其中，将公文的属概念界定为“文书”，将其种差界定表述为三点：一是揭示出公文的形成本质，即产生于党政机关实施领导、履行职能、处理公务的特定过程之中；二是具有特定效力；三是具有规范格式（体式）。在此基础上，进一步明确了党政机关公文的主要功用。这一表述揭示和反映出了党政机关公文的内在本质属性即工具性，既严谨周密，又规范科学。
公文有广义与狭义之分。广义的公文，既包括《党政机关公文处理工作条例》中所明确规定的15种文件，又泛指党政机关常用应用文，一般称为“事务文书”，或称“准公文”。狭义的公文，专指党和国家公文法规中规定的正式、主要文种。按照《党政机关公文处理工作条例》的规定表述，公文既指党的各级领导机关所使用的公文，也包括国家行政机关所使用的公文，二者合称党政公文。本书所论及的仅指后者，即行政公文。至于党的机关所以使用的各类公文，将单独论及。
那么，究竟什么是行政公文呢？我们说，它是国家各级行政机关在行政管理过程中，按照确定程序和特定体式形成的具有特定效力和规范体式的文字材料，是行政管理工作不可或缺的重要书面工具。
国家各级行政机关是同级国家权力机关的执行机关，是依照法律规定的权限管理特定行政区划内的经济、教育、科学、文化、卫生、体育、城乡建设、财政、民政、民族事务、人口计划生育、治安、司法行政、监察等行政事务的机关。作为行政管理的主体，它们管理的事务最多，涉及面也最广，最为纷繁复杂且琐碎具体。因此，就使得行政公文成为公文中发文数量最大、使用频率最高的一类公文。