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三二、怎样规范标注公文的份数序号

公文份数序号简称份号,是指公文印制份数的顺序号,系将依据同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号,其作用便于登记查找、统计、清退。根据公文法规的规定,涉密公文应当标注份号。如需标识公文份数序号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。对此,需要把握以下几个要点:

(一)并不是所有的公文都需要编制份号。《党政机关公文处理工作条例》明确规定,涉密公文应当标注份号。即只有秘密、机密和绝密的公文才需要标注份号。当然,如果发文机关认为有必要,也可对不带密级的公文编制份号。编制份号可以唯一标识印发的公文,能够准确掌握公文的印制份数以及分发的范围和对象。发文机关根据份号可以掌握每一份公文的去向。因此,发文机关在发文和收文机关在收文时,都要对份号进行登记。当公文需要收回保管或销毁的时候,就可以对照份号掌握其是否遗漏或丢失。

(二)标识公文份数序号,一般用6位3号阿拉伯数字,实际编号时刻采用3~6位阿拉伯数字,编虚位补齐,即第一份公文份号可以编为“001”“0001”“00001”“000001”,不应编为“1”“01”。在实际操作过程中,有的单位是用印号机手T在成文上加盖份号,也有的印刷设备带有印号功能,可以与文件同时印刷,由发文机关自行掌握。

(三)份号所使用的字体,也由发文机关自行掌握。

(四)份号顶格编排在版心左上角第一行,版心第一行也就是天头下边缘,距离公文上页边37mm下面第一行,“顶格居左”的意思是指份号横向紧贴版心左边缘(即钉口边缘,距左页边28mm),份号上边缘紧贴天头下边缘。 bofNJe0F7udL4Q0/omNJ/rVG4mE2fFVDWq1CEoQA1Og9rxW4uxcBOAwdFiG07HQZ

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