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《党政机关公文格式》（GB/T97042012）将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
1．版头部分
包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等6个要素。
（1）份号
份号即公文印制份数的顺序号，系指将同一篇文稿印制若干份时，对每份公文的顺序编号。份号只在涉密公文中使用，目的在于便于管理，以防遗失和泄密；用6位3号阿拉伯数字顶格编排在公文版心左上角第一行。数字前面可编虚位（如000001）。
（2）密级和保密期限
密级是指公文的秘密等级，是根据公文内容的重要程度而划分的等级，是公文格式的组成项目之一。根据新《条例》第九条第（二）项规定，涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。新《格式》7.2.2规定，如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在公文版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
密级和保密期限之间应用“★”隔开。如果只标注密级而不标注保密期限，应在“绝密”、“机密”“秘密”两字之间空出一字的距离。
（3）紧急程度
紧急程度是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。它也是党政公文格式的组成项目之一。
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在公文版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则应按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，而且表达紧急程度的两个汉字之间不空格。如果只标注紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间应空一字。
值得注意的是，有的文件在标题中对紧急性质已作了表示，如《关于××××的紧急报告（或紧急通知、紧急指示）》等，就不再另外加注紧急程度标志。
要注意原来行政公文紧急程度的划分只有“特急件”和“急件”两种，新《条例》中的表述有了变化，标识时一定要准确规范，“特急件”不带“件”字，不可将“加急”写为“紧急”“急件”或“急”等。
（4）发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
在具体布局上，发文机关标志要居中排布，上边缘至版心上边缘为35㎜，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
（5）发文字号
发文字号又称发文号、发文编号。它是党政公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号。编制发文字号，主要是为了便于文件的发出、查询、引用和保管。
编制发文字号的方法和要求是：
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序序号三个要素构成。先是发文机关代字，中间是年份，最后是发文顺序号。机关代字中应明确发文的含义，如“中发”“国发”等；年份、发文顺序序号用阿拉伯数字标注；年份要用公元全称，并用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01，在阿拉伯数字后加“号”字。
几个单位联合行文时，不应一文多号，应只标主办机关的发文字号。
发文字号的位置，应当编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
发文字号，一般用3号仿宋体字标识。
（6）签发人
签发人指公文签发人的姓名。公文上标注签发人的姓名，主要是为上级机关处理下级机关公文时上级机关领导人了解下级机关谁对上报的事项负责，有利于进一步增强公文签发者的责任感。
值得注意的是，只有上行文才需要标注签发人，而且必须由机关主要负责人签发。其位置必须与发文字号同处一行。
在具体标注上，“签发人”三个字用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
2.主体部分
主体是指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分，又称内文，是党政公文的实质性内容，由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。
（1）标题
标题是党政公文的“眉目”，是一篇公文整个结构要件的核心。按照新《条例》的规定，公文标题由发文机关名称、事由和文种三个要素组成，例如《国务院关于促进民航业发展的若干意见》一题，“国务院”是发文机关；“促进民航业发展”是事由；“意见”是文种。这里，“发文机关名称”和“事由”之间需用介词“关于”衔接，“事由”和“文种”之间要有结构助词“的”相连，构成公文标题的特定语法结构模式。
拟制公文标题，其基本要求就是要做到准确、简洁、齐全和美观。其中，准确是指事由部分对公文内容的概括要准确，文种的使用也需要准确；简洁是指要用尽可能简要的文字概括出公文的基本内容。为此，即应竭力压缩事由部分的用字，并要尽可能地避免诸如“的通知的通知的通知”之类的文种重叠使用的情况；齐全是指要完整地载明发文机关名称、事由和文种三个要素，一般不宜随意省略。三个或者三个以下机关联合发文时，应列出所有发文机关名称。四个及四个以上机关联合行文时，可以采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式；美观是指要在文面上将拟制出来的标题合理地加以排列设置，使之清晰整洁，醒目匀称，给人以美感。
按照《党政机关公文格式》的规定，公文标题“一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。”一般而言，标题要尽量简短，不要占行数太多，多行时一般采用上梯形、下梯形或者菱形排布，每行标题字数不能过多，如果都顶到版心边缘，会显得很不美观。
（2）主送机关
主送机关是指党政公文的主要受理机关，它负有办文的责任，要对公文所涉及的内容进行办理和答复。对于主送机关的确立和标识，应当把握如下几点。
在一般情况之下，一篇公文只有一个主送机关，特别是上行文的请示，更应如此。
上行文的“报告”，其主送机关可能不是一个（如受双重领导的机关向上级行文报告即是如此），在这种情况下，即应根据报告所涉及内容的管理和分工的不同，将其中负有主责的上级机关名称写在前面，并用“并报”联结另一个上级机关名称。
下行文（普发性和周知性公文）的主送机关如果不止一个，要注意其排列的次序。一般是按等级高低顺序排列，即将等级高的机关名称写在前面，等级低的机关名称写在后面。
主送机关名称如果不止一个，要注意其相互之间标点符号的使用。一般是在不同的系统和级别之间用逗号隔开，同一系统内部的各单位之间用顿号隔开，在最后一个主送机关名称之后加注冒号。
主送机关名称应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称，切忌随意苟简。
主送机关一般使用3号仿宋体字，编排在标题之下空一行得位置，居左顶格，如果主送机关名称过多需要回行时，仍需顶格。在最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移置版记。
（3）正文
正文是党政公文的主体，用来表述公文的内容，是一篇公文写作的关键所在。正文一般由三个部分构成：
一是开头部分，或称“凭”，即凭什么发文，主要是阐明发文的依据和理由。其内容或是交代引据，或是讲明背景、原委，或概述情况，或篇前撮要，或明了目的，应根据不同的发文意图、行文对象和文种等酌情确定。
二是主体部分，或称“事”，即什么事情或什么事项。内容或针对问题进行分析，在分析问题、讲明道理的基础上提出解决问题的办法；或直陈要求、意见；或提出主张、列摆措施、讲明办法；内容复杂的公文，由于其所涉及的事项很多，因此要特别注意各事项之间的逻辑顺序和层次安排。
三是结尾部分，或称“断”，即论断、判断，是正文的结论，多数为提出意见、措施、办法和要求等。这部分的用语要适应不同文种的需要而异，切不可千篇一律。如上行文一般可用“当否、请批示”“以上是否可行，请批示”等；下行文一般可用“希即遵照”“特此通知”“此布”“此复”“此令”等；平行文一般可用“为荷”“为盼”“为要”“特此函复”等。
正文各部分之间的界限并不是截然分明的，有些内容简单、篇幅较短的公文，有时即表现为或“凭”“事”合一，或“事”“断”合一，或者“凭”“事”“断”合一，以使行文趋于简练明快。
按新《格式》的规定，公文首页必须显示正文。正文部分一般用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特殊情况可以作适当调整。正文的具体位置应编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（4）附件说明
附件说明应当标注公文附件的顺序号和名称。其位置在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（5）发文机关署名
俗称“落款”，是党政公文的一个重要格式项目。根据新《条例》和新《格式》的规定，发文机关署名应当“署发文机关全称或者规范化简称”。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
（6）成文日期
成文日期即公文生效的日期，也是党政公文格式的一个重要组成部分。成文日期确定的原则是：会议通过的决定等以会议正式通过日期为准；经领导人签发的公文，以签发日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准；
法规性文件以依法批准日期为准；一般电报、信函等则以实际发出日期为准。
成文日期在文面上的位置有两种安排方式：一是在标题之下，年月日用括号括起来，适用于经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”（即带有红色版头的文件）形式发出且无主送标识的公文；二是在发文机关署名右下方。根据新《格式》的规定，成文日期“用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。”不能采取“12年10月30日”“12·10·30”之类的简化形式。
（7）印章
印章是机关职权的象征，是公文生效的标志，它也是党政公文格式的一个重要组成部分。根据新《条例》的规定，“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”
公文用印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。用印要注意清晰、端正，位置准确。在具体标识上，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
对于不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。对于加盖签发人签名章的公文，单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。
（8）附注
附注即指公文的印发传达范围（阅读范围）等需要说明的事项。
确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行。需要限定阅读范围的，一般是属于机密文件，不是机密文件没有确定阅读范围的必要。公文如有附注，应当居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（9）附件
附件是附属于正文的说明、补充或者参考资料。附件不是每份公文都有，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。
常见的附件有两类：一是用于补充说明或证实文件正文的附件，包括各种形式的说明材料、参考材料、图表、凭据等；二是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。前一类附件是真正意义上的附件；后一类附件，实际上是主件，而主件实际只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
3．版记部分
版记部分又称文尾，位于公文末页下部，以分隔线相夹，分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。主要由抄送机关、印发机关和印发日期两个要素组成。
（1）抄送机关
抄送机关与主送机关相对应，二者合称党政公文的受文机关。它是指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
对于抄送机关的确立，应当注意无论是上级、下级或是不相隶属的机关，一律统称“抄送”，不要出现“抄报”、“抄发”之类的写法。
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
（2）印发机关和印发日期
印发机关和印发日期亦称承办文件记录，一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。