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所谓“特定格式”是相对于公文的通用格式而言的，是公文通用格式的补充，通常包括信函格式、命令（令）格式、纪要格式三种，其公文组成要素的标注规则有别于公文的通用格式的要求，但在实际工作中。这些特定格式的公文被广泛使用，其作用和效力与通用格式的公文相同，只是表现形式有所不同。
在具体实践中，应当结合本单位的实际情况正确选用公文的格式。如信函格式是针对非普发性公文所采用的一种格式，它是一种特定的公文格式，并不是一个文种，与我们通常所说的“函”文种有着很大的区别。
长期以来，公文的信函格式被各级行政机关普遍使用，通常用于答复、解释或说明某一具体事项。相对于公文的通用格式而言，信函格式相对简单，易于操作，多见于通知、批复、意见、函等文种的公文之中。命令（令）格式则体现出了国家政令的权威性和统一性，根据新《条例》的规定，命令（令）适用于公布法规和规章，宣布施行重式只适用于命令（令）文种，具有专门性和有关单位和人员。值得注意的是，采用命令（令）格式只适用于命令（令）文种，具有专门性和单一性。纪要格式则是专门记载会议议定事项的一种固定格式。根据新《条例》规定，纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。
在实际工作中，各级党政机关例行会议、专题会议等讨论议定的事项和会议主要情况可通过纪要的形式印发，作为指导机关开展工作的依据。由于纪要格式有别于公文的通用格式，而且目前各级党政机关的纪要格式五花八门，很难规定统一的样式。值得注意的是，纪要格式也只适用于纪要文种，纪要格式与纪要文种也是严格绑定的。
采用上述特定格式印制的公文与通常文件格式印制的公文其作用与效力是相同的，只是表现形式有所不同。