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行政公文的格式是指其外形结构的组织与安排，即包括哪些要素以及这些要素在页面上的标识构成。格式是行政公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别于行政公文与一般文章的重要标志，也是保证行政公文的质量和提高办文效率的重要手段。根据新《条例》和新《格式》的规定，公文格式的组成要素主要包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等，共计18个。新《格式》将一篇完整的公文分为版头、主体和版记三部分。版头位于公文之首，位置相对固定，与人们通常所说的“红头文件”的“红头”部分对应；主体的特点是篇幅不固定，依据公文内容的长短而变化，由于公文的实质性内容均在此部分，因此称之为“主体”；版记位于公文之尾，位置相对固定。用一个形象的比喻，版头可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。