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（ 一 ） 公文是一种特定体式的文体
公文在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。公文格式即公文的表现形式，具体是指公文由哪些要素项目组成以及各要素项目在公文文面上的分布位置及相关要求。规范的公文格式不是人们任意强加给公文的，而是公文本身的一种客观需要，是其写作结构的一种规律性表现，它不仅能体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。公文格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时还会因此造成重大失误。
（ 二 ） 公文格式标准化是公文处理工作本身所需要的
公文处理要实现规范化、制度化、科学化，公文格式的标准化是重要前提。公文格式标准化，将会给公文处理工作带来极大方便，有利于提高工作质量和效率。公文处理工作是机关的一件大事，也是频次最高的一项日常工作。办文部门每天都在制发公文，如果没有一定的规则，一个领导一个要求，一个秘书一种格式，不仅大大增加了文秘人员的工作量，而且也影响党政机关的形象。如果对公文的格式不重视，甚至认为它是细枝末节，只要公文内容不出错，格式规范与否无伤大雅，那样不仅会损害机关工作的形象，而且还会影响机关工作的质量和效率。因此，公文格式标准化是公文处理工作科学化、制度化和规范化的基本前提。
（ 三 ） 公文格式标准化是与国际接轨的必然要求
随着20世纪80年代初国际标准A4型纸作为国际公文用纸以来，各国和国际组织均普遍使用A4型纸制作公文。当然，采用A4型纸应满足一定的条件，一是印刷设备，二是办公设备，如复印机、打印机等。从目前的技术基础来看，我国各级党政机关绝大多数都已满足这些基本条件，因此，将公文用纸统一规定为国际标准A4型，对于提升公文的外在表现形式质量，提高纸张使用效率，方便公文印制和归档管理起到非常重要的作用，也是公文纸张使用方面的一次飞跃。此外，目前我国与公文印刷有关的技术设备，一方面已经能够适应公文格式标准化的需要，另一方面也迫切要求公文格式实现标准化，然后以标准化为依据设计、改进和提高技术装备水平。
（ 四 ） 公文格式标准化是信息化时代的必然要求
当前人类社会已经进入信息化时代，计算机和现代化的文印设备已普遍进入办公室，使用计算机进行公文处理的最大好处就是提高办公效率，改善办公环境和办公条件，对提高公文的制作水平和质量起到积极作用。如果没有统一的公文格式标准，通过计算机排版打印出来的公文风格各异，这对公文的严肃性和有效性将产生不利影响。如果有了统一的公文格式标准，就可以由相关的软件开发人员依据标准编制出党政机关公文制作模板，由此而生成的公文就一定是标准化的。