下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
确定文种是公文写作的最重要环节之一。在公文写作实践中，对于文种名称的确定和使用，应当根据行文目的、发文机关的职权范围以及与主送机关的行文关系来确定。文种确定不当，将直接影响公文的质量和效用。具体而言，应当注意把握如下几点：
1.文种名称的确定和使用，必须按照公文管理法规的统一规定，不能乱起名称。法定公文的18种名称，按规定只能单独使用，不能加以合并。目前在一些单位的行文中出现的“请示报告”、“告示”、“申请报告”、“意见报告”等，就是把两个不同的文种名称合并或缩减在一起使用，这样随便给公文文种起名的做法是不严肃的。
2.文种名称的确定和使用，要依据制文机关的权限进行，不可超越职权。令与命令，是具有指令性质的文件，常言说“令行禁止”，所以，在实际工作中，只有国家的高级领导机关、军事机关一般才可使用，假若某一个基层单位也来发布令、命令，就失去了令、命令的严肃性和应有的作用。又如公告，虽属于告知性文件名称，但这个“公”字包含代表党和国家的意思，也就是说只有党和国家的高级管理机关一般才有资格使用。但从目前的实际情况来看，对于这一文种的使用显得很不规范，随意性很强。不但党和国家的高级管理机关使用，就连基层的企事业单位也用，其所涉及的事项既有法规中所规定的重要事项或者法定事项，也有一般性的事项，甚至有些单位还用“公告”来规定门卫制度，显得很不严肃。报纸广告栏目那令人眼花缭乱的“招生公告”“招干公告”“征文公告”“证订公告”“迁址公告”“商品展销公告”“开业公告”“拍卖公告”等（到目前为止，只缺“征婚公告”），实在应当休矣。因为它们的作者（如报社、杂志社、出版社、工厂、商店、学校等）无权代表党和国家，不能随便使用“公告”。这种滥用“公告”的做法，从实质上说是一种越权行为。
3.文种名称的确定和使用，要依据行文的关系进行，考虑到与收文机关的组织关系。具体地说，收文机关是自己的上级组织，在文种名称的选用上只能采用“请示”、“意见”或者“报告”；向自己下属组织发文时，一般应选用“通知”“决定”“决议”“意见”“通报”及“纪要”等文种名称；公开向社会群众公布某一周知或应当遵守的事项时，应选用“命令”“令”“公告”“公报”和“通告”；向平级单位或没有隶属关系的单位行文时，主要使用“函”。
4.文种名称的确定和使用，要考虑发文的具体目的与要求。例如，行文目的是请求上级给予指示、帮助和支持的，就应用“请示”、“意见”；用于向上级汇报工作、反映情况的，可用“报告”；用于推动、指导下级工作的，可使用“指示”或“通知”（指示性通知）；目的是为了告知下一级某一事项的，应使用“通知”；为了商洽、联系、询问某一事项时，应使用“函”，等等。总之，只有熟悉各个文种的性质、用途，切实把握文种名称的内涵与外延，才能准确地使用文种，这对发挥公文的应有作用，提高公文处理工作的效能，具有直接的和重要的影响。