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与一般文章一样，行政公文的构成要素也由主旨、材料、结构、语言和表达方式组成。
公文的主旨就是制文主体为着写作目的的需要通过公文的全部内容所表达出来的主要观点、基本主张、政治倾向和政策期求。它是一篇公文的“灵魂”和“统帅”。在写作过程中，主旨一经确立，即对材料的组织、结构的布局、语言的运用以及表达方式的选择等起到制约和调控作用。因此，正确地确立主旨，使之合乎要求，是写好公文的关键。
材料是指公文制作者为了表现公文主旨，从现实工作、学习和生活中摄取并写入公文中的一系列内容，包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时间、数字等的统称。它是提炼公文主旨的基础和依据。
材料对主旨具有制约作用。有什么样的材料，才能提炼出什么样的主旨。主旨能否做到正确、鲜明、集中，关键取决于材料的优劣。俗话说：“巧妇难为无米之炊”，离开材料，就形不成公文。此外，公文主旨的表达也要依据材料。在公文写作中，要用大量的事实、数字、论据等来体现主旨，而这又必须以材料作为支柱。总之，材料是公文写作之母。
结构是作者写作思路的外在反映，它通过作者的构思，反映客观事物的内部联系，是作者对客观事物认识程度的体现。
公文的结构与一般文章结构的含义相同，即根据主旨的要求和内容表达的需要而采取的一种组织、构造形式，它与前面所谈的主旨、材料以及后面将要论及的语言一起，被称作构成公文的四大要素。其中，主旨和材料属于内容要素，结构和语言属于形式要素。如果将一篇完整的公文比作一个人，那么，主旨则是其“灵魂”和“统帅”，材料是“血肉”，结构为“骨骼框架”，语言恰似“细胞”。可见，结构在公文写作中具有不可忽视的重要作用。能够设计安排一个好的结构是公文写作者应当具备的重要基本功之一。
表达方式是运用语言反映客观事物的方法和手段，是一种有目的、有对象的思想交流活动。不同的表达方式是由不同的反映对象和所要获得的不同效果决定的。为了有效地达到目的，更好地体现所要表达的对象，公文写作者必然要采取各种各样的表达方式，其中最主要的是叙述、说明、议论。这是由公文本身的性质和特点所决定的。