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从字面上讲，公文稿本就是指公文文稿和文本，是指根据文书处理工作的需要，同一篇公文在撰稿、审核、印制过程中形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿、文本。文稿主要是指未印刷公文正本之前的稿本，如草稿、修订稿、讨论稿等；文本，是指已印制好的公文的稿本，如正本、副本、修订本、试行本等。
草稿是公文的原始稿件，供修改、讨论、审批用，是一种尚未定型的文件材料，只反映文件撰写、修改过程。因此定稿形成之前的公文稿本都可视为草稿。一般来说，草稿从内容到形式都还比较草率、粗糙，只供修改、讨论和审批使用。在我国，目前文件的起草工作多由承办人负责，用口述打印的尚不多见。因此初始稿大都只有一份。如果公文内容简单或撰稿人水平很高，一挥而就，改动很少，经过审核签发后即转化为定稿，草稿也就没有了。按其形成的先后，可分为初稿、二稿、三稿，甚至十几稿、几十稿。一般文件的草稿并没有多少保存价值，定稿形成后，历次草稿即可销毁，无须立卷、归档。但对重要文件的草稿却不可等闲视之。为了准确反映某一种重要思想或大政方针的形成过程，对定稿产生前的所有草稿都应搜集，与定稿、正本一起立卷归档。
正本是根据定稿制作的供主要受文者使用的具有法定效用的正式文本，是收文机关进行工作的依据，具有法定的实际效用。其内容必须是对定稿的完整再现，并具有标准格式和签署或盖章，以标明公文的真实性、权威性、合法性和有效性。
副本亦称抄本，是正本的副件或复制本，主要供参阅、备查之用。例如机关将收到的文件复制若干份分送各个负责人和各部门传阅，以提高运转效率；对于本机关的发文，为使收文机关便于阅读和处理，也可以同时给一个机关发送若干份副本，本机关也可以留存若干份副本备用；或将本机关的副本与相关机关单位交流，供作参考。
存本指留存的正本，备工作查考之用。保存在本机关的印制本，有时根据需要多达三五份，其中立卷归档的一份是正式存本，其余的均为副本。
试行本是指一些法规性文件，在内容尚不成熟、需要在实践中进一步检验之时，先以“试行本”发行并试用。试行本也是具有实际效力的正本，在规定执行的范围内应认真试行。试行期限一般不会太久，试行期限结束，试行本随即失去效用。
暂行本是指无法制定完善的公文时暂时制定的一种文本，它只在规定的暂行期间具有法定效用。暂行本多用于法规性文件，也是具有实际效力的正式文件。
修订本是指已发布生效的公文经过一段时间的实践检验，重新予以修正补充后再行发布的文本。修订本生效之日，即是原文本失效之时。
各种文字本是指同一份文件有时根据实际情况需要有两种以上文字的文本。各种文字本包括国内各少数民族文字本和各种外文文本，必要时须规定标准的文字文本。公文的不同稿本具有不同的法定效用和价值。