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所谓拟稿即起草文稿，又称撰稿、撰写、起草。这是一项非常细致的文字工作，是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，它在一定程度上反映一个机关的精神面貌、政策水平，指挥或执行能力，因此，必须切实重视文稿的撰写工作。公文拟稿应该从实际需要出发。对文种的选用，应当符合本机关性质、地位和对职能活动的推动方式；叙事论理，举例引用，应真实、准确具体；结论观点、措施要求，应恰如其分，切实可行；篇幅长短，应取决于内容繁简，甚至谋篇布局、遣词造句，都要根据不同的受文者和运用场合等实际情况而有所变异。撰写公文文稿还必须符合现行法规。公文在一定程度上制约和影响受文者的言行。决定、决议将成为实施某方面职能的指导；上级的指示直接形成下级开展工作的依据；报告则势必影响领导机关对下级工作状况的认识；同级单位间的函件，也要作出相应的反映。公文内容必须与党的路线、方针、政策和国家有关法令、规定、制度相一致，切不可偏离、抵触，更不能背道而驰。撰稿人要紧紧围绕公文法定作者的主观意图落笔着墨，使文稿忠实于交拟原意，并适当补充、阐发，真正为机关、单位或领导人立言，切忌偏离主题去大段抄录尽人皆知的理论，避免不提出、不分析、不解决问题的空泛议论，篇章结构、层次安排、择言炼句都要服从于既定目的，以求言简意明。
代拟稿是公文撰拟专任性的两种形式之一，它是指一级领导或领导者个人授权给某人，让其代理领导机关（或领导人）起草文稿。领导人要自己动手起草文件，是指重要或上级指定必须由领导人自己撰写的文件。除此之外，还有一些文件，则不可能都由领导人撰写，而须委托专人代拟。所以，一级领导机关必须有专职从事公文撰拟的机构或人员。这种专设机构或人员，被授权才得以撰文，古往今来，受到严格的纪律约束。代拟文稿，事先要有交办，事后要履行批准手续，方能生效。这种显示责任的批准手续，在中国古代叫“进画”，现在叫签发。这些公文一经批准，就代表一级领导机关或某一职务的领导人行使权力，与代拟者不再发生责任关系，即公文反映的不是代拟者的意志，而是领导者（机关或个人）的意志，代拟者也无权自行解释。古今中外的任何一个政权，为了维护自己的统治地位，总是集中一批博才多学“兼政事与文学之长者”从事公文工作。他们“有案牍之劳形”，却难有个人著述传世，是真正为他人作嫁衣的无名英雄。我国古籍中，仅有作为职述的个人奏议集印行，而没有个人署名的草诏集出现，就是这个道理。