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附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文格式的一个组成部分。附件不是每份公文都有，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。公文如有附件，要在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称和顺序号，即所谓的“附件说明”；不能只写“附件如文”“附件×份”，附件名称之后不加标点符号。常见的附件主要是指用于补充说明或证实公文正文的材料，包括各种形式的说明材料、参考材料、图表、图形、凭据等。需要注意的是，正文中业已写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后所附的内容不是公文的附件，因此在附件说明处不必标注相关内容。
值得注意的是，要将“附件说明”和“附件”区别开来。“附件说明”是指公文附件的名称和顺序号。公文如有附件，要在正文下一行左空2字处标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件后不加标点符号。附件如有多份，要有序号，使用阿拉伯数码。总之“附件说明”指的是附件这一公文格式项目要素的标识问题。“附件”则是指公文主件所应附的公文附件，即实质上的附件。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文具有同等效力，要在正文结束后另面编排。顺便提及的是，附件应当置于正文之后，版记之前，并与主件一起装订。实践中不少机关把公文的版记置于公文主件之后、附件之前，形成主附分离，这是不正确的。在实践中，这是最容易忽略的一点。如果在版记之后编排装订附件，由于版记是公文结束的标志，附件就不能视为公文的组成部分了。
版记必须置于公文的最后一页，最后一个要素位于最后一行。但有些时候附件内容太多，如某项工程的申报材料、可行性方案等等，往往长达上百页甚至更多，在此种情况下如何处理版记？严格来讲，此种情况不属于真正意义上的附件，而只是文件的附属材料，因此，其版记可在附件之前结束，不然就会显得不伦不类。
还要注意的是，如果附件名称较长且不止一件需要回行时，不能顶格处理，而应当与序号后的字符对齐。