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主送机关和抄送机关合称受文机关，是指公文所发往的机关。其中主送机关是公文的主要受理机关，负有办文的责任。非普发性的下行文及上行文、平行文，在一般情况下其主送机关只有一个，即这份文件的接受办理者。只有普发性的下行文，才可以有若干个主送机关。准确认定公文的主送机关，是文件发出后能否得到及时贯彻处理的一个关键性问题。根据规定，主送机关应当使用受文机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，位置在“标题之下，正文之上，靠左顶格，后加冒号”。
抄送机关是指除主送机关以外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关的书写位置，在公文末页的最下端，靠左空一字格，其上下各印一条分隔线，两条横线之中写“抄送机关”字样，使用4号仿宋体字，后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关名称对齐。要按照先上级、后平级、再下级机关的次序排列，在最后一个抄送机关名称后标句号。
值得注意的是，党的机关自1996年中办发布《中国共产党机关公文处理条例》、国家行政机关自1993年国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》开始，即已取消了“抄报”的提法。亦即对于公文抄送机关的确立，不再区分“抄报”（用于上级）、“抄送”（用于平级）和“抄发”（用于下级）的提法表述，而一律改称“抄送”，“抄报”的提法早已不复存在。还要注意的是，抄送机关只对机关不对个人，故如果出现人的名称是不规范的（实践中有些机关单位在拟制简报类事务性文书中出现此种情形，不在我们所讨论的范围之内，但严格来讲也是不规范的）。而对于单位名称，正式公文中也不会出现抄送内部单位的情形；而对于简报类文书，则应采取由外到内、由上到下的形式，即先列外部单位，再列内部单位；先列上级机关，再列下级机关。如有人名，应用姓名加职务的形式，并按照职务、级别的高低依次排列。必须明确，此种情形只适用于简报，而不用于正式公文。