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一篇完整的公文，在结构安排上应当是内在与外形的有机结合与统一。公文的内在结构，即作者通过对客观公务活动的观察、认识，依照一定的逻辑联系所理出的一个表达的顺序；外在形式是文内各个部分的组合方式。前者反映公文结构的立体感，后者体现了结构的平面性；一个是结构的内核，一个是它的外壳；内在决定外形，外形服务于内在，是一个结构的两个方面。
公文的外在形式有各种样式，如撮要分条、篇段合一、条项贯通、章条款分列、分列小标题、全面分块等。由于公文是党和国家用来完成公务活动的一个重要工具，它的内在结构必须与公务活动的运转形式，即“提出问题—分析问题—解决问题”保持一致。正因为如此，不论公文的外形表现是什么样子，其内部都应是“三个问题”的“珠联”，或至少是“提出问题”与“解决问题”的“璧合”，表现为问题的“顶真”。
公文的外形与内在结构是怎样统一在一起的呢？
（1）公布令、任免令、批复、函、任免通知、会议通知、批转（含转发、公布）通知、转述式通报、专门问题的决定等，它们的内在结构是单一的公布、表态和回答解决问题的结果，也就是说主要在于“解决问题”的“单一”结构形式，而外在形式往往是篇段合一式。
（2）指示性通知、通告、布告、动员令、行政令、部署指挥性的决定、方针政策性的决议、直述式通报、议案、请示、专题调查报告等，就一般而言，它们的内在结构或是“提出问题—解决问题”，或是“提出问题—分析问题—解决问题”，而结构的外形首先多数表现为“撮要分条式”，其次是条项贯通、分列小标题式。如1949年4月25日毛泽东同志起草的《中国人民解放军布告》，第一段即开头，从外形看是“撮要”，然后转入主体并列提出八点要求，故属“分条”，合为“撮要分条式”；它的内在结构，开头是“提出问题”，八点要求是“解决问题”，故属“提出问题—解决问题”的简单结构形式。
（3）简报、情况通报、情况报告、信息快报等，其内在结构很单纯，主要表现为“提出问题”（反映情况）的单一形式，而外形体式有的采用分列小标题式，有的则采用撮要分条式或条项贯通式。
（4）综合性工作总结、工作计划、经验介绍、大型工作会议纪要、调查报告等陈述性的文件，对重大问题所作出具有指挥性的意见、条例、规定等法规性文件，外形多为“全面分块式”。如综合性工作总结的“情况概述—作法或经验体会—存在问题与今后意见”；法规性文件的“总则—分则—附则”；而内在结构表现为边摆问题、边分析与解决问题的特殊形式。这种内在结构形式所以说是特殊的，就是说它打乱了先提出、后分析、再解决问题的逻辑次序，而是把它们糅合在一起，分列几个问题来安排内在结构，每个问题中既包含问题的提出，又有对问题的分析与解决。