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公文的外形结构，即公文的开头、主体、结尾在文面上的组合表现形式。公文结构的外形体式，主要有以下八种：
一篇公文只有一段，这一段就是一篇，俗称“单枪匹马式”。这种体式主要适用于：命令（令）、公告，内容简单的决定、决议、函及批复等。
开头属篇前撮要，概括全文中心内容，然后，对所要解决的若干问题按照主次先后，形成若干条条，并用数码序号标明，俗称“天鹅下蛋式”，即把“撮要”比喻为“天鹅”，把分条看作天鹅下的“蛋”。这种体式可视为下行公文的基本体式，是十分普遍的。例如通知、通告、公告，内容较复杂一些的决定、决议、通知型会议纪要等。
把全篇公文分成若干条、段，把每一条、段的中心内容，分别归纳成若干小标题，置于每一条、段之上，如指示性通知、调查报告、纪要、决定、决议、简报、通报等多采用这种体式，俗称“刀枪剑戟式”。
把全文划分为几大块，相对独立，各自成章。采用这种形式的主要是工作总结、工作报告、调查报告、指示型纪要。分块式的一个突出标志，通常在每一部分上面的正中位置标以（一）、（二）、（三）等序号。俗称“豆腐块式”。
用批转、转发、转述的形式，把下级或上级、平级的来文转印给下级单位。它的突出特征是：以文载文，文后有文，如批转性通知、转发性通知、转述式通报、转发式简报（加写编者按语）等。俗称“枪里加鞭式”。
即全篇分章、章下有条、条下设款，分条列目，款项清楚。俗称“下楼梯式”，它是章程、条例、规定、规则、办法、细则等法规性公文的基本写法。
把全文划作若干条，标以序号，无单独的开头与结尾，或划分为若干自然段，段落不标序号。俗称“一字排列式”。它是一些指示、指示性通知、内容比较简单的法规性文件及领导讲话材料常用的体式。
先以简要文字做开头，开宗明义，正文用若干句子排列组合而成，有的还讲究押韵，类似诗词歌赋一样。俗称“诗词模拟式”。这是守则、公约等文件的基本写法。
公文内在结构的具体表现形式大体有以下五种：
（1）对解决问题的结果予以答复或表态的单一结构形式。如批复、命令（令）等。
（2）提出问题、分析问题，但不去具体解决问题的单纯结构形式。如情况简报、情况通报等。
（3）先提出问题，然后把解决问题的结果或意见表达出来，即“提出问题—解决问题”的简单结构形式。如公告、函、转发（包括批转）性通知及内容简单的决定、决议、通知、议案等。
（4）“提出问题—分析问题—解决问题”的完整结构形式，如指示性通知、指导性通报、指挥型会议纪要、工作报告、调查报告、专门性的决定、决议等。
（5）边摆问题，边分析与解决问题的特殊结构形式。它与前述四点不同的是打乱了先提出、后分析、再解决问题的逻辑次序，而是把它们糅合在一起，分列几个专门问题来安排结构，每个问题中既包含问题的提出，又有对问题的分析与解决。如综合性的工作总结、调查报告、工作计划及纪要，内容比较复杂的决定、决议，对重大问题所作出的具有指挥性的意见、条例、规定等法规性文件。