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结构是指公文内容的组织和构造，它根据主旨的需要，合理地去安排和展开材料，使文章成为一个有机的整体，亦叫谋篇布局、立格定局。由于公文具有自己的特殊性，这就决定了公文结构的原则和要求与其他文章有所不同。
一是必须准确反映公务活动这一客观事物的内在本质和联系。一切公务活动和所有现实社会活动一样，都有其发展过程和内在联系，公务活动的发展过程和内在联系是确定公文组织结构的客观依据，也就是说基本是按照首先提出问题，然后分析问题，最后解决问题的顺序来安排的。当然，一篇公文结构的形成，不是对公务活动的机械反映，而是经过公文作者大脑的思维加工，是公务活动客观规律和作者组织全篇的思路，在公文中的有机统一和集中表现。如中共中央办公厅、国务院办公厅《关于解决当前机关作风中几个严重问题的通知》，文章开头首先提出问题，“最近以来，在各级党政机关，一些中央曾三令五申加以制止的不正之风不但没有完全刹住，而且在新形势下又有所发展，出现了一些性质十分严重的新问题，比如……”然后分析问题：“所有这些腐败现象，都是同社会主义精神文明背道而驰的，虽然发生在少数机关和少数工作人员身上……”最后，为改进作风，清除一切腐败现象，要求各级党政机关在今冬明春要扎扎实实解决六个严重问题。
二是必须服务于公文主旨的需要。公文主旨是一篇公文的灵魂。在起草公文时，如何组织安排材料，包括先写什么，后写什么，材料的主次详略及相互联系，怎样划分层次段落，怎样过渡照应，开头结尾怎样交代等，都必须紧密围绕公文的主旨或基本观点这条主线去组织安排，使结构更好地为公文的主旨服务。如毛泽东同志1939年为党中央起草的《大量吸收知识分子》一文（见《毛泽东选集》第581页），共分为四个层次，第一层讲知识分子在中国革命中的作用；第二层讲我党知识分子工作的成绩和存在的问题，分析了问题产生的原因（五个“不懂”）；第三层讲大量吸收知识分子应注意的事项；第四层讲各级党委应注意贯彻知识分子的正确政策。显然，这个决定的四个层次是围绕着“没有知识分子的参加，革命的胜利是不可能的”这一主旨组织安排内容的。这样安排的结构，层次清楚，主旨突出，观点鲜明。
三是必须适合公文的不同体式。公文的结构组织，同公文的不同文种有一定关系。从公文结构的整体分析，其外部结构形式一般是“开头—主体—结尾”。其逻辑形式表现为“总—分—总”。其内容的详略表现为“凤头—猪肚—豹尾”。这是就公文结构组织的一般情况而言的，但由于公文的内容繁杂，文种很多，在组织材料的时候，还必须从所写的内容实际情况出发，采用恰当的结构方式，以适应公文不同文种的特点，做到内容与形式相统一。如综合性的工作总结、工作情况报告、经验介绍等，一般是采取基本情况概述—做法（经验或体会）—存在问题和今后打算（或只讲不足）的结构；通知、通报、指示等，一般是采取提出问题—分析问题—解决问题的结构；决定、规定、章程、条例、办法等法规性的文件，一般是采取总则—分则—附则的结构；公告、通告一般采取首先简要概括地提出问题，然后把解决问题的结果或意见分项列出的结构；批复基本是采取对解决问题的结果予以答复这样单一的结构。
四是必须符合公务活动认识上的思维逻辑。主要是：一要有序。表达公文主旨应按照人们认识公务活动的一般规律由开端到结尾，由总到分，由远到近，由局部到整体，由特殊到普遍，由原因到结果，由过去到现在，由主到从，当然也不排除个别情况所出现的相反方向。但是无论按照哪种顺序表达公文思想，总要有条理地排列，防止忽远忽近，忽主忽从，忽明忽今，否则势必思路不清，结构混乱。二要连贯。在公文的逻辑结构上，不但讲顺序，还要注意结构的顺序（层次与层次、段落与段落、开头与结尾之间）具有必然性，使全篇思路畅通、前后衔接、语意连贯、浑然一体，千万防止上下语意断止、跳跃和互相对立的现象出现。三要区别。对相反的意思，一定要区别开来，要对相同的意思加以集中，以做到界限清楚，避免混淆不清，妨碍公文主旨的表达。四要周密。在结构的安排上，防止顾此失彼，要坚持两点论，切忌肯定一切或否定一切。
按照上述原则所形成的公文，才有可能达到严谨、自然、完整、统一，即精当细密、顺理成章、匀称饱满、通篇和谐，更好地表达公文的主旨。