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公文与一般文章和文学作品相比具有明显区别，突出表现为公文写作讲究特定的体例和结构。一般文章写作讲求“大体须有，定体则无”“文无定体”。而公文讲究“文有定体”，其在行款规格、内容项目组成要素的排列以及用纸幅面规格等方面均有特定的格式规定。不仅如此，就连某些起首语、过渡语、承接语和结尾语等也都有固定模式。公文的这种体例和格式一般包括两种类型：一是法定格式，即由党和国家公文法规以及国家标准明文规定的格式；二是约定俗成的惯用格式，即人们在长期的公文写作实践中形成的、为人们所接受和认可的相对固定的表达格式，主要是指机关常用事务性文书的格式。法定格式来源于约定俗成的格式，而约定俗成的格式又为法定格式奠定了基础。
公文写作必须依照这些特定模式进行，任何机关和单位不能各行其是，独出心裁。讲究特定的体例和格式，不是人们任意强加给公文的，而是公文本身的一种客观需要，是其写作结构的一种规律性表现。它有利于使公文的办理和处理趋于准确、迅速、及时、规范和有效，提高公文拟制和运转的速度，提高公文的质量和办文效率。否则，势必造成混乱状态，给工作造成难以预料的损失。
结构是指公文内容的组织和构造，它根据主旨的需要，合理地去安排和展开材料，使文章成为一个有机的整体，亦叫谋篇布局、立格定局。由于公文具有自己的特殊性，这就决定了公文结构的原则和要求与其他文章有所不同。
一是必须准确反映公务活动这一客观事物的内在本质和联系。一切公务活动和所有现实社会活动一样，都有其发展过程和内在联系，公务活动的发展过程和内在联系是确定公文组织结构的客观依据，也就是说基本是按照首先提出问题，然后分析问题，最后解决问题的顺序来安排的。当然，一篇公文结构的形成，不是对公务活动的机械反映，而是经过公文作者大脑的思维加工，是公务活动客观规律和作者组织全篇的思路，在公文中的有机统一和集中表现。如中共中央办公厅、国务院办公厅《关于解决当前机关作风中几个严重问题的通知》，文章开头首先提出问题，“最近以来，在各级党政机关，一些中央曾三令五申加以制止的不正之风不但没有完全刹住，而且在新形势下又有所发展，出现了一些性质十分严重的新问题，比如……”然后分析问题：“所有这些腐败现象，都是同社会主义精神文明背道而驰的，虽然发生在少数机关和少数工作人员身上……”最后，为改进作风，清除一切腐败现象，要求各级党政机关在今冬明春要扎扎实实解决六个严重问题。
二是必须服务于公文主旨的需要。公文主旨是一篇公文的灵魂。在起草公文时，如何组织安排材料，包括先写什么，后写什么，材料的主次详略及相互联系，怎样划分层次段落，怎样过渡照应，开头结尾怎样交代等，都必须紧密围绕公文的主旨或基本观点这条主线去组织安排，使结构更好地为公文的主旨服务。如毛泽东同志1939年为党中央起草的《大量吸收知识分子》一文（见《毛泽东选集》第581页），共分为四个层次，第一层讲知识分子在中国革命中的作用；第二层讲我党知识分子工作的成绩和存在的问题，分析了问题产生的原因（五个“不懂”）；第三层讲大量吸收知识分子应注意的事项；第四层讲各级党委应注意贯彻知识分子的正确政策。显然，这个决定的四个层次是围绕着“没有知识分子的参加，革命的胜利是不可能的”这一主旨组织安排内容的。这样安排的结构，层次清楚，主旨突出，观点鲜明。
三是必须适合公文的不同体式。公文的结构组织，同公文的不同文种有一定关系。从公文结构的整体分析，其外部结构形式一般是“开头—主体—结尾”。其逻辑形式表现为“总—分—总”。其内容的详略表现为“凤头—猪肚—豹尾”。这是就公文结构组织的一般情况而言的，但由于公文的内容繁杂，文种很多，在组织材料的时候，还必须从所写的内容实际情况出发，采用恰当的结构方式，以适应公文不同文种的特点，做到内容与形式相统一。如综合性的工作总结、工作情况报告、经验介绍等，一般是采取基本情况概述—做法（经验或体会）—存在问题和今后打算（或只讲不足）的结构；通知、通报、指示等，一般是采取提出问题—分析问题—解决问题的结构；决定、规定、章程、条例、办法等法规性的文件，一般是采取总则—分则—附则的结构；公告、通告一般采取首先简要概括地提出问题，然后把解决问题的结果或意见分项列出的结构；批复基本是采取对解决问题的结果予以答复这样单一的结构。
四是必须符合公务活动认识上的思维逻辑。主要是：一要有序。表达公文主旨应按照人们认识公务活动的一般规律由开端到结尾，由总到分，由远到近，由局部到整体，由特殊到普遍，由原因到结果，由过去到现在，由主到从，当然也不排除个别情况所出现的相反方向。但是无论按照哪种顺序表达公文思想，总要有条理地排列，防止忽远忽近，忽主忽从，忽明忽今，否则势必思路不清，结构混乱。二要连贯。在公文的逻辑结构上，不但讲顺序，还要注意结构的顺序（层次与层次、段落与段落、开头与结尾之间）具有必然性，使全篇思路畅通、前后衔接、语意连贯、浑然一体，千万防止上下语意断止、跳跃和互相对立的现象出现。三要区别。对相反的意思，一定要区别开来，要对相同的意思加以集中，以做到界限清楚，避免混淆不清，妨碍公文主旨的表达。四要周密。在结构的安排上，防止顾此失彼，要坚持两点论，切忌肯定一切或否定一切。
按照上述原则所形成的公文，才有可能达到严谨、自然、完整、统一，即精当细密、顺理成章、匀称饱满、通篇和谐，更好地表达公文的主旨。
公文的外形结构，即公文的开头、主体、结尾在文面上的组合表现形式。公文结构的外形体式，主要有以下八种：
一篇公文只有一段，这一段就是一篇，俗称“单枪匹马式”。这种体式主要适用于：命令（令）、公告，内容简单的决定、决议、函及批复等。
开头属篇前撮要，概括全文中心内容，然后，对所要解决的若干问题按照主次先后，形成若干条条，并用数码序号标明，俗称“天鹅下蛋式”，即把“撮要”比喻为“天鹅”，把分条看作天鹅下的“蛋”。这种体式可视为下行公文的基本体式，是十分普遍的。例如通知、通告、公告，内容较复杂一些的决定、决议、通知型会议纪要等。
把全篇公文分成若干条、段，把每一条、段的中心内容，分别归纳成若干小标题，置于每一条、段之上，如指示性通知、调查报告、纪要、决定、决议、简报、通报等多采用这种体式，俗称“刀枪剑戟式”。
把全文划分为几大块，相对独立，各自成章。采用这种形式的主要是工作总结、工作报告、调查报告、指示型纪要。分块式的一个突出标志，通常在每一部分上面的正中位置标以（一）、（二）、（三）等序号。俗称“豆腐块式”。
用批转、转发、转述的形式，把下级或上级、平级的来文转印给下级单位。它的突出特征是：以文载文，文后有文，如批转性通知、转发性通知、转述式通报、转发式简报（加写编者按语）等。俗称“枪里加鞭式”。
即全篇分章、章下有条、条下设款，分条列目，款项清楚。俗称“下楼梯式”，它是章程、条例、规定、规则、办法、细则等法规性公文的基本写法。
把全文划作若干条，标以序号，无单独的开头与结尾，或划分为若干自然段，段落不标序号。俗称“一字排列式”。它是一些指示、指示性通知、内容比较简单的法规性文件及领导讲话材料常用的体式。
先以简要文字做开头，开宗明义，正文用若干句子排列组合而成，有的还讲究押韵，类似诗词歌赋一样。俗称“诗词模拟式”。这是守则、公约等文件的基本写法。
公文内在结构的具体表现形式大体有以下五种：
（1）对解决问题的结果予以答复或表态的单一结构形式。如批复、命令（令）等。
（2）提出问题、分析问题，但不去具体解决问题的单纯结构形式。如情况简报、情况通报等。
（3）先提出问题，然后把解决问题的结果或意见表达出来，即“提出问题—解决问题”的简单结构形式。如公告、函、转发（包括批转）性通知及内容简单的决定、决议、通知、议案等。
（4）“提出问题—分析问题—解决问题”的完整结构形式，如指示性通知、指导性通报、指挥型会议纪要、工作报告、调查报告、专门性的决定、决议等。
（5）边摆问题，边分析与解决问题的特殊结构形式。它与前述四点不同的是打乱了先提出、后分析、再解决问题的逻辑次序，而是把它们糅合在一起，分列几个专门问题来安排结构，每个问题中既包含问题的提出，又有对问题的分析与解决。如综合性的工作总结、调查报告、工作计划及纪要，内容比较复杂的决定、决议，对重大问题所作出的具有指挥性的意见、条例、规定等法规性文件。