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公文与一般文章和文学作品相比具有明显区别，突出表现为公文写作讲究特定的体例和结构。一般文章写作讲求“大体须有，定体则无”“文无定体”。而公文讲究“文有定体”，其在行款规格、内容项目组成要素的排列以及用纸幅面规格等方面均有特定的格式规定。不仅如此，就连某些起首语、过渡语、承接语和结尾语等也都有固定模式。公文的这种体例和格式一般包括两种类型：一是法定格式，即由党和国家公文法规以及国家标准明文规定的格式；二是约定俗成的惯用格式，即人们在长期的公文写作实践中形成的、为人们所接受和认可的相对固定的表达格式，主要是指机关常用事务性文书的格式。法定格式来源于约定俗成的格式，而约定俗成的格式又为法定格式奠定了基础。
公文写作必须依照这些特定模式进行，任何机关和单位不能各行其是，独出心裁。讲究特定的体例和格式，不是人们任意强加给公文的，而是公文本身的一种客观需要，是其写作结构的一种规律性表现。它有利于使公文的办理和处理趋于准确、迅速、及时、规范和有效，提高公文拟制和运转的速度，提高公文的质量和办文效率。否则，势必造成混乱状态，给工作造成难以预料的损失。