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事实论据和理论论据均属公文写作中的材料，它们共同构成公文的论据体系。其基本要求是，事实论据要真实，理论论据要充分。事实论据的真实，包括两层含义：其一，它必须是现实生活中客观存在而且是经过反复核实证明确凿无误的，而不是公文写作人员为着某种目的而随意杜撰的。观点、主张、意见、办法或措施等的提出，必须实事求是，便于执行；对有关背景、经过等的表述也必须完全真实，即便某一细节甚至某一数字等，也必须认真核实，确保真实。否则，就会从根本上失去其应有的说服力，毫无利用价值，甚至给党和国家的事业造成损害。其二，它必须能够反映客观事物的一定本质，是必然的，而不是个别的、偶然的表象。报告、总结性公文中已然的内容，应反映事物的本质，表明其发展的必然结果；指令性、规定性公文中未然的内容，也应反映事物的本质，表明其发展的必然趋势。要做到真实，就要求公文写作人员必须深入实际，认真进行深入细致的调查研究，切实获取和掌握第一手材料，而决不能凭借传闻或者道听途说进行写作，更不允许随意编造。同时，还要有正确的思想意识和思想方法，不能随意扬“善”或隐“恶”。
用以作为理论论据的，主要包括马列主义原理、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观以及习近平总书记系列重要讲话精神，党的方针政策和国家的法律、法令、行政法规，科学定理、公理，会议的决定、决议以及名言、格言、谚语，如此等等，不胜枚举。在公文写作中，也往往离不开这些理论论据，用来证明所提观点或结论的正确性和合理性。马列主义原理、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观是放之四海而皆准的真理，在公文中恰当引用，可以极大地增强行文的论证性和说服力，不容置疑和辩驳；党的方针政策和国家的法律、法令、行政法规，其本身具有很强的执行和约束效力，更是指令性、决定性公文中常用的行文依据和理由；会议的决定、决议等，因其反映的是集体的智慧和意志，规范性、约束性也很强，故也常被用以作为行文的重要根据；而科学定理、公理以及名言、格言、谚语等，其运用的正确性和说服力也十分明显，在某些决定类公文以及事务性文书中，以此作为论据的情况较为多见。