24.注重搞好材料的日常积累

大量的公文写作实践证明，认真搞好材料的积累对于确保公文的质量和效用至关重要。材料的积累是一个持续渐进的过程，只有长期坚持，才能聚沙成塔，集腋成裘，写作时才能得心应手，左右逢源。一般而言，对于材料的日常积累应该做到：

（一）立足于本部门、本单位

公文起草者对本部门、本单位的工作状况、决策的形成和实施情况应该做到心中有数，特别是对一些基本情况，如职能、性质、人员配备、中心工作、任务与计划的完成状况等，应该了如指掌。这对领导者来说并不困难，而对于公文撰稿者来说，就需要事事留心，花一点时间和精力。收集材料时，应该站得高一点，因为机关单位的职能活动是一个统一体，部门或个人分管的工作只是部分地分担了其中某一方面的职能，如果缺乏对整体的了解，在认识和分析问题时就会产生局限性。

（二）着眼于本行业、本系统

从工作性质上看，任何一个机关以及机关内的一个部门，都属于一定的行业；三百六十行，每行都有自己的特殊情况和专门的政策规定。公文起草者如果缺乏行业材料，写作时就有可能说外行话；同时，从工作关系上看，任何一个机关以及机关内部的一个部门，又都处于一定的系统之中，比如财务、劳资、教育等，都各自构成一个垂直的系统，上下级之间，构成一种领导与被领导或指导与被指导的工作关系。公文起草者如果对这个系统内上下情况了解得不够，那么对本单位、本部门履行职责活动情况的掌握就可能是片面的和孤立的。因此，对这方面的材料也应该着力收集，上下求索。

（三）关注社会上的有关情况

事物是互相联系的，有些事物的发生和发展可能具有更广阔、深刻的社会背景和原因，因此对本地区乃至更为广泛的社会范围内的有关材料也应该注意收集，它们对于认识和分析事物往往具有重要意义。例如商业企业就应该关注社会的生产状况、人民群众的消费状况和财政金融状况等，对此一无所知或知之甚少，就会陷入盲目性。

（四）遵循适度、有用的原则

应该具备以下几种意识：

1.剔除意识。我们所积累的材料应具有信息价值，对于那些没有反映出新精神、新思想、新意见、新动向的材料，就应坚决剔除。一个公文撰稿人如果具备“剔除”的眼光，那么他的材料积累工作就会得心应手。

2.时效意识。对材料的时效特点应该有个正确的估计。对长期稳定和流动性的信息，既要区别对待，又要有选择地收集。

3.整体意识。有些材料，孤立地看也许价值不大，但放在全局中考察就会发现它们的价值。这样的材料也要注意收集，相反则可以剔除。

4.超前意识。有些材料，对眼前工作可能没有什么价值，但对今后可能开展的工作有价值，这种具有潜在价值的材料也应该注意收集。如果没有注意收集，时过境迁，查考起来将会出现麻烦。

5.统计意识。在管理活动中，许多规律都是统计的结果。比如一个国家的积累，每年不超过30%或25%，否则商品就会短缺。这个规律，是根据多年的统计得来的。对于某些材料如果不注意给以科学的量化和统计，就不利于今后的比较和使用，储存起来也没有价值。积累公文写作的材料，也要具有统计意识，注意收集一些相关的统计数据，必要时还要自己动手做点统计和核实的工作。 nyZUVUvijHgkwZPTmXRAdZg3GEYRQe+idK1QhCOCzuT6ZdKka9ud5qYmfTx3A5TT