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领导同志（公文写作的指挥者）在现实的领导工作中，发现了某种情况，产生了某种想法，提出了某种要求，并且欲将这些情况、想法、要求通过文字来上传或者下达的时候，便产生了制发公文的动机，于是确定撰写者，交代起草公文的意图。实践表明，一份高质量公文的完成，是公文写作的指挥者与撰写者双方的思想和理论水平以及写作才能充分发挥，并且紧密合作、精心劳动的结果。撰写者的写作才能是构成一篇公文质量的基础，但指挥者的指挥才能才是决定一篇公文成败的关键。由于公文是遵命性写作，它要受到指挥者意图的制约，这就要求撰写者在公文写作中必须准确地体现出领导意图，才能顺利实现行文目的。可以这样说，正确体现领导意图是写好公文的关键环节。它直接关系到指挥的正确性、执行的有效性以及行文的现实针对性。因此，公文撰写者必须把正确体现领导意图作为写作的首要之点。
作为公文撰写者，要想在公文写作中正确体现领导意图，首先必须在起草之前能够正确领会领导意图。很难设想，一个连领导同志意图都没有搞明白的撰稿人，能在其撰写的文稿中，正确体现出领导同志的意图来。这是显而易见的道理。
领导同志交代起草公文的意图，一般来说，往往局限于原则性的指点，只能是粗线条的轮廓。因此，撰写者在接受起草任务之后，还要进一步精心思考，以便能准确领会、理解和把握领导意图的精神实质。那么，怎样才算准确领会、理解和把握领导意图的精神实质了呢？
一般来说，在撰写者的脑海里，应该明确了领导交办的公文制发的目的，即这份公文的主旨是什么；明确了这份公文要阐发的基本观点是什么；明确了这份公文要解决的主要问题是什么；明确了这份公文的受文对象和发送范围是什么；等等。这是第一步。实现了这第一步，可以说就大体上明确了领导同志的意图。接下来，还要精心思考、周密体察、研究探索，将上述领导同志交代的办文主旨、观点以及现实针对性等等，结合、对照现实的工作状况努力加以融会贯通，力求将已知的领导意图，进一步深入化、具体化和条理化。例如，公文的基本观点通过哪几个分观点去阐述；这几个分观点顺序如何排列；各针对哪些现实问题；从怎样的角度阐述；具体的理论依据各是什么；等等，都要具体入微，清晰可见，进而转化为撰写者自己的思想，一旦动笔便能用撰写者自己的语言去表述。这是第二步。只有实现了这两步，经过了这由第一步向第二步的转化，即领导者的意图转化为公文撰写者的思想，才算是真正领会了领导意图的精神实质。
那么，通过怎样的途径，才能尽快地实现上述目标呢？一般说来，首先要结合现实的社会背景去领会领导同志的意图。马克思主义认为，人们的社会存在决定人们的社会意识，这是一条普遍规律。领导同志的任何思想观念，都不是凭空产生的。从根本上讲，都是由社会存在决定的。既然如此，如果对现实的社会背景不了解，如果不将这些背景材料与领导意图结合起来考虑，那就不可能正确领会领导同志的意图及其来龙去脉。其次，要结合现实的中心工作去领会领导意图。任何领导机关制作任何公文都是为了解决实际工作，尤其是当前的中心工作中存在的问题。公文的显著而重要的特点之一，就是具有鲜明的现实针对性和对于实际工作的明确指导性。领导交办制作公文，不可能无的放矢，如果公文撰写者对现实的中心工作状况不了解，如果不把现实中心工作中存在的问题与领导同志的意图结合起来考虑，就不可能正确领会领导同志意图产生的直接动因及整个意图的精神实质。最后，要结合党和国家现行的方针、政策和法规精神领会领导同志的意图。这样，不仅可以在公文写作中为实现领导同志的意图，找到更充分的理论依据，而且可以针对已有的方针政策，确定避就，更好地把握表述领导同志意图的角度、重心和详略。综上所述，只有结合现实的社会背景、正在进行的中心工作、现行的方针政策，经过艰苦的精心的周密的思考，将领导同志的意图转化为自己的思想，这才能为动笔行文，进而正确体现领导同志的意图，奠定扎实可靠的基础。
在公文写作中，为了更好地体现领导意图，往往采取“一文一事”的制文办法。采取一文一事，比较容易将公文的主旨突出出来，比较容易将公文的基本观点阐述明白，比较容易体现公文对实际工作的针对性和指导性。
为了更好地体现领导同志的意图，往往采取直接叙事的表述方法。围绕领导同志指示的精神实质，直叙其事，不迂回铺张，不拐弯抹角，使主旨突出，主干鲜明。因为这种表述方法开门见山，批阅办理都比较迅速，领导意图可以较快地贯彻下去。
为了更好地体现领导同志的意图，还要根据发文对象的不同，选择恰当的文种。发文对象不同，使用的文种便有异。上行文，不能使用下行文或者平行文的文种，反之亦然。不同的文种，对领导同志意图的表述语言和体现程度等，则有诸多的不同。文种选择恰当，才更有利于发挥公文的效力。