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主旨一词，按照《现代汉语词典》（2012年第六版，第1701页）的释义，是指“主要的意义、用意或目的”。主旨是公文的“灵魂”和“统帅”。一篇公文要表现什么思想，说明什么问题，提出什么见解，作出什么结论，集中体现在主旨上。主旨是否正确，是否深刻有力，是公文写作成败的基本标志。主旨一旦确定，全篇内容的取舍、结构的安排、语言的运用，都要紧紧围绕主旨进行，受主旨的支配和制约。因此，选准、选好主旨是写好公文的关键。那么，究竟什么是公文的主旨呢？它是指通过公文的全部内容所表述或体现出来的行文用意、目的或意义。公文的主旨与一般文章的主题具有较大区别。公文是依法行政和进行公务活动的工具，不是宣传材料，不是理论文章，其最显著的特征就是实用性，即工具性。撰写一篇公文，首先考虑的是对依法行政和进行公务活动有没有用处，要达到什么目的以及能不能达到目的。如果公务活动实际不需要，行文目的不明确或者把握不准，那就没有必要制发公文。
就通常而论，主旨在公文中具体表现为“做什么”内容。任何一篇公文，无论长短，都能概括出作者的某种基本意图或目的。哪怕只有一句话的公文也必须有主旨。至于内容复杂且又篇幅较长的公文，就更要有主旨，否则就不能承担开展公务活动重要工具的重任，因而也就不成其为文章了。
公文主旨的重要作用主要表现在以下四个方面：
一是决定着公文的材料选择。写好公文必须占有真实、全面的材料，但并非所有占有的材料都能写进公文。哪些材料能写进公文，完全是由表达主旨的需要而定。不能很好表达主旨的材料，即便再好也要坚决舍弃。
二是显示着公文的结构安排。结构是公文的外部表现模式，有其特有的开头与结尾、层次与段落、过渡与照应等的摆布规律。然而公文怎样开头，如何结尾，层次、段落如何安排，过渡、照应怎样设置，都必须依据有利于主旨表达需要而定。
三是控制着公文的表达方式。在公文写作中，应该运用哪种表达方式，或应该以哪种表达方式为主，这仍然由公文的主旨而定。如果主旨是汇报事项和反映情况，其表达方式应以叙事为主，说明为辅；如果主旨是阐明道理、分析错误产生的危害，其表达方式就应以议论为主；如果公文的主旨是部署或指导工作，其表达方式则应以说明为主。
四是限定着公文的语言色彩。公文写作中要求语言必须准确、规范、简约、得体、流畅。但公文语言这一共性不应该使公文成为“千人一面”，而应依据公文主旨和文种特征在表现风格上各有千秋。如公文主旨是表彰先进单位或奖励先进个人，其语言就应是热情、热烈和富有感召力、震撼力；如果主旨是惩戒有关单位及人员，或撤销下级机关错误的决定事项，其语言就应是严肃、严厉和富有权威性、威慑力。