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由于每一种公文都有其特定的使用范围和功能，要受行文目的、方向、隶属关系等诸多因素的影响和制约，因此，准确选用公文文种，是公文写作的重心，必须遵循特定的规范要求。概括起来，主要有以下几点：
（1）文种名称的确定和使用，必须严格按照公文法规的统一规定使用，不能乱起名称。法定公文的14种名称，按规定只能单独使用，不能加以合并。因此，目前在一些单位所制发的公文中出现的诸如“请示报告”“意见报告”“告示”“安排意见”等，就是把两个不同的文种名称合并在一起使用，这种随便给公文文种起名的做法既不规范，也不严肃。
（2）文种名称的确定和使用，要依据制文机关的权限加以选用，不可超越职权。例如公告，只有党和国家的高级管理机关才有资格使用，其发文机关的级别较高。但从目前的实践来看，有些单位在行使招生、招干、征文、迁址、开业等职能时，存在着比较严重的滥用“公告”的做法。就实质而言，是一种侵犯党和国家权力的越权行为。
（3）文种名称的确定和使用，要依据行文的关系加以选用，考虑到与收文机关的组织关系。收文机关是上级组织的，只能采用“请示”“报告”“意见”等；向下属组织进行发文时，一般应选用“通知”“意见”“决定”“决议”“通报”以及“纪要”等文种名称；向平级单位或无隶属关系的单位行文时，主要应使用“函”。
（4）文种名称的确定和使用，要考虑发文的具体目的与要求。例如向上级行文，目的是向上级要钱、要物、要人员、要编制、要政策、要办法等，就应用“请示”或“意见”，而且“请示”所涉及的内容事项必须是人、财、物、机构、编制等“硬件”，而“意见”所涉及的内容事项必须是政策、办法等“软件”；用于向上级汇报工作、反映情况的，则可用“报告”。