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在公文写作中，有些文种性质极其相近，但职能各异。如不准确加以区分，就极易导致运用或错用，从而影响公文行文的目的，影响公文的质量和效用。因此，正确区别和把握各类相近易混文种，弄清其各自的功能和适用范围，是写好公文的重要一环。
就实践来看，常用易混的文种主要有以下一些：
在公文文种发展过程中，命令与令在使用上经历了一个由分到合的演变。在1981年2月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》中将其规定为两个文种，到1987年2月18日公布的《国家行政机关公文处理办法》中将其合并，以后一直作为一个文种的两种名称使用。具体选用的方法是：如果公文标题是由发文机关加文种构成，或者文种之前有一密不可分的用法限定词如嘉奖、特赦、通缉等，就用“令”，例如《中华人民共和国国务院令》以及《国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令》《××市公安局通缉令》；除此以外，尤其是当公文标题在文种前有独立完整的事由和助词“的”时，应当用“命令”，例如《国务院关于在西藏自治区拉萨市实行戒严的命令》《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。
决定和决议虽然同属议决类下行文，却是两种不同文种。主要表现为：决议的内容多是关系全局性、原则性的重大问题、重大事件，而决定的使用则相对灵活、具体一些；决议形成的过程和程序要比决定严格。决议必须经过有关会议讨论通过，而决定不一定经过会议表决程序；决议和决定同属于指令性公文，都要求下级机关认真贯彻执行，但决定的指令性更强，而决议所要求达到的效果，却各式各样。有的决议具有较强的指令性；有的决议则偏重于号召，具有较强的理论性、论证性；还有的决议只作认定性、认可性的结论，例如人民代表大会对会议期间各种报告所作出的决议即属此种情况。
从行文方向上看，决定仅用于下行文，而意见既可以下行，也可以上行或平行；从内容效用上看，决定具有较强的制约性、指挥性，而意见具有突出的指导性，比较注重原则性和灵活性的结合、规定性和变通性的结合，以便为下级机关办文留有更多的创造余地。
通知是上级机关要求下级机关办理和周知或执行有关事项或转发文件时使用的公文，属于下行文；而意见是对重要问题提出见解和处理办法，既可以下行，也可以上行或平行。还有，通知的内容具有较强的指导性和执行效力，而意见则主要是就某项工作如何开展或解决提出建议和思路，具有较强的灵活性，重在提出方案和措施以供参考和选择。从执行程度上看，通知一经下发，要求有关单位必须贯彻执行，而意见行文如对贯彻执行有明确要求时，应遵照执行，如无明确要求时则可参照执行。
二者之间的区别在于：一是适用范围不同。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。二是行文目的不同。发布通知的目的是使受文单位了解发文单位要求做什么和怎么做，从而行动起来；而发通报的目的则在于使受文单位了解某一重要情况或典型事件，从而受到教育、启发。三是内容构成层次不同。通知一般要由受文单位做什么和怎么做两大层次构成，要直陈直述，不用举例和论证；而通报则不同，它一般由情况和事例构成，要求对情况和事例作简明扼要的分析，并对分析的结果加以议论。
报告属于陈述性公文，请示则属于请求性公文；上级机关对报告不一定做出批复，而对请示则必须做出明确批答回复；报告在事前、事中和事后皆可行文，而请示只能在事前行文；报告可以一文一事，也可一文数事，而请示只能“一文一事”。
请示与上行意见相比，在行文方向与目的上比较接近，都是要求上级对自己所提的事项或问题给予批准、指示或予以认可。但其所提的事项与内容不尽相同。请示的内容较多涉及的是诸如机构设置、人员编制、资产购置、财政支出等实质性事项，而意见往往涉及的是有关政策性的问题，提出见解和处理办法，请上级机关定夺。
纪要和决议都是反映会议结果的公文文种，但在使用上有所区别。突出表现为在内容的重要程度上，纪要的内容可大可小、可轻可重，既可以是党和国家的大事，也可以是具体的日常工作，而决议的内容通常是一个单位或部门甚至是党和国家的重大问题或重大事件；其次，纪要是对会议议定事项和主要精神的概括和反映，起草后经过主管领导签发即可作为正式文件发布，而决议必须经过会议表决程序才可发布。此外，纪要所涉及的内容事项也往往较多，而决议则相对集中单一。
函不同于平行的意见。意见有时也应用于不相隶属的机关之间，但与函有所区别。对涉及的某一主要问题所提出的见解和处理办法，如属供对方参考而不需要回复时，应用“意见”；如需对方回复时，则要用“函”。
函，即公函，属于法定公文文种之一，它所使用的是公文的标准行文格式。便函与函虽只有一字之别，但它不是公文文种，而是与“文件格式”相区别的一种文件形式。这种信函式的文件形式，既无标题、发文字号，又无主送、抄送等的标注。一般使用印有单位名称的信笺用纸，内容一开始先写受函单位或受函人的名称，然后写正文，正文的末尾处注明发函者的单位名称，即落款，落款之下是发函的日期。
公函与便函的另一重要区别是公函只能写给某一个组织，而不能主送给个人，而便函却不存在这样的问题，它既可以写给某一个组织，也可以写给某一组织的负责人或某一个人。
函也不同于请示。由于函具有向有关主管部门请求批准的功能，在行文目的和内容上与请示具有一定的相似性，因此常常容易被人们错用或混用。实际上，它们在行文的隶属关系上有着严格的界限。那就是请示适用于具有隶属关系的上下级机关之间；而函则适用于平级机关或不相隶属的机关之间。
公布令与发布性通知的区别主要有两个方面：
一是用法上的区别。公布令是用来公布法律、行政法规和规章的命令，有使用权限的是国家主席、国务院及其工作部门和各级人民政府。例如公布各种法律的“国家主席令”、公布《行政机关公务员处分条例》的“国务院令”、公布《普通高等学校学生管理规定》的“国家教育部令”等。
发布性通知是转文性通知的一种，是发文机关把本机关制发的不能独立行文的规范性文件下转时使用的通知，这种通知没有使用主体的限制。
在实际工作中，除《宪法》及《立法法》规定可制定规章并签署命令予以公布的各级政府及国务院工作部门外，那些无命令使用权力的地方政府工作部门在工作中也需要发布一些规范性公文，如规则、制度、实施细则等，而这类文种是不能独立行文的，必须使用“发布性通知”予以公布。
概括地说，公布令在发布资格与所公布的文种上一般都有严格限制，且发布范围广；如果不能满足其中任一条件，就不能使用公布令，而只能使用发布性通知。
二是写法上的区别。公布令与发布性通知在写法上的相同之处，就是都必须写明被公布或发布文件的完整标题和执行要求。两者的不同之处主要有两点：
一是根据《中华人民共和国立法法》的规定，公布令必须标有批准会议名称以至时间，而发布性通知的写作就没有这样严格的要求。
二是公布令必须明确标明被公布文件的生效日期，发布性通知有类似要求，印发性通知则只有“请认真贯彻执行”之类的宽泛要求。
按照公文法规的规定，命令适用于“嘉奖有关单位及人员”，决定适用于“奖惩有关单位及人员”，通报适用于“表彰先进”。对于这三个文种使用的区分，应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况来选择使用。具体而言，主要应看如下三点：
一是发布机关的层次级别。在这三个文种中，唯有命令具有发布权限的规定，而嘉奖令又往往由级别较高的机关予以发布；表彰性决定虽无明确的使用权限，但发文机关一般层次较高且常是被表彰对象的非直接上级机关；表扬性通报的发文机关不受限制，但多是被表彰对象的直接上级机关。
二是被嘉奖对象先进事迹的类型及影响范围。若是在完成“急难险重”任务中事迹突出、影响范围广泛，则适于用嘉奖令；若是在长期艰苦的工作中表现突出、成绩卓著则适于用表彰性决定；表扬性通报适用的规格低于前两者，但适用范围可大可小。
三是表彰奖励的规格。嘉奖令和表彰性决定的规格要高于表扬性通报。尤其是嘉奖令，通常都要授予被嘉奖对象荣誉称号。而表扬性通报多侧重于介绍被嘉奖对象的先进事迹，进行恰切的评价并给以适当的表扬奖励，但其规格要低于嘉奖令和表彰性决定，多是“通报表扬”。不过表扬性通报进行表扬奖励的及时性往往胜于嘉奖令和表彰性决定。
总之，从嘉奖令、表彰性决定到表扬性通报，表彰奖励的规格是逐步递降的，而其中的表扬性通报，无论是适用主体还是适用范围都是最广的。
根据公文法规规定，决定“适用于对重要事项或者重大行动作出安排”，通知适用于“传达要求下级机关办理或者需要周知或共同遵守的事项”，意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。因为决定与通知、意见都具有向下级机关布置安排工作，提出工作的原则、要求和做法的共性，所以下行文时经常出现三个文种混淆的问题，因此必须认真加以区分。
首先看指挥性决定。在决定中，容易与另两者混淆的是指挥性决定。指挥性决定往往是发文机关就带有全局性的某一方面工作或某一类问题（往往是一项新工作或者新举措）作出重大安排而形成的明确而又原则的决定。它通常要统一思想认识，提出工作任务，确定工作方针，阐述基本原则，甚或提出工作的方案、步骤、措施和要求。立足全局、事由重大、内容相对比较原则、篇幅一般较长是指挥性决定的特点。
其次看指示性通知。在通知中，易与另两者混淆的是指示性通知。指示性通知是上级机关向下级机关布置带有普遍性的工作、作出相应指示时使用的通知。其所布置的工作或者是对一项已开展的常规工作进行补充完善，或者是对此前通过指挥性决定提出的具有方向性、原则性的新工作或新举措作出具可操作性的具体安排。事由可大可小、内容可重可轻，要求明确具体，便于下级执行，是指示性通知的特点。
最后看下行意见。意见的行文方向灵活，可以上行、下行和平行。而以独立文件形式直发的下行意见与指挥性决定、指示性通知最为相似，都可以向下级机关直接布置工作。
三者的不同在于，指挥性决定和指示性通知都是把上级机关确定成形的原则想法或具体做法交代给下级机关，要求其贯彻执行；而下行意见通常是针对没有先例和经验的新情况或新问题提出见解、方案与处理办法，它具有方向性和指导性，是告诉下级机关工作的原则和方向，一般没有十分明确的具体要求，下级机关可结合实际情况相对灵活地贯彻执行。
公告与通告是行政公文中颇具相似性的两个文种。从内容上说，两者都是起告知作用的知照性公文；从形式上说，两者都是公开发布的周知性公文。正因如此，所以两个文种常被混用，多数情况是把通告的内容冠以公告的文种。为避免发生类似错误，有必要对它们加以区别。
公告与通告的使用区别主要表现在五个方面：
一是制发机关。公告的制发机关都是层次级别较高的，尤其是最高层的国家机关及其职能部门；通告的制发机关则没有严格的层级限制，经常使用通告的是各级政府的职能部门。
二是发布事项。公告所发布的事项是国内外人士普遍关注、有必要让海外人士了解的重大事项和法定事项；通告所发布的事项则属于有关职能部门对负有责任进行管理的社会某一方面工作作出规定和安排的一般业务事项。
三是发布范围。公告所宣布的事项既然是让国内外人士了解的，就必须面向国内外发布；通告只是公布对社会某一方面工作的规定和安排，以利于相关人士的了解与遵守，所以其发布仅限于国内与此相关的一定范围。
四是发布方式。公告与通告虽都是公开发布、一体周知的公文文种，但在发布途径与方式上也有不同。公告是采用报纸、广播电视等方便快捷、波及面广的媒体来发布；通告也可使用这些媒体，但还可以利用发布范围相对较小、更易于引起相关范围人士注意的公开张贴、悬挂、下发等形式。
五是发布目的。公告固然也有要求遵守的，但一般来说，公告以发布事项、传达信息，让人“知”为直接目的；通告虽有单纯知照性的，但多是公布事项让人遵守的，即主要目的在于要求阅文者“知且行”。
公告与公布令都属于公布周知性重要内容或事项的知照性公文，但使用上又区别很大。
一是发布内容不同。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公布令主要用来公布行政法规和规章。
二是行文方向不同。公告没有固定的行文方向，是一种发散性的泛行文；公布令则是发布机关在所属范围内向下发布的下行文。
三是发布效力不同。公告意在发布事项、传达信息，众所周知即达目的，没有强制成分；公布令则不然，既让人知晓，又要求人必须遵照执行，带有极强的强制性。
四是发布方式不同。公告是采用报纸、广播电视等方便快捷、波及面广的媒体来发布；公布令则采用行政公文文件格式发布。
通告与通知看起来颇有相似之处，都可以用来传达或者宣布要求阅文者周知或者遵守，执行的事项。但通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，通知适用于“传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项”。就是说，发文机关若要让阅文者了解应当周知或者遵守、执行的事项，选择文种必须看对象，向系统内的下级机关传达用“通知”，向辖区内的社会公众宣布应当用“通告”。
问题（事故）情况的传达性通报与批评性通报颇易混淆：两者都需要程度不同地介绍问题或者事故的情况、论述其危害的严重性、提到处理决定，并就此对全局工作提出统一的要求，但是，这两种通报的用法与写法都有区别。概括起来，主要有以下三方面：
一是两者对事故或者错误事实的介绍详略不同。批评性通报针对文中个案的事实作出处理决定，所以事实的介绍通常较为具体；而问题（事故）情况的传达性通报是以此事实为切入点、为由头，引导人们重视某一带有共性的现象，所以对事实的介绍就较为简要概括。
二是两者对处理决定的表述不同。能够区别两者的突出之点，就在于批评性通报写有对问题的处理决定，这是所有关注问题处理结果的人员在第一时间获取的第一手的书面信息。而问题（事故）情况传达性通报包含的处理决定只是对原始处理决定及实际处理情况或具体或概括的转述。
三是两者在此问题基础上对全局工作提出的要求详略不同。批评性通报以处理该事故（问题）为基本任务，附带提出一些对全局工作的要求，所以通常这一部分文字简短、言简意赅；而问题（事故）情况传达性通报，行文的本意就是要借题发挥，所以对全局工作提出要求是其写作的重点。
这两个文种的突出区别之点在于，行文旨在就下步工作（尤其是某项新工作）提出意见、见解和处理方法时要用“意见”；行文旨在对以往工作情况梳理汇报时要用“报告”。
虽然批复“适用于答复下级机关的请示事项”，但批复不是回复请示的唯一文种，“复函”也常被用来答复请示。
在公文处理实践中，常有上级机关对下级呈送的请示拿出意见之后，交由办公部门或业务职能部门以部门的名义回复。这种情况以工作部门的名义答复同级机关及其他不相隶属机关的请示，使用批复文种显然是不妥当的。因为根据行文规则规定，政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”。所以说，上级政府各部门再不能向不相隶属机关尤其是下一级政府制发正式的“批复”文件，即使是“审批事项”，也只能使用“函”。公文法规还规定，不相隶属机关之间“答复审批事项”用“函”。由此，不相隶属机关之间产生了大量的请批函和与之对应的复函，其中也不乏答复下一级政府请示的复函。一般将此种做法称为“函代请示”或者“函代批复”。
“复函”无论复的是报给领导机关的“请示”还是主送本部门的“请批函”，其作用与批复完全相同，区别只在于由不同行文关系决定使用的文种。具体而言，批复与复函的区别主要表现为以下几个方面：
一是行文方向不同。尽管两个文种都属法定行政公文文种，但一个是下行文，一个是平行文。收到下级机关的请示，应该回之以批复；收到不相隶属机关的请批函以及领导机关转来的下级机关请示，只能回之以复函。各级行政机关及其办公部门都必须针对来自于不同方向、使用不同文种的请批件，正确选用不同的回复文种，切勿混淆。
二是尾语明显有别。不同的公文文种具有不同的结尾用语，写给下级机关的批复，尾语可使用严肃的要求式尾语或专用尾语“特此批复”；写给不相隶属机关的复函，就不可使用这样的尾语，只能使用适合行文关系和文种的尾语，如“特此函复”。而“此复”两者均可使用。
三是语气必须各异。不同行文方向和行文关系的公文文种，使用的行文语气也是截然不同的。批复是下行文，语气可坚定严肃；复函属平行文，态度要鲜明，但语气应相对委婉，不应给人以盛气凌人的感觉。
综上所述，下级机关向上级机关呈送请示，若上级机关以本机关名义亲自回复须用“批复”；若上级机关拿出态度责成下面某部门以部门名义回复应该用“复函”。
首先看相同之处。意见作为上行文时，与呈转性报告相似之处有两点：
一是在行文关系上，两者都是上行文，通常都由主管某一方面工作的职能部门呈送给上级机关。二是在行文目的上，两者通常都要求上级机关批转或转发（上级办公部门用转发）文件。
再看不同之处。也有两点：
一是写作时机不同，意见成文于某项工作开始之前，呈转性报告则写作于某项工作开展之后，即事中所写。二是文件内容不同，意见是对某项工作的见解和处理办法，属单纯性的建议；呈转性报告是在汇报前段工作情况的基础上，针对存在的问题提出下一步工作的建议，其内容包括两个部分，其中第一部分是必不可少的，它的存在使第二部分内容更具有针对性。
首先看相同之处。以重大问题为内容、以独立文件为形式的直发性意见在下行时，与决定、指示性通知相似，都可以向下级机关布置、安排工作。
再看不同之处。意见通常是面对没有先例、没有经验的新情况、新问题提出的见解与处理办法，具有方向性、指导性，告诉下级机关“应当”按照什么原则、朝着什么方向去做，下级机关一般可以结合本地区、本部门的实际情况相对灵活地制定“实施意见”来贯彻执行；而用于部署重大工作的决定和对某项工作作出相应指示的指示性通知都具有确定性、指挥性，是把上级机关确定的成形做法交代给下级机关，要求其“必须”执行。
首先看相同之处。意见也可以平行，这在行文方向上就与函有相同之点。
再看不同之处。函是平行机关及其他不相隶属机关之间行文的基本文种，它用于传递这些机关之间书面往来的各种信息；而意见只用于向对方提出必要的见解与建议，且此种用法在实际工作中少之又少。
一是二者的行文目的不同。处分决定与批评性通报虽然都能起到引以为戒、使人受到教育的作用，但前者是组织传达对某人所犯错误的处理结果，是在一定范围内组织对某人的处理结论，而后者则是以反面典型教育大家，总结教训。二是涉及对象不同，处分决定一般对人，而批评性通报通常以对事为多，对人较少。三是行文范围不同，处分决定的行文范围比较严格，有些还具有保密性，不宜广为宣传；而批评性通报的行文范围比较广泛，保密性较少，一般都让群众知道。四是写法不同。处分决定的写法比较简单，一般包括个人身份情况、错误事实和结论三部分，而批评性通报则一般包括情况介绍、原因分析希望和要求等内容。
两者虽然都是对会议情况的整理概括。但是，会议简报成文于会中，在会议期间根据实际情况和需要可以不发或发若干期，每期只反映会议某个阶段或者某一方面的情况，也可包括对所反映情况的议论和看法，供与会代表或相关人员参考，其只有参考性而无约束力；而一个会议只能有一个纪要，且成文于会后，反映的是会议的基本情况，是会议的全貌。纪要必须客观忠实地叙述会议情况，不可加以评论。纪要不仅具有知照性，而且还具有指挥相关工作的权威性。
两者都能记载反映会议议决的事项，都属反映会议结果的文件，但是，决议适用于依据多决原则进行决策的会议，如人代会、党代会等各种代表会议和委员会议。它反映的是会议围绕某个主题、经反复讨论研究而通过的一致性意见，属于决定性文件，所以必经与会人员的法定多数表决通过方才生效。一个决议只能围绕一个主题，如果会议有多个主题，相应可以产生多个决议，每个决议一旦形成和发布，就都具有很强的权威性和约束力；而纪要主要用于不实行多决原则的各种工作会议、座谈会议、研究会议等，其他会议也可酌情采用。会议纪要属总结记录性文件，一个会议只能形成一个纪要，主要反映一致意见，特殊情况下也可以反映不同看法，可以围绕一项工作，也可以写入不同方面毫无关联的几项决定。它不需表决通过，由会议主持机关负责人审定即可制发。
述职报告不同于工作报告。述职报告主要是述职者陈述任现职的实绩和能力，报告“我做了什么”“我做得怎样”，说明“我是否称职”；而工作报告的内容较广，一般是反映本单位、本地区或本部门的工作情况，供上级决策时参考。
述职报告也不同于工作总结。述职报告重在反映个人履行职责的情况，阐述个人的作用和工作成效，它一般只是侧重于客观地陈述，而工作总结则往往要上升到理性的高度，重在总结出经验和体会，用以指导下一步工作的开展。
二者在某种场合可以互用，但其含义又不尽相同。就一般而言，事情未果，表示祝愿、希望之意时，要用祝词；事情既果，表示庆祝、道喜之意时，则用贺词。人们常说“预祝”，而不说“贺祝”，就是这个意思。
协议书类似于合同，但合同较为全面、细致、具体，而协议书则相对单纯一些、原则一些。在适用范围上，协议书要比合同广泛得多。它不仅适用于经济活动，同时适用于有关上层建筑方面的活动。