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文种是公文种类的简称。它是公文最基本的分类单位，是对具有共同的内涵、适用范围和行文格式的一部分公文的本质概括。公文是一个有机组合的群体，各个文种因其性质作用的不同而显现着不同的形态特征。就实质而言，公文写作就是对各个文种的具体运用。文种不同，所反映的公务活动内容也不同，发挥的现行效用亦不同。
公文与一般的文章不同，它不是用来供人欣赏的，也不是传递一般性信息的，更不是处理个人私务的，它是党和国家机关用以传递策令、表达意志、指挥工作、沟通情况、交流经验的重要工具和手段，既是一个实实在在的办事工具，又是一个具有极强的“法定效力”与十分严格的“规范体式”的文书。因此，即使你的文件写得再精美，如果文种选用不对，该用“函”的却用了“请示”，该用“通知”的却用了“命令”，该用“请示”的却用了“报告”，该用“报告”的却用了“公告”与“通告”，打乱了隶属关系，滥用了职权，结果则是“一错百错”，虽“精美”但“无济于事”，它直接关系到行文目的能否得以顺利实现，关系到公文的质量和效用的发挥，严重者甚至延时误事，影响工作。具体而言，文种的作用主要表现为：
（1）明确了文件的不同性质。例如通知、通报，都有一个“通”字，“通”字即传达的意思，“知”和“报”包含着知道的意思，所以使用通知、通报等作为文种名称的文件，基本上是属于告知性、周知性文件。
（2）反映了文件的不同行文方向。例如决定、决议，都有一个“决”字，“决”就是决策的意思，而决策主要产生于各级机关的首脑核心部位，决策之后要由下属部门去执行、办理，所以，它们的行文方向必然是自上而下。“请示”二字的含义是请求给以批示，这个含义本身就十分明确地告诉我们请示的行文方向是自下而上；“函”这个字的本意是书信，书信是人们用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务使用的，所以反映到公文的“函”上，便产生了不相隶属机关之间的往来行文，其行文的方向显然是不确定的。只要没有直接的隶属关系，无论对方级别高低，均应以函来行文。
（3）表达了文件的不同目的或要求。例如布告、公告、通告、报告，均有一个“告”字，“告”即将事情向人陈述、告知的意思，因而这四个文种的行文目的都在于向人们（或组织）周知、告诉某一事项。“指示”二字，其含义是指点、指导，其行文的目的在于指导工作，要求下级循此前进。
（4）揭示了文件的各自特点。以公告、报告两个文种为例，虽然它们都有一个“告”字，均属陈述、告知性文件的文种名称，但前一个“告”受“公”字的限制，后一个“告”被“报”字来修饰。“公”包括公开的意思（更包含代表党和国家的意思），“报”在此可视为向上汇报来理解。把“公”与“告”联系起来即公开告知，所以公告是面向全社会的告知性文件，它的对象是广大人民群众及各个机关单位；而“报”与“告”联系起来，是向上级汇报、陈述，所以它是面向上级的陈述性文件。请示与报告，虽同属上行文一类，但“请示”这个名称是请求给予批示，而“报告”的含义是向上级汇报、陈述情况，从两个文种含义的趋向上看均属向上，这是相同的，但二者之间的区别也是比较明显的，其中“请示”对上有肯定性要求，会引出复文来；而“报告”对上没有肯定性要求，一般不会引出复文来，所以，它们又是两个不同性质的文种。
综上所述，文种的名称具有概括文件的性质、作用，表明文件的运行方向及制发目的、要求的重要作用。