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能力以知识为基础，是人们综合素质和基本修养的具体表现。公文写作人员的能力要求主要有由下几个方面组成：
一是调研能力。调研能力即调查研究能力，即具有运用马克思主义的立场、观点和方法对有关对象进行调查，并对调查得来的材料进行研究分析，探究事物的发展规律，得出正确结论的本领。调查研究是领导工作的基础，也是公文写作人员的一项经常性工作。当领导进行调查研究时，公文写作人员常常要做许多辅助性的工作，比如选择调查对象，安排调查场所，作记录，帮助收集和整理材料等。所以，公文写作人员必须做有心人，要熟悉本地区、本系统、本单位内外及上下左右的情况，并结合各项工作，扎扎实实深入下去，了解情况，发现问题，精心科学地分析、归纳、整理，努力掌握第一手材料，及时为领导决策提供全面准确的信息，并提出意见和建议，以便领导作出正确的决策。当公文写作人员独立承担调研任务时，要能够运用科学的调研方法，获得和分析材料，提出有价值的意见，以供领导参考。公文写作人员起草文件，要了解情况，进行分析。如果没有调查研究的能力，就没有对实际情况和事物本质的深刻了解，要做好这些工作是不可能的。
二是文字表达能力。文字表达能力即写作能力，是公文写作人员一项必备的基本功。公文写作人员应熟练掌握各种公文的写作方法，能够根据领导的授意和工作的需要，迅速书写出格式规范，条理清楚，言简意赅，文通字顺，观点鲜明，逻辑性强的各种文书。文字表达能力，不单纯是文笔技巧问题。它是公文写作人员德才储备的一种内在的调动，是一种综合性能力，是公文写作人员的素养、知识整体的反映。
三是办事能力。事实上，公文写作人员在国家机关、企事业单位的公务活动中，不仅仅是起草公文，撰写有关的文字材料，同时也要参与秘书的工作，即办文、办会、办领导交办事项。办事能力，是指准确、及时、优质地完成领导交办事项的能力。具体表现在：一是完成各种复杂文书工作的写作任务的能力。对领导交办的任务，都能愉快接受，无论困难多大，都想方设法克服，并最终完成任务。二是在坚持原则下的灵活、变通能力。在实际工作中，有许多事情如果机械地死守条条框框，往往是行不通的，这就需要根据实际情况，在不违反原则的前提下，进行变通处理，把原则性与灵活性有机地结合起来。各种事务办理得好坏，不仅关系到秘书工作的成败，也关系到整个机关、单位能否正常运转。公文写作人员在处理事务时，应围绕领导工作的要求，培养自己独立的办事能力。要正确领会领导意图，熟悉职权范围，知晓办事渠道，遵循办事程序，了解有关业务，掌握工作规律，区分轻重缓急，抓住工作要害，并有较强的组织能力、分析能力和应变能力，能审时度势，冈势利导，驾驭局势，将繁杂的机关事务办理得井井有条。在实际工作中，若遇到已制定的方案、计划与现实不符的情况，应对不符部分修正或推翻重来；若遇到突发事件，应临危不乱、处事冷静，在极短时间内拿出对策。
四是听知能力。听知能力也是公文写作人员的基本功之一。听知能力，就是听话并理解话语的能力。公文写作人员应掌握多种听知能力。例如，既要有听电话、简短回答问题、商洽事情的简单听知能力，又要有调查访问、召开座谈会，听取各种发言、意见，并加以择要整理的比较复杂的听知能力；既要有听取领导交代T作及交办事情、接受指示，字字句句认真铭记的特殊听知能力，又要有对一些讨论、辩论、申诉等有争议的复杂问题迅速作出判断、评价的听知能力；还要有对领导指示意图“心领神会”，触类旁通，举一反三的创造性听知能力；等等。公文写作人员要具有多种听知能力，必须经过科学的训练和在实际工作中的长期磨炼，才能逐步形成并达到较高的水平。
五是操作能力。公文写作工作是一种需要多种技能才能胜任的岗位。由于科学技术的快速发展，公文写作手段的现代化程度愈来愈高，公文写作T作日趋实现电子化和白动化，即办公白动化。这就要求公文写作人员必须掌握多种技能，诸如操作计算机、复印机、传真机等。为了适应机关办公手段现代化的形势发展需要，公文写作人员还要认真学习和掌握先进办公设备的使用知识，学会一定的操作、保养和维修的技能。特别是计算机操作技巧，随着党政机关办公自动化的飞速发展，要求公文写作人员必须能够做到熟练运用，可以选用一些适合自己使用的文字处理软件，以便能够迅捷有效地处理各种公务信息。