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要写好一篇公文，首先应当弄清的关键问题是，这份公文要发给谁？以什么名义发？使用什么文种？这几个问题直接影响到公文的行文目的和效用。发文的名义不同，所致送的对象不同，在文种的选用以及行文的语气等方面亦有很大区别。这也是公文写作的重要“前驱工程”之一。
明确了公文的主送机关，在公文写作内容的选择方面才能有所依凭和侧重，才能确定哪些内容应写进公文，哪些不适于写进公文。例如，同一份工作总结，若是报送隶属上级机关，那么公文的内容应该是多反映过去那段时间机关的工作情况、工作实效及从工作中获得的规律和经验。如果是下发给所属下级机关，那么公文的内容要在回顾过去那段时间的工作情况与工作实效的同时，还应多写从过去那段工作中所获得的规律与经验或教训，及其对过去那段时间工作的指导和推动作用。另外，公文的主送机关不同，行文的语气和语言表达方式也应有所区别，以显示双方的工作关系。
公文文种在公务活动中的工具功能各异。公文的文种不同，所写的公文用途也就不同。例如公文的内容是请求隶属上级机关批准某一事项，就该用“请示”，而公文内容是请求业务主管部门批准某一事项，就该用函。如果对某项工作作出安排，就要考虑工作是属于重大工作安排，还是一般性的布置任务。如是前者，那么该用决定；若是后者，那么该用通知。发文机关的名义是指以部门的名义发文，还是以整个机关的名义发文；是单独一个机关发文，还是几个机关联合发文。发文机关的名义不同，公文的内容和表述的语气也应有所不同。