最新应用文写作一点通最新章节_中国写作学会公文写作专业委员会著

第三章
应用文写作的特点和基本要求

要想写好各类应用文，在准确把握其内在含义、爬梳其发展演进脉络的基础上，还要弄清其基本的写作特点和相关要求，特别是要注意把握共性，分清个性，重点是要切实领会应用文与一般文章及文学文写作相比所体现出来的特殊性，使所写出来的应用文合乎规范，发挥其应有的功用。

应用文作为文章的重要种类，在长期的历史发展和写作实践中，已经逐步形成了区别于其他文体的独特性，突出表现为如下几个方面：

一、范围广泛，注重实效

与其他文体相比，应用文具有极其广泛的适用范围，这是应用文的最显著特征之一。它广泛运用于机关、团体、企事业单位的公务活动以及个人和宗族自身的内部事务之中。就公文而言，作为党和国家机关传递策令、沟通情况、交流经验、推动公务活动开展的重要工具，广泛应用于党和国家管理工作的方方面面，是沟通、联络整个社会公务活动的桥梁和纽带。特别是在当今已经进入信息社会和网络时代的新形势下，党和国家各项管理活动的开展就更加离不开公文。试想，不制发各种指令性、指导性和规范性的公文，庞大而复杂的国家机关靠什么来启动；数以千百万计的各种机构，不请示报告工作，上级靠什么进行决策指挥；从天南到地北，从政治到经济，从内政到外交，都被信息网络联结在一起；信息的收集、传递、整理、加工、使用以及循环反馈，无不需要人们去写作，形成相应的各种各样的公文，以有效地推动公务活动的正常开展。可以说，公文是各种社会组织机构特别是党政机关公务活动协调运转不可须臾离开的书面文字工具。个人和宗族之间在日常学习、生活和工作过程中需要商洽事情、互相交往、彼此沟通、增进合作，都离不开应用文。离开应用文，党和国家的方针政策、法律法规等就不能得以宣传贯彻，情况就无法沟通，经验就无法交流，意见也不能统一，步调就不能一致，这样各种公务活动也就无法正常开展。与此同时，应用文还具有特别重要的实用价值，非常注重现实的效用性。我们党和国家要经常通过公文这一物质载体来发布和传达有关的政策、规定、法律、法令等，来推动整个社会组织机构正常有序地运行，有关单位和人员必须认真遵循、执行和办理，不能漠视不管甚或违反，否则就要承担相应的责任，受到应有的处罚。各级机关、单位内部，为了维护工作的正常开展以及生产的正常运行，也需要制定和发布相应的规章制度等法规性公文；不相隶属的机关单位之间也要通过公文来商洽工作，加强沟通与交流。就连守则、公约、合同、意向书之类的应用文对工作和行动也具有严格的制约作用，其实效性特征也非常明显。

二、内容真实，最忌虚妄

真实性是应用文写作的最基本要求之一，也是应用文写作的一条根本原则。具体是指应用文所反映的内容必须实事求是，绝不能肆意歪曲事实或者文过饰非。要如实反映客观存在的实际情况，有一说一，有二说二，既不夸大也不缩小。特别是公文，作为党政机关办理公务的实实在在的工具，担负着传递策令、沟通信息，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要职能，因此其所表达和反映的内容和情况决不允许有假大空，有浮华失实，而必须是绝对真实地在现实生活中具体存在的事实，它保证了公文的权威性和有效性。

可见，应用文中所讲的真实，是以客观事物存在为基础的绝对真实，这与文学作品的写作有所区别。文学作品为了反映生活本质，可以对所写的人和事进行艺术改造和加工，甚至可以虚构。而应用文反映的则是社会实践活动中的客观事实，所涉及的时间、地点、人物、事件等必须绝对准确，任何一个细节都不允许失真，尤其是一些向上级机关所写的汇报材料，如果弄虚作假，隐瞒真实情况，其结果必然会影响上级对某事项的决策，影响党和政府的形象和公信力，甚至会导致严重后果。因此，应用文的写作必须严肃认真，深入实际进行调查研究，使所写内容符合客观情况，做到准确无误，完全真实。

需要注意的是真实和准确之间的关系。真实和准确本是一脉相承、一本所系，在真实的前提下还要做到能够准确地加以反映。例如，有一篇反映某位县委书记廉洁奉公事迹的报告，其中谈到这位县委书记“无论何时何地，从来未接受过任何人的任何礼物”。这种表述就不尽妥当，因为如果说这位县委书记拒绝任何贿赂是真实可信的，但所涉及的拒绝任何礼尚往来的程度就显得不够准确，因为我们总不能不近人情。1987年，浙江省青田县鬃村干部为解决拉电线经费问题，在乡干部的指点和默许下，把原本牢固的小学校舍卖掉，让学生到濒临倒塌的危房上课。而在同年11月，省、地两级教育“双验收”的汇报材料中却写道：“乡党委发动群众干部自力更生、集资建校舍，在上级没有拨款的情况下，一个穷乡三个村建校。鬃村建教室两间，建筑面积166平方米……”但出乎意料的是仅仅7个月之后，这个被汇报为“新建教室”的破旧危房在一场大雨中轰然倒塌，造成6个小学生死亡，16人受伤的惨剧。由此可见，上报材料弄虚作假造成的后果有多严重。

三、态度鲜明，时代感强

应用文的性质和特点决定了它的写作必须做到旗帜鲜明、与时俱进。或赞成或反对，或颂扬或暴露，或讴歌或鞭挞，必须直截了当，毫不隐晦。要把行文的目的、依据、内容等明白无疑地传输给受文对象，不使之产生理解和执行上的偏差。要以马克思列宁主义、毛指导思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观以及习近平总书记一系列重要讲话精神为指导，以党和国家的方针政策为依据，使所提的观点、见解、意见、办法、措施和所做的结论科学合理，能够充分体现最广大人民群众的根本利益。而要做到这一点，看似简单实则不易。

作为各级党政机关和企事业单位以及个人、宗族处理各种公私事务的文书，应用文对社会生活的发展变化反映最为直接和迅速，具有鲜明的时代特性。在漫长的封建社会所盛行的那些祈祷鬼神的祭文具有浓厚的迷信色彩，而那些令人生厌的、废话连篇的烦琐公文程式和辞令，充满着浮夸失实、虚伪欺诈、媚上压下、拼凑堆砌的腐朽之风；孙中山先生领导的辛亥革命及其所形成的公文，荡涤了延续几千年皇家公文的污泥浊水，体现出了鲜明的时代特色。在“文化大革命”期间，许多脱离实际的极左口号和提法以及宣传个人崇拜的言辞，在当时的应用文和各种公文中大量使用，反映了这一特定历史时期“左”的思想恶性膨胀的特点。直到进入新时期以后，随着中国特色社会主义建设的飞速发展以及对外政治经济交往的客观需要，应用文越来越受到社会的重视，使用频率越来越高，在社会生活的各个领域发挥了越来越重要的作用，充分反映出我国社会政治经济繁荣发展的良好局面。应当说，这种渐进性的变化，既体现在行文的目的和内容上，也体现在行文程式及诸多的行文方法上，其中都镌刻着时代发展的烙印。由此可见，应用文的写作一定要与时代同步，要符合时代要求，反映时代特点，体现当今时代的精神风貌，只有如此，才能真正发挥应用文的应有功用。

四、准确简练，朴实通俗

应用写作以实用为目的，这就决定了其在语言材料、表现方法的选择上有自己特有的要求，并形成独特的语言风格。其中很重要的一条就是要做到准确简练、朴实无华、通俗易懂，这是由应用文本身的性质和特点所决定的，也是应用文写作的一条基本要求。俗话说：“一字入公文，九牛拔不出。”极其形象地说明了应用写作特别是公文写作准确性的特点。这种准确应当包括策见的准确、事实的准确、文法的准确和逻辑的准确，特别是在遣词造句方面，一定要字斟句酌，做到准确恰当，“意少一字则义阙，句长一言则辞妨”，力避令人费解甚至误解。凡属反映事物的性质、特征，表示事物的程度、范围、优劣等，用语一定要恰如其分，给读者以肯定、明晰、确切的认识，不能使用诸如“大概”“估计”“可能”“也许”等模糊度较高的词语。要用极省减的文字表达尽可能丰富的内容，做到言简意赅。注意培养一种“精雕细琢”的写作作风，在写作过程中认真推敲、反复修改，竭力删掉那些可有可无的字词句段，毫不可惜，以期达到“句中无余字，篇内无赘语”的境界。还要讲求“扬质朴，弃靡丽”，像马克思那样“用无产阶级的平凡的、质朴的、实在的、日常的问题提法”，像鲁迅先生所说的那样，“有真意，去粉饰，少做作，勿卖弄”，语义要鲜明，用语要得体，不能装腔作势、哗众取宠、浮华藻饰、刻意雕琢，而应当是追求在朴实之中见神奇，看似平常却奇崛，这是应用文直接应用性的要求。因为应用文不是文艺作品，不必也不允许追求想象的瑰丽、情节的奇特、辞藻的华美，它是实实在在的办事工具，不需要粉饰做作、废话连篇和故作高深，而要实事求是地反映情况，准确无误地传递信息，让受文者感觉浅显易懂，一目了然地理解其内容。因此，就要求在用词上规范地使用书面语言，不用口语和方言土语；使用含义明确、范围限定的词语，避免使人产生歧义；不能随意使用外来词和时髦新词语；采用消极修辞手法，不能滥用文学语言。不需要文学性的细腻刻画、着意烘托，也不要求学术性的探幽索微、艰深爬抉。为了便于理解和应用，需要以朴实无华的语言直述不曲，使读者获得准确无误、简洁明快的阅读效果。据史书记载，清朝政府曾经向德国借款修筑胶济铁路，条约中有一款的表述为：“沿铁路线左右30里内煤铁等矿，德国有权开采。”原意是指沿线左右加起来总共为30里，因为文字表达不确切，又可解释为左右各30里，行文产生歧义，致使腐败的清政府竟然让德国比原来获得了多出一倍的土地开采权。

由于客观事物往往是纷繁复杂的，能以直白平实的语言将事情表述清楚并不容易。但也只有朴实无华的语言才能为广大读者所接受和认可，便于应用文内容的理解和执行。试想，如果文字艰深晦涩、生僻难认，再加上“官腔十足”，怎么能达到行文的目的呢？由此可见，应用文语言的威力不在于华丽辞藻的堆砌，而在于朴实无华。著名教育家叶圣陶先生在《公文写得含糊草率的现象应当改变》一文中曾经说过：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”这就非常明确地告诉我们，应用文重在实用，工具性是它的本质属性，在写作过程中只要着眼于把问题讲清楚，把事情说明白，把道理讲透彻，是应用文写作的根基所在，也是其能否发挥应有效用的关键。离开实用性而奢谈应用文，进而把应用文写得极富文学色彩，就等于舍本逐末，误入歧途。诚然，有些应用文，特别是演说类、讲话类、悼词类应用文等，还是要讲究一些积极修辞表达手法的，但这并不能从总体上排斥甚至否定应用文的准确简练、朴实通畅的总体特征和基本要求，否则就是以偏概全，有失应用文的本质特性。

五、体式严整，讲求规范

在长期的使用和写作实践中，应用文特别是公文已经形成了一整套较为稳定的惯用格式，包括每一文种的基本结构模式和写作要领，甚至某些习惯用语都是固定的。这是应用文与一般文章特别是文学文相比在形式上最明显的区别。一般文章和文学作品的写作，讲究“大体须有，定体则无”“文无定体”，而应用文写作讲求的是“文有定体”。特别是法定公文，党和国家的公文法规中设有专章就格式问题做出明确具体的规定，并专门制定发布公文格式国家标准；其他的事务文书也都有各自的惯用格式，任何单位和个人在撰写时都必须遵从，而不能标新立异，各搞一套。讲求体式的严整和规范，不是人们任意强加给应用文的，而是应用文本身的一种客观需要，是其写作结构的一种规律性表现。按照规定的惯用格式所写的应用文，其主要目的和作用在于能够确保各类应用文撰写和处理的准确、迅速、规范、及时和有效，不但结构完整、层次分明、布局得当，而且能够为人们所熟悉和认可，便于理解和接受，从而提高应用文写作的质量和效率，顺利实现行文的目的。

值得注意的是，体式严整、讲求规范并不是要将应用文引向僵死的套路，回归“八股”式的文章中去。“八股”式的应用文，向来被人们反对，也是不良文风的具体表现。实际上，在遵循特定的体式规范前提下，完全可以体现作者“自由发挥”的空间，承载和传递各种各样的公私活动信息，体现不同的文章风格。对此，我们可以通过认真研读大量的古今中外的应用文经典之作，就可以从更加深广的层面来体会和领悟。