第一章
应用文的概念

随着社会政治经济建设的不断发展，各种公私事务交往活动的逐步深入和日趋频繁，应用文越来越凸显出异乎寻常的重要地位，具有其他文体难以企及的社会功用。因此，我们每一位机关单位的工作人员特别是文秘工作者必须充分认识应用文这种特殊文体的重要性，认真了解和掌握各类应用文的写作规律、特征和要领，能够撰写出符合规范要求的应用文，以适应当今社会飞速发展形势的需要。

了解和掌握应用文写作的基本知识，具备相应的应用文写作能力，不断提高应用文写作的质量和水平，是每一位机关单位的工作人员特别是文秘工作者必备的一项基本功，它与我们的职业选择和定位密切相关，是我们做好工作的重要基础和必备条件之一。从古至今，凡是那些有作为的当权者及志士仁人，都非常重视文章写作特别是应用文写作。三国时期的魏文帝曹丕在他的名著《典论·论文》中将文章体裁分为四科八类，即奏议、书论、铭诔、诗赋，并且高度概括了各类文体的写作规律和基本特征，指出“夫文本通而末异。盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。此四科不同，故能之者偏也，唯通才能备其体”，更为重要的是，他把文章写作特别是应用写作上升到治理国家的高度来认识，指出“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。年寿有时而尽，荣乐止乎其身，二者必至之常期，未若文章之无穷”。晋代著名学者陆机在他的《文赋》中也说：“章表奏议，经国之机枢。”北宋大儒张横渠更加明确地指出，我们的写作要“为天地立心，为生民立命，为往圣继绝学，为万世开太平”。前新华社社长、中国著名新闻工作者郭超人也说我们的写作人员“笔下有人命关天，笔下有财产万千；笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。这些论述，都应该成为我们每一位从事应用写作特别是公文写作人员的座右铭。可以说，面对当今已经进入信息化和网络时代的全新社会，人们的一切政治、经济、文化、生产活动和科学研究等都离不开应用文写作，不具备相应的应用文写作能力，就算不上一名合格的人才，也难以胜任本职工作。毛泽东同志早在延安时期就曾经讲过：“一个革命干部，必须能看能写，又有丰富的自然常识和社会常识，以此作为从事工作的基础和学习理论的基础，工作才有做好的希望，理论也才有学好的希望。”（《文化课本序》）他在这里提出了要具备阅读能力和写作能力的要求，并指出这两种能力是做好工作和学好理论的前提条件。美国著名的社会预测学家约翰·奈斯比特教授在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在这个文字密集的社会里，我们比以往更需要具备基本的读写技巧。”可以说，科学技术、文化教育越发达，越应重视应用文写作。反过来，应用文写作的发达，会更为有效地传播知识信息，提高全社会的生产和工作效率，促进科学技术和文化教育的繁荣发展。在这种情况下，如若不具备相应的应用文写作能力，是很难适应实际需要的，甚至会被时代所淘汰。有鉴于此，每一位有志于在当今广袤纷繁的社会舞台上展露身手的人，一定要站在时代的高度，用战略的眼光，以求真务实的态度、顽强拼搏的毅力和持之以恒的精神，重视应用文，熟悉应用文，写好应用文。

究竟什么是应用文？这是我们学习和掌握应用文写作知识必须首先弄清楚的一个问题，也是研究应用文写作规律和技巧的逻辑起点。这一问题不解决，有关应用文其他方面知识的学习就无由开始或者继续，它是解决全部问题的总纽结。

关于应用文的概念问题，在以往所出版的众多应用写作专著、教材和辞书中均有所涉猎，但表述却不尽一致。从总体上讲，应用文是传统文章学所划分的四大重要文体之一，即记叙文、议论文、说明文和应用文。这四类文体各具特点，各具不同的使用功能。早在90年代末期，就有学者指出应当将这四类文体合并，采取“两分法”的主张，其主要原因就在于前三类经过几十年的发展，业已逐渐向应用文靠拢，亦即应用文存在着明显的扩张趋势。例如，说明文中的产品说明书、简介等，就都属于应用文；议论文中很多文种诸如学术论文等，也已经被应用文所同化；至于新闻等文体，在我国新闻的源头是文学，然而早在100年以前新闻就已经被划归应用文的名下。有鉴于此，有人主张将文体划分为怡情文和应用文两大类就足够了。其中应用文是现实的世界，怡情文则是理想的世界；应用文是理性的再现，怡情文则是情感的表现；应用文是实在的人生，怡情文则是希望的人生；应用文更多地连接着人们的物质世界，怡情文则更多地连接着人们的精神世界。但无论如何，我们可以看出，无论采取四分法还是两分法，应用文都是不可或缺的必备的重要文体，具有不可替代的社会功用。

那么，应用文的概念应当如何表述呢？我们认为，应用文是各级党政机关、人民团体、企事业单位以及公民个人在处理和解决各种公私事务过程中形成并使用的具有广泛实用价值和惯用体式的文书。就其性质而言，应用文是党和国家机关从事各种组织管理活动以及人们交流思想、办理事情、沟通情况、传递信息、交流经验、解决问题不可缺少的重要文字工具，亦即工具性是应用文的本质属性；就其适用范围讲，应用文是所有文章体裁中与人民群众联系最为直接、最为密切，使用频率最高的一种文体，随着中国特色社会主义事业的不断发展和深入，应用文的适用范围越来越广泛。因此，认真学习应用文写作方面的基本知识，掌握各类应用文写作的方法和技巧，对于我们做好工作，更好地服务于经济社会发展，具有十分重要的意义。

应用文从属于文书，它是文书这个大概念下的一个属概念。而文书又是什么呢？应该说，文书是一个极其宽泛的概念，外延很广，它囊括各级党政机关、人民团体、企事业单位以及公民个人在处理和解决各种公私事务过程中形成并使用的所有文字材料，既有成文的，例如决定、决议、报告、计划、总结、贺电、感谢信、协议书等，也有不成文的，例如录音、录像、餐馆菜谱、晚会节目单等，层级很高，范围甚广；相比之下，应用文的外延则相对要窄，只涉猎文书中的成文部分，而且应用文包括公文和私文，并且公文又可以进一步细分，划分为法定公文、事务文书以及各类专业文书等，私文则通常只适用于个人或者宗族为了处理个人私务。本书所列之应用文，即全面充分地考虑到了这一点，以适用各个层面、各个范围的人们之需。

从总体上讲，应用文具体包括两大类：一类是各种社会组织在推动和处理国家、集体公共事务过程中所形成并使用的公务文书，即通常所称的公文；另一类是个人、家庭和宗族在处理自身内部事务过程中形成并使用的私务文书，简称私文。而其中的公文又可做进一步划分，由党和国家以法规形式加以明确的部分公文文种，称为法定公文，也即狭义的公文。除此之外在各级各类党政机关、企事业单位及社会团体的公务活动中运行的用以处理日常事务性工作所使用的公文文种，称为事务文书，属于广义的公文。私人文书根据实际使用情况又可以分为多种类别。如图所示： 3lNtkeeGSaKxWO7kPXqZHcBoT4otmibdTp4km8CewtpzbYbL8i6nr+33bXLh1a//