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修改是公文撰写的最后一道工序，可以说，一份高质量的公文，无一不是经过认真推敲、反复修改而成的。
初稿写成后，因其大多只是“毛坯”，需精雕细琢才算告成，特别是那些重要的大型文件，更需要反复修改。由于人对客观事物及其规律的认识，需要经历一个由表及里、由浅入深、由粗到细的逐步精深和渐趋完善的过程，因此，在草拟文稿时，也要受这一规律的制约，即便开始考虑得极其周密、详细，但随着写作实践的不断深入，思维的活跃，难免有这样或那样的疏漏和缺欠。这就需要修改，加以丰富、充实和完善。可见，修改是使文章走向成功的必由之路。
对公文的初稿一般应从哪些方面进行修改？写作实践表明，主要包括以下几点：
即要检查在思想内容方面是否符合党和国家的方针政策以及上级机关的指示精神，所要说明和解决的问题是否清楚明确，是否切合本单位、本部门的实际。因为思想观点是文稿的灵魂和统帅，观点站不住脚，整个文稿就失去其存在的价值，因而要反复推敲，精心审核。这里，还要特别注意文稿本身的观点应始终如一，不能自相矛盾。
在材料的使用方面，着重检查其是否符合文件的特殊要求；是否能有力地表现主旨；是否事实可靠，具有说服力。要做到这些，首先要看材料的来源如何，是撰写者亲自调查而得，还是从其他文件上摘引的，无论属于哪种情况，都应认真核对一下，做到准确无误。其次要看材料的价值，即这一材料的使用，是否必要？删掉有没有影响？再次，要认真检查一下材料中涉及的人名、地名、单位名称等是否准确无误，特别是文件中要肯定或否定的单位或个人，更应如此。最后，还要看材料是否与思想观点达到了有机统一，即材料是否恰当、有力地证明了论点等，都要认真考虑。鉴此，在修改过程中要遵循的原则是：对那些基本可靠但不够充实完善的材料加以补充或调整，对那些没有确切把握而又限于时间和条件难以查证的，干脆将其撤下，切不可随意“凑合”，否则，将会贻误工作，造成不堪设想的后果。
主要看全篇的结构布局是否合理、自然、严谨，包括层次是否清楚，段落是否适宜，开头、主体和结尾是否贯通，标题排列是否美观得体，各部分之间的联系是否紧密，过渡和照应是否自然、顺畅。具体地讲，主要有以下几个方面：
（一）格式是否正确。这里讲的“格式”，包括文种的使用格式以及构成公文各要素的编排方式。现行公文在这方面存在的问题颇多，主要表现在对文种的混淆滥用上，较为突出的就是“报告”和“请示”不分，“决定”“通报”混淆，甚至出现以“公告”“通告”等来取代“广告”“启事”日常应用文的现象，甚至有的还自造文种，诸如“汇报”“申请报告”“意见报告”“请示报告”，等等。还有，对结尾语的使用也极不规范。结尾语的使用旨在使行文庄重典雅，简洁有力，如通知：“特此通知”；批复：“此复”，等等。但目前不少机关在制发文件时对结尾语的使用有失规范，其中以“报告”和“请示”这两个重要的上行文种为最。如请示文种常用“当否，请批示”，报告文种常用“以上报告如有不妥，请批示”“以上报告是否可行，请批复”等。造成这种现象的原因有二：一是混淆了请示与报告文种的界限；二是模糊了批示与批复的区别。对此，应当予以足够的重视。
（二）层次是否清楚，条理是否分明，过渡和照应是否得体，开头和结尾是否妥当。一般来讲，在内容的先后次序安排上，要使用开门见山的写法，将最重要的问题放在前面，次要的放在后面，做到主次分明，详略得当。需要分段的，应紧紧围绕主旨表达的需要，予以恰当合理的安排，使前后文气畅通。如有脱节之处，一定要给予弥补，用过渡词语连接；颠倒之处，也要予以调整。
（三）引申发挥之处是否必要。在公文写作中，为了更好地表现主旨，往往需要对所提的某些观点或见解进行必要的引申和发挥，许多新鲜观点的形成通常如此。但应注意，引申发挥一定要坚持服务于主旨的原则，切忌随心所欲，信笔由“缰”。那种游离于主旨之外的“发挥”，无论其多么具有说服力，也只能成为全文的赘疣。
语言是公文的“细胞”，没有语言这个载体，任何文章都将是一纸空文。在对语言的修改方面，主要应做到如下几点：
（一）要规范。指公文所涉及的有关专用名词、数字、简称、时间等的表达要规范。
专用名词在文稿中第一次出现时要用全称，人名要写全称，不能只写姓不写名，如有必要，还应在姓名之前冠以职务。地名也应写全称，如广州不能写“穗”，成都不能写“蓉”。但是，如果两个以上的著名省份或著名城市并联使用且表意非常明确时，可以使用简称。如“京津”“宝成铁路”等。要特别注意不能随意苟简，有些专用名词如“中共十一届三中全会”就不能简称“三中全会”，“中共十八届五中全会”不能写成“五中全会”等。这样写，时间长久，就会造成麻烦。还有，对国家已明文规定不用的名称，应坚决避免。
对于时间的表述应注意：第一，要用具体日期，尽量避免使用时间代名词，如“昨天”“今天”“明天”“本月”“过年”等。重要会议记录、紧急文电还应注明时分。第二，年份一律用公元全称，不得随意省略。如“2017年”不能省称“17年”，以免时间久远造成混乱。第三，涉及公元以外的其他纪年例如农历纪年、干支纪年时，应加注公历年份，如“正月十五”“腊月初八”“大年三十”“九九重阳节”“丙申年四月十六”等。第四，草拟公文引用旧资料时，应特别注意准确核实其中的日期，以免失实。第五，应尽力避免使用农历日期，如非用不可时，则须使用汉字数码，如“腊月十五”，不能写成“腊月15”。第六，“星期几”一律使用汉字数码，如“星期五”，不能写成“星期5”。
对于数字，要注意弄清下列几种情况数字的使用：一是“二”与“两”。这两个数字在意义上相同，并且在度量衡单位称数上可以通用，但也有很大不同，即“二”仅用于表示序数、小数、分数；“两”仅用于表示概数和一位数的基数。二是倍数。倍数用于表示数量的增减，常与“为”“到”“了”配合。增加时，要注意将除原数外的增加数和增加后的和数表述准确，如“增加”“上升”“提高”“扩大”“增长”等词后面附带“到”“至”“为”字，是用以说明加上增加数的和数；附带“了”或不带“了”字，则不包括本数在内。减少时，如“减少”“降低”“缩小”等词后面附带“到”“至”“为”字，是用以说明原数减去减少数后的差数，带或不带“了”字，则不包括本数在内。三是比例关系。如降低到过去的百分之七十，是指过去为一百，现在为七十；提高到过去的百分之一百三十，是指过去为一百，现在为一百三十，现在比过去提高了三十；比过去提高百分之八十，是指过去为一百，现在为一百八十；比过去降低百分之八十，是指过去为一百，现在为二十；由过去的百分之六十提高到百分之八十，是指过去和现在两者的基数均为一百，过去为六十，现在为八十；由过去的百分之八十降低到百分之六十，是指过去和现在的基数均为一百，过去为八十，现在为六十。四是“零”和“点”。凡用汉字并加位数词的数字，除年份可用“〇”外，其他一律用“零”。如“二〇〇七年”，但“二百零三公里”，不能写成“二百〇三公里”。“点”仅用于汉字数字，阿拉伯数字不用，如“零点六”或“0.6”，不能写作“零.6”或“〇点6”。五是“以上”和“以下”。按习惯，“以上”和“以下”等词与其前面的数字连用，应包括本数在内，如“十人以上”含“十人”，“百人以下”含“百人”。如果“以上”“以下”连用，则应将本数特别标出，以免造成歧义。
（二）要得体。指文稿的内容、语气要与其制作单位的地位相称，用语要和作者的身份、受文对象、所要达到的目的以及客观环境和谐一致。要根据各自的行文关系和行文方向合理选择，做到恰当得体。例如报请性文体，用语要平和、委婉、谦恭、讲究礼貌，其结尾语用“请”“给以指示”等，表示下级对上级的尊重，不能使用“必须”“决定”等强硬口气；指示命令性文体，用语要坚定有力，质直不傲，严肃庄重，而不能用乞求的口气，特别是命令，更要斩钉截铁，毫不含糊；商洽性文体用语应当谦逊、和蔼，给人以平等友爱之感，切忌居高自傲，盛气凌人。
（三）要通俗。主要指文风朴实，不饰雕琢，力避浮言巧语。首先应注意不用文白夹杂的词句。古词古语在公文中也时常用到，但不要用得过滥，否则，“之乎者也”充斥全篇，将有损于文稿质量。其次不要为“赶时髦”而硬造词语，如“采取了立体交叉式谈心活动的方式”“要树立整分合观念”等，读之令人迷惑不解，削弱其应有的效用；再次是不要滥用修饰语。在公文写作中，因具体的内容表达需要，往往使用一些生动形象的语句，以增强其可读性。但要注意不能滥用，例如，“麦苗正蜕变出油油的绿意”，貌似形象生动，实则词不达义，事与愿违。
（四）要得当。主要指这样三方面：一是要准确使用概念。有些概念意义极其相近，必须认真加以辨析，不能混用。如“遇险”和“遇难”，“免职”和“解职”，“转业军人”与“复员军人”等。要注意概念的属种关系，不能交叉混杂，如“机关、工厂、学校”与其属概念“单位”等。二是要正确运用判断，如“××站发生爆炸事件”，不能说成“××站爆炸事件”。三是要合乎逻辑，即要恰当地运用逻辑知识，遵循逻辑思维的基本规律（同一律、矛盾律、排中律和充足理由律），即不能交叉包容，也不能自相矛盾，前后乖谬，更不能折中调和，含糊其词。
那么，怎样才能修改好自己写的文稿呢？写作实践表明，将“角色理论”运用于修改环节，能够取得令人满意的效果。
社会学认为，每个人在具体的社会活动中都扮演着一定的角色。要修改好自己写的文章，就需扮演好修改文章的角色。写文章与改文章固然有一定的联系，但终究不能等同。因此，二者不能相互代替。根据“角色理论”的要求，要成功地修改自己的文章，可视情扮演如下角色：
（一）“旁观者”。初稿写成后，先不要急于动笔修改，可对其进行“冷处理”，因为此时作者的思想感情尚处于一种特别的兴奋状态之中，很难自攻自破已成的心理定势。在这种情况下进行修改，其效果显然不会理想。此时作者的身份仍系“当局者”，若能一改其位，在“冷却”适当的时间之后，再以“旁观者”的面目出现，就会公正、客观地看待自己的“作品”。也就是说，作者在兴奋异常或头脑正热的情况下不宜立即着手修改，而应放置适当时间，进行“冷却”处理，然后再以“旁观者”的角色开始修改，因为“角色”变了，“眼光”也就容易变，问题也就容易被发现。
（二）“朗读者”。“朗读”，即大声地读，通过朗读可以充分发现问题。经验告诉我们：潜伏于笔下的文病，看时不见，读时现。对此，叶圣陶先生曾说：“语言的连贯性怎样，放到口头去，最容易辨别出来。”朗读之时，可以同时调动口、耳、心等多种器官介入文稿，这就极易提高文稿的质量。
（三）“求教者”。修改文章要虚心向别人求教，请别人指点迷津，也是一种行之有效之法。要发扬“不耻下问”的精神，甘当“小学生”，多听取他人的意见，择其善者而从之，这样，将是大有好处的。