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公文写作的表达方式，与一般文章写作的表达方式一样，也包括叙述、议论、说明、描写和抒情等几种。由于受公文写作固有特点的制约，这几种表达方式在公文写作中的侧重点有所不同。就通常情况而言，说明是公文写作的最基本表达方式，而说明又往往与叙述和议论融为一体。有时因表达需要，个别文种尤其是常用事务性文书也要使用描写和抒情的手法。就具体文种而言，请示、报告、通报、简报侧重于叙述；综合性的工作总结、经验介绍、调查报告和纪要等通常是夹叙夹议；而法规体公文如条例、规定、办法、章程等则主要是说明；描写和抒情往往见之于一些事务性公文如简报、调查报告、讲话稿，等等。在公文写作过程中，应当根据具体的内容表达需要，运用适当的表达方式，以便增强公文的表达效果。
叙述是文章的基本表达方式之一，其基本特点在于陈述“过程”，把人物的经历或事物发展变化的过程用语言表述出来，即开始怎样，经过怎样，结果如何，这就是叙述所要介绍和交代的主要内容。人物、事件、时间、地点、原因、结果是叙述的六要素。在公文写作中，叙述这种表达方式被广泛地运用。但这种叙述与文学作品的叙述具有明显区别，文学作品对人物、行为、经历的叙述，可以根据作者的创作意图和作品的主题，展开想象，对材料加以生发、扩展，而公文则不能，它要忠于事实真相，忠实于事物发展的本来面貌，严禁渲染、夸张和想象，要根据特定的材料选取最能说明问题、最能表现主旨的主要事实和情况加以叙述。
公文写作中运用叙述的方法多种多样，不拘一格，常用的主要有下述几种：
顺叙是按照事件发生、发展的时间先后顺序进行叙述。它是最基本、最常用的叙述方法。使用这种叙述，可使全文的思路，包括层次段落的先后顺序，与所写事物的发展变化的先后顺序一致，脉络分明，条理清楚。一般有两种情况：一是按人物活动或事件发生发展的时间顺序进行叙述：二是按人物活动或事件发生发展的空间顺序进行叙述。如《中央纪律检查委员会关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》中有这样一段叙述：
去年1月，江苏省机械进出口分公司副经理陈寿阳，带领公司业务员、翻译戴贵颉和徐州市淮海皮革厂副厂长、工程师申可中，去意大利接洽皮革机械进口业务。在此期间，陈寿阳用极为卑劣的手法，声称“失窃”，以借钱为名，接受了外商贿赂。接受贿赂后，他在商务谈判中不顾国家利益，一味屈从外商提出的苛刻要求，使国家在政治上和经济上遭受损失。陈寿阳3人在国外还用谎报交通费、旅馆费、小费等手段，贪污公款购买个人消费品。
这段叙述，作者站在“旁观者”的立场，按事件发展的先后顺序叙述了陈寿阳等3人的违法乱纪情况，准确清楚，有条不紊，令人一目了然。同时，还可反映出其违法乱纪情节的连续性和严肃性，以及严肃处理的必要性。
倒叙是把事情的结局或后面发生的事情片断提到开头来写，然后再按事件的发展顺序叙述。其主要目的在于引起阅者注意，或将最后的结局、主要事实告诉读者，给人留下一个深刻的印象。
应当注意，倒叙并非倒文，不是将整个事件倒过来叙述，而是将某一部分提前，其他仍是顺叙写法。在使用时要从内容、形式的需要出发，而不能为倒叙而倒叙；同时，还要交代清楚契合点，即由倒叙转为顺叙的接榫口，要有明确的界限和必要的文字过渡，做到衔接自然、顺畅。
在公文中，倒叙有其特殊的功用和表现形式，即先论后说，章法倒悬，先把篇旨、段旨写在前面，然后再加以说明。对此，《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》中强调：“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处先用极简要文句，说明全文的目的或结论，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一总概念，不得不继续看下去。”总结、报告等文种常用这种方法。有时，因表达需要，往往先说明写文件的目的，多用“为”“为了”等介词做发端，直接说出行文目的，也属倒叙法。例如通知、规定、条例等文种多用此法。
所谓插叙是指将叙述的线索暂时中断，插入与表现主旨有关的另一事件。插叙结束后，仍回到原来的中心事件的叙述中去。由于插叙的内容和目的不同，其作用也不一样，但总体来看则是扩大叙述的跨度，丰富叙述的内容，使文章紧凑、有致。例如，《中共××市委关于对×××同志秉公办事不受礼给予表扬的通报》一文，在叙述×××同志拒收贿赂（烟、酒和3000元）的具体事件之后，又用了一段插叙：“在这之前，砖厂负责人几次请他下饭馆，都被老×拒绝了。原定城砖每块九角，老×严格质量要求，凡是不合格的，他都坚持退货，前后两批共退了2600多块。”这段插叙，是为了进一步说明××同志秉公办事的高尚品格，体现出一名共产党员应有的素质，它对主旨的表达，内容的补充，都具有积极作用。
所谓分叙是指叙述在同一时间、不同地点内发生的事情。在文章学中，被称为“花开两朵，各表一支”。与顺叙、倒叙和插叙相比，它不是在持续时间上向纵的方向发展，而是在同一时间内向横的方向叙述，其作用在于将头绪纷繁、错综复杂的事情写得有条不紊，眉清目楚。综合性的工作报告和工作总结等文种常用此法。
在公文写作中，要正确运用叙述这一表达方式，需要做到以下几点：
1.准确、完整。即在叙述时必须从实际出发，实事求是地交代人物的活动、经历情况以及事件发生的时间、地点、原因、结果等诸要素，不能疏漏。有时为表达简练起见，可将“原因”和“结果”进行合并，即写成“为什么”。
2.简洁、概括。公文的叙述要求文字简洁，概括性强，而不要求详叙。因此，它常常使用概括的方式，即用明确而又简洁的文字将许多事物的共同特点或某一事物的发展变化特点表述出来。这种写法，能给阅者以总的清晰的印象。
3.灵活、得体。由于公文的叙述方式不止一种，因而写作时应根据内容表达的需要灵活选用，不可拘泥于某一种。一般来讲，顺叙最为常用，应重点掌握，同时，叙述时还应注意详略得当，因事物有主次之分，叙述时也要突出重点，不能平分秋色。重要的、对事物发展过程起关键或决定作用的就详写，反之则略写。
议论就是讲道理，论是非，辩曲直。它是在一篇文章中作者通过运用大量的事实材料，以逻辑推理来明辨是非、阐明道理，从而表明自己的观点或主张的一种文字表述。包括三要素，即论点、论据和论证。论点是第一要素，是作者对论题所持的观点，具有“统帅”作用，挈领文章的全局。论据是作者为了证明论点的正确性或者反驳反面论点而选择的事实或理论依据。它应具有真实性和典型性，力求新颖。论证，又称“论证过程”，是以论据来证明论点的过程和方法，其目的在于揭示论点与论据之间的逻辑关系。议论在公文中的运用极为广泛，其重点是运用逻辑推理的方法进行论是与斥非，主要有如下几种方法：
排他法是公文写作的论证方法之一，即围绕某一论题，假设种种可能有的论点，通过论证否定其中之一以外的各种论点，这“其中之一”就得到了间接的证明。例如，毛泽东同志在《中国革命战争的战略问题》中就运用了这种论证方法：
中国革命战争的主要敌人，是帝国主义和封建势力。中国资产阶级虽然在某种历史时机可以参加革命战争，然而由于它的自私自利性和政治上经济上的缺乏独立性，不愿意也不能领导中国革命战争走上彻底胜利的道路。中国农民群众和城市小资产阶级群众，是愿意积极地参加革命战争，并愿意使战争得到彻底胜利的。他们是革命战争的主力军；然而他们的小生产的特点，使他们的政治眼光受到限制（一部分失业群众则具有无政府思想），所以他们不能成为战争的正确的领导者。因此，在无产阶级已经走上政治舞台的时代，中国革命战争的领导责任，就不得不落到中国共产党的肩上。
这段文字所要解决的是中国革命的领导权问题。列举了两方面的具体事例加以论证，即中国革命战争既不能由资产阶级来领导，也不能由农民群众和城市小资产阶级来领导，并进行了确凿、有力的分析，通过论证，排除了第一、第二两种可能性，最后归纳出结论：中国革命战争的领导责任只能落在无产阶级政党即共产党的肩上，具有极强的论辩性和说服力，有理有据，令人信服。
必须注意，运用排他法一定要穷尽一切可能，只有这样，才能使论点得以证明；否则，稍有疏漏，论点便会架空，不堪一击。
例证法也是一种重要的论证方法。它是运用事实材料作为论据，列举典型事例来证明论点的论证方法。其特点是具有证明的直接性，不论是由事实推出原理（或论点），还是为了证明原理（或论点）而列举事实，从逻辑学的角度来讲，都属于归纳推理，即事实是作者推理的前提，是得出结论的根据，是用来直接证明论点的论据。例如，《中共××市委督察室关于对丰南区连续三年没有发生进京赴省集体访的情况调查》中，其中有一个专题“切实强化法制教育工作”指出：“针对正常进京上访极易转化为非正常上访的情况，把法制教育扩展到所有的正常进京上访人员和集体访的骨干人员，及时转变他们的错误认识，实现了‘教育一个，转化一批’的良好效果。丰南区前营镇某村个别人员，以村内搬迁建设规划不合理为由，组织煽动群众集体进京上访。对此，公安机关对3名挑头者进行了拘留，并在拘留所开办了法制教育培训班，使他们彻底扭转了错误认识，打消了上访的念头，并表示将为村子的规划、发展着想，积极配合村庄搬迁改造。”这里，作者为了论证“切实强化法制教育工作”这一论点，举出了“丰南区前营镇某村个别人员，以村内搬迁建设规划不合理为由，组织煽动群众集体进京上访”这一实例及处理情况和结果作为论据，论据充分，令人信服。
对比法是例证法的一种表现形式，两者的区别在于，对比法要将两种事物加以比较，于举例比较中讲清道理，阐明事物的本质。它能将事物的性质区别得十分明显，从而使是非观念明朗化，产生强烈的说理效果。同时，还能给读者以丰富的内容，给人以启迪。例如，毛泽东同志在《改造我们的学习》一文的第三部分，将马克思列宁主义的学风与主观主义的学风加以比较，系统地阐述了两者的具体表现形式，在比较中说明了主观主义态度的危害性，讲清了马克思主义态度的重要性。在对比中，论证了问题，树立了鲜明正确的观点。
分析法是通过分析问题而进行论证的方法。即用马克思主义的立场、观点和方法，对事物加以分析，通过分析问题，剖析事理，来揭示论点和论据之间的因果关系，从而阐明论点的正确性。其作用在于能将问题说深说透，事理明晰、透彻。例如，毛泽东同志在《反对党八股》一文中，提出这样一个论点：“无论对什么人，装腔作势借以吓人的方法，都是要不得的。”为了论证这一观点的正确性，作者从几个方面阐述了“要不得”的原因：
因为这种吓人战术，对敌人是毫无用处，对同志只有损害。这种吓人战术，是剥削阶级以及流氓无产者所惯用的手段，无产阶级不需要这类手段。无产阶级的最尖锐最有效的武器只有一个，那就是严肃的战斗的科学态度。共产党不靠吓人吃饭，而是靠马克思列宁主义的真理吃饭，靠实事求是吃饭，靠科学吃饭。至于以装腔作势来达到名誉和地位的目的，那更是卑劣的念头，不待说的了。
这段文字，从“吓人战术”的作用、根源、危害等方面进行分析，深入剖析了问题的实质，同时，树立起自己的观点，从而有力地证明了论点的正确性。
应当注意的是，运用分析法进行论证，往往在分析之后，还要加以综合，使论点更为清楚，也便于上升到理论高度。如上例毛泽东同志在分析之后，又进行归纳指出：“总之，任何机关做决定、发指示，任何同志写文章、做演说，一定要靠马克思列宁主义的真理，要靠有用。只有靠了这个才能争取革命胜利，其他都是无益的。”综合之后，提出了具体要求，有现实的指导意义。这就将问题推向了理论的层次。
所谓引证法就是引用经典性言论、科学上的公理和定理以及生活中的常理作为论据来证明论点的正确性。其作用在于或引出论题，或对某些论点进行引申，或对某些论点进行阐释，或直接用来证明论点。由于引用的言论、事理都是众所公认的，因而用它来证明论点，就可避免从头论证的麻烦。其方式有二：一是直引，即在行文中直接引用，以引号、着重号、括号、黑体字等表明；一是意引，所引内容不用符号标明，而是用作者的语言概述。因此，运用这种方法，必须注意所引内容的准确性和完整性，要反复核实，认真推敲，切忌断章取义；同时，还要注意引用的科学性，要恰到好处，自然得体，切忌牵强附会。例如，《关于党内政治生活的若干准则》一文在论证“派性的隐蔽性”这一论点时，有这样一段话：“目前党内虽然已经不存在公开的派别集团，但有些受林彪、‘四人帮’影响较深的干部和党员仍然有派性，甚至仍在进行派性活动；在一些地区、部门和单位，‘明无山头暗有礁’，派性的‘幽灵’不散，派性分子经常抵制党的方针政策和上级决议的执行。”这里，引用谚语“明无山头暗有礁”七个字来说明派性仍在暗里活动，且具有隐蔽性，既生动形象，又妥当贴切，从而有力地证明了论点。
在公文写作中，要正确运用议论这一表达方式，需要注意做到如下几点：
1.论点正确、鲜明。公文中议论的论点必须正确地反映客观的真实情况，不能虚构和假设。否则，议论就失去其存在的价值，有损公文的严肃性。要“吃透两头”，既要符合党和国家的方针政策规定，又要符合工作实际，做到有理有据，入情入理。
2.论据充分、可靠。公文中议论的论据主要有三种：一是事实论据（事情的概况和原委）；二是理论论据（党和国家的方针政策、法律法令或行政法规、上级的指示精神、某一会议的议项）；三是历史论据（案件中的原始资料）。使用时必须注意其真实性和可靠性。否则，论据失真，论点也就无所依附，站不住脚。事实论据要确凿可靠，有据可查，合乎实际；理论论据要完整引用，不能断章取义，甚至肆意歪曲。要围绕观点恰当地选用材料，做到观点和材料相统一。
3.论证周密、有力。论证是运用逻辑推理阐明论点和论据关系的过程。有两种形式，即立论和驳论。公文写作中使用论证主要采用立论方式，对所提观点、意见和主张做正面论述，即使对某个问题持否定态度，一般也从正面加以阐明，而不去直接反驳。论证时思维要缜密，推理要合乎逻辑，只有这样，才能令人信服，不容置疑和辩驳，具有强大的说服力。
说明也是公文写作的一种常用表达方式，指用言简意赅的文字把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等，解说或介绍清楚。它是相对叙述、议论而言的一种表达方式，依其应用范围的不同，可以分为实体事物说明和抽象事理说明两大类。前者是用于对人、事、物的介绍，后者用于阐明事理、意义。但它又不同于叙述和议论，说明重在表现形式上的真实性、准确性和科学性。
说明在公文写作中的运用相当广泛。如决定类公文中的办法或措施，知照性公文中的情况介绍，法规性公文中的条款项目等，都需要借助说明来加以表述。因此，要加强对说明的研究，认真掌握其特点和规律，这对提高公文的质量是极为有益的。
公文写作中常用的说明方法主要有以下几种：
所谓比较法就是指选择有外部或内部联系的事物进行比较，使读者更容易把握说明的内容，增强说明的效果。用于比较的对象，既可以是阐释抽象事理的比较，也可以是解说实体事物的比较。例如：
今年一季度机械工业生产大幅度增长。工业总产值累计完成175.16亿元，为年计划低限的27.6％，比去年四季度增长17％，比去年同期增长34.4％，为经济调整以来同期的最高水平。平均日产值逐月保持上升势头。机械工业基础强的省、市，增长速度一般低于全国水平；基础一般或薄弱的省、区，增长速度很高，一般在40％以上。
这段比较性说明文字，先将第一季度的机械工业增长幅度与上一年四季度以及上一年同期做纵向比较；然后又将机械工业基础强的省市增长速度与基础一般和薄弱的省市做了横向比较，这就把2008年第一季度机械工业生产产值的多少、形势的优劣及与上一年的异同，清晰地表述出来，给人留下深刻印象。
诠释法是对概念进行解释的说明方法，因为有些概念简要概括，其字义往往不易使人理解，在这种情况下，就可运用诠释法把简单难懂的概念具体化亦即对概念所反映事物的本质属性做必要的说明。此外，由于有些概念不需要下定义，或者有些概念过于复杂，抑或因为人们受知识经验以及思想方法等方面的限制而使下定义有困难，也可采用诠释的说明方法。例如，《中华人民共和国海洋环境保护法》第八章第四十五条对本法的一些用语做了诠释说明：
第四十五条本法中下列用语的含义是：
（一）“海洋环境污染损害”是指直接或间接地把物质或能量引入海洋环境，产生损害海洋生物资源、危害人体健康、妨碍渔业和海上其他合法活动、损坏海水使用素质和减损环境质量等有害影响。
（二）“海业水域”是指鱼虾类的产卵场、索饵场、越冬场、回游通道和鱼虾贝藻类的养殖场。
（三）“油类”是指任何类型的油及其炼制品。
（四）“油性混合物”是指任何含有油分的混合物。
（五）“排放”是指把污染物排入海洋的行为，包括泵出、溢出、泄出、喷出和倒出。
（六）“倾倒”是指通过船舶、航空器、平台或其他载运工具，向海洋处置废弃物或其他有害物质的行为，包括弃置船舶、航空器、平台和其他浮动工具的行为。
这段文字共包括六项内容，每项都是海洋环境保护方面的术语，因这些术语并非人人周知，故需对其做必要的诠释说明，以第六项为例，“倾倒”是指“向海洋处置废物或其他有害物质的行为”，其行为方式是“通过船舶、航空器、平台或其他载运工具”，容括了各种可能情况，无有例外，而且还包括弃置船舶、航空器、平台和其他浮动工具本身。这种诠释，表意极为准确、具体、明晰，不致使人产生任何歧义。无疑，这对正确贯彻执行海洋环境保护法是极为必要的。
图表说明也是一种重要的说明方法，即借助插图、表格、照片进行说明的方法。其优点是能使全文内容集中概括，使人一目了然；同时，还能补充文字说明的不足。图表说明主要有两种形式：一是图，有些事物要有插图才说得清楚，这样就常常在文字之间配上插图或照片以辅助文字说明，能收到直观形象的效果；二是表，即为了说明问题，把有关数字或某些内容列成表格，这样说明既清晰集中，又能进行比较，便于理解和记忆。图表说明反映在公文写作中，主要用于进行业务统计分析，这在总结类文体中较为多见。
分类说明是将事物按照一定的标准分成并列的几个方面进行说明的方法。其作用有三：一是显示被说明对象的轮廓，给人以概括的了解；二是区分出各个类别的差异，帮助人们掌握说明对象的各个特性；三是能使全文头绪清楚，层次分明，使人容易接受。分类说明主要用于内容比较复杂、涉及面广的事物。反映到公文写作中，有些事物和事理，其本身就具有明显的条理性，或者各具特征，或者各有角度。例如计划文种，从不同的角度可将其分为不同的类别。按其性质分有工作计划、生产计划和学习计划；按其范围分有个人计划、单位计划和专题计划；按其时间分有年度计划、季度计划、月份计划，等等。
数据说明是指用数据来说明事物某方面特征的方法。其作用在于用数据来说明事物或事理，容易使人获得具体的印象，令人一目了然。在公文写作中，数据说明的使用较为广泛，常见于通报、报告、调查报告、计划、总结、简报等类文体中。应当注意的是，运用数据说明必须做到准确无误。所用数据，要认真进行核实，如果用的是约数应该交代清楚，而且要同实际数据相当接近。否则，将有损公文的质量。
公文写作中运用说明的表达方式，应当注意以下几点：
1. 要反映事物的特征。 “特征”即一事物区别于他事物的特性。说明能否达到目的，关键在于能否把握事物的特征，只有抓住了特征，把特征解说明白，才能给人以深刻的印象。
2. 要坚持客观求实的态度。 说明重在表述客观事物的本质、特点和规律，揭示事物发展的内部联系，因此，必须坚持科学的态度，客观地、实事求是地进行解说或介绍，切忌主观臆断，更不能凭空编造。
3. 用语要准确、简洁、朴实。 说明要客观地解说事物和剖析事理。因此，就要求在语言运用上准确无误地揭示客观事物的本来面貌；同时，还应注意用语的简洁洗练，通俗畅达，摒弃冗辞赘句，力戒矫揉造作，华而不实。