最新党务公文写作一点通最新章节_岳海翔著

第四节
公文语言的运用规范与技巧

公文的语言，是公文写作中一个极其重要的问题。可以说，一篇公文，无论其主旨如何正确、鲜明、深刻，材料如何充分、详细、具体，结构如何巧妙、合理、得体，但是，如果没有准确规范的语言作为载体，也不会取得令人满意的效果。因而，“语言是一切事实和思想的外衣”“语言是思维的直接现实”（马克思语）。语言运用的好坏，直接关系到公文的质量。读者对文件内容的理解和掌握，直至付诸实施，都是通过语言这个中间媒介来实现的。所以，在写作中，我们必须审慎仔细，下一番“爬罗剔抉，刮垢磨光”的功夫，认真学习和掌握公文的语言特点及其运用规律，写出合乎规范、质量较高的文书来，以适应工作需要。

党的机关公文是党的各级领导机关用来处理公务的文书，它在公务活动中发挥联系、传达或向社会宣布周知的作用。公文的实用性很强，其内容直接与社会生活的各个领域，与社会各阶层人们的工作、学习和生活紧密相联，并能产生直接的甚至是立竿见影的影响，这就决定了公文存在与文艺作品及政论文章等有所区别的语言特点。因此，对于公文写作来说，在语言运用上必须达到如下几方面的要求。

一、真实准确无假话。

真实准确是公文的生命。真实准确无假话，这是优良文风的一个最基本要求，也是最重要的要求。

真实指的是确有其事。写进公文中的材料必须来自公务活动的实际，不允许虚构和编造；准确指的是在表述时不夸大，不缩小，既不添油加醋，褒贬失当，更不文过饰非。只有内容真实、准确，才能具有说服力。因此，无论撰写何种公文，我们都应该做到“三不写”，即内容不真实的不写，材料没有落实的不写，没有了解清楚的不写。为此，在写作中必须做到：

（一）避免产生歧义。某个说法或某一段话，可以这样理解，也可以那样理解，这就叫作歧义。例如，某单位制发的关于发放奖金的规定，其中有一条是：“病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。”这句话既可以理解为病事假三天不扣发奖金，也可以理解为病事假三天就要扣发奖金。因为公文内容没有对“三天以上”这一基数进行限定，“三天以上”究竟包含不包含“三天”，令人费解。因此，理解与执行也就不同了。

（二）防止褒贬失当。赞扬或贬损某一行为，所用词语超出或者没达到应有的程度，叫作褒贬失当。例如，某人在困难的条件下完成了一项具体任务，如果通报表扬时说成是取得了很大成就，就属于评价过高；反之，如果把我国第一次发射航天载人飞船试验成功，仅仅写成是社会主义现代化建设中的一个不小的成绩，则属于对它的意义估计不足。又如把“错误”说成“罪行”，就是混淆了问题性质；而“错误极其严重，应当进行批评”之类的行文，则属于错误程度与采取措施不相称，处置不当。这样类似的语言表述都属于分寸不适，褒贬失当。

（三）排除疏忽错漏。公文中的错漏现象多种多样，概括说来，可以分为两类：一类是粗心所致。例如在起草公文过程中，前面说“下边分四点来说”，可实际上只说了三点，或者出现了第五点；前面说“一方面”，后文缺少“另一方面”。有时失之毫厘，差之千里，例如漏掉一个“不”字，意思就截然相反。俄罗斯前总统叶利钦在位时，曾经给北约组织写了一封信，其中有一句话：“今天我们不提出加入北约组织这一问题。”结果政府办公厅在打印时将其写为：“今天我们提出加入北约组织这一问题。”遗漏了一个“不”字，表意正好相反，导致俄罗斯险些进入北约，在国际上造成了不良影响；引用数字时多写一个“零”或少写一个“零”，一差就是十倍；如果把“十万”错成“十”，则是万倍之差。属于粗心造成的错漏，经过认真检查，不难发现并且加以纠正。还有一类错漏是由于思考不严密、分析不细所致，比如，有结论而缺少必要的情况和应有的分析，或者列举了情况、数字而没有接着加以论证等。

（四）注意措辞得体。措辞要得体，就是指用语要与所写的公文文种体例相符。颁布法规应庄重严肃，报喜祝捷要热烈欢快，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。报请性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用“望”“请”“给予指示”等，以表示下级对上级的尊重；而意见体公文，则要严谨、周密、明确，不能使用乞求式的语气；指示性公文，其用语则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现依违两可的毛病，等等。

二、严谨庄重无虚话。

所谓严谨，是指公文中宣事说理要严密周全，交代清楚，合乎逻辑，前后不能自相矛盾，语言含义要确切。这是由公文的实用性和权威性所决定的。任何一份公文，如果写得语言虚浮，说话前后矛盾，不能自圆其说，这样，不仅不能体现机关工作严谨周密的作风，更主要的是会给工作带来损失。例如，用以传达贯彻党和国家的方针、政策，发布指示性的公文，在语言表达方面若稍有疏漏，就可能被那些以“上有政策、下有对策”为能事的人钻空子。因此公文语言要力求达到天衣无缝，令人无懈可击。同样的，处理其他公务的公文，也应力求行文严谨，以避免造成差错。

与严谨直接有关的是公文的语言必须庄重。所谓庄重，就是端庄持重，格调郑重严肃。只有用语庄重，无虚词浮句，无文学气息，无口语化倾向，所写的公文才显得更严谨。

语言严谨，首先是个思想认识问题，认识深邃，思维严谨，才能保证语言表达的严谨；其次还有一个语言修养问题。专业功底深厚，用词准确恰切，也能够保证语言的严谨。因此，在写作过程中，对所选用的词语该限制时必须限制，不该限制一定不要随便限制，避免节外生枝，出现纰漏。例如，“要勤俭节约，避免不必要的浪费。”一语，这里的“不必要”就是多余的，因为“浪费”皆为“不必要”，刻意限制，节外生枝，反而出现漏洞。对一些关键性词语的界定也要注意做到严谨周密，防止出现歧义。

在长期的写作实践中，公文语言业已逐渐形成了具有特色的庄重语系，主要表现在：一是沿用文言词汇。诸如“兹”“兹因”“值此”“惊悉”等词语，在公文中使用十分普遍，显得文雅庄重。二是专用词汇。诸如“任免”“免职”“呈报”“审核”等，除了公文中使用外，其他语体基本不用，带有一种较为浓厚的庄重色彩。三是大量运用偶数音节词语，如“破坏”“隐瞒”“通报”“表扬”等合成词和词组，在公文中使用显得整齐匀称；而违法乱纪、不务正业、助人为乐、克己奉公、为政清廉、大快人心等四字格成语在公文中的运用也显得庄重文雅。四是较多使用对偶句和排比句的修辞手法。例如，“转变工作作风，提高办事效率”“有的……有的……有的……”等，显得句式整齐，音节匀称，庄重严谨。五是多用介词结构。通常使用的介词主要有“为了”“根据”“关于”“通过”“除了”“对”等，恰当地运用，能使行文语气庄重严肃，内容表达清楚。

三、简明扼要无废话。

由于党的机关公文是用来反映党的各级领导机关公务活动情况、解决公务活动中的实际问题的，是发文机关行使职权实施管理的重要工具，因而要尽量写得言之有物，简而不空。简明扼要是指公文使用的语言要精当不繁，忌冗长空泛，又不苟简，即服从行文目的和表现主旨的需要，当详则详，当略则略，力求以最少的文字表达最为丰富的内容。1945年抗日战争胜利后，蒋介石在美帝国主义支持下，挑起了内战。新华社为了揭露美蒋勾结，写了一篇美帝国主义帮助蒋介石运兵的电讯稿，原稿中有“当马歇尔呼吁东北和平和中国和平的时候”一句话。从语法上看，并没有毛病，但容易使人理解为马歇尔是真要和平的，毛泽东同志在“马歇尔”后面加上“好像在努力”5个字，这就境界全出，十分准确地将马歇尔的伪君子面目揭开了。对于这个问题，中共中央早就有明确的指示：“凡文电必须认真压缩……写报告时必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。现在有很多文电，既嫌冗长，又嫌杂乱。其原因，是未经压缩，说了许多无须说的空话，或者没有分清条理，把杂乱无章的草稿随便往上送。”毛泽东同志一直提倡写短文件，要求报告文字每次一千字左右为限。不仅如此，毛泽东同志还身体力行，为我们树立了光辉的典范。以他为中共中央军委起草的致“辽沈”“淮海”“平津”三大战役我前线指挥者有关作战方针的4封电文为例，分别浓缩于600字至1700多字之间，其中有关辽沈战役作战方针的两封电文分别为900多字和600多字，淮海战役作战方针的电文为800多字，稍长一点的平津战役作战方针的电文也还不过1700多字。即使将4篇电文加起来也只有4000字，不如当今有些“通知”和“意见”的文字多，确实值得我们认真地学习和借鉴。想当年中国人民志愿军司令员彭德怀同志发给党中央和毛主席的一封要求增补军需物品的电文，只用了6个字“食无粮，寒缺衣”，真乃精妙无比。为此，应该注意以下三个方面：

（一）认识明确，抓住实质；陈述事实，抓住关键；阐明观点，提出意见和办法，要抓住中心，切合公务实际。公文文字的简要，是与作者认识明确、内容简要联系在一起的。“始于意格，成于句字”，如果公文作者对所要反映事物的了解失之片面、肤浅，写出的公文必然是言不称物，文不逮意。

（二）善于概括，抓住事物特征。当今世界已经进入“信息时代”，面对大量信息，公文写作人员必须善于概括、提炼，准确地抓住事物特征，这样才能切中肯綮。尤其一些反映大事、要事的公文，更需要概括。

（三）删繁就简，用最经济的文字，精当地表达尽可能多的实际内容。删繁就简的方法很多，诸如删除多余的字、词、句、段，做到“篇无累句，句无累字”；灵活地运用各种专门用语，例如“你委”（称谓用语），“经”“业经”“兹经”（经办用语）等，“近接”“悉”（引叙用语）等，“希望遵照”“拟请”（期望用语）等，“照办”“可行”、“不可”“不同意”“同意”（表态用语）等，“当否”“是否可行”“可行”“是否同意”（征询用语）等，“请批示”“请审核”“请回复”“请指示”（期复用语）等，“为此”“对此”（综述过渡用语），“为要”“为盼”“特此函复”（结尾用语）等。根据实际情况，适当地运用这些专门用语，对于减少冗辞赘语大有帮助。

四、平实易懂无大话。

公文用语要求平实易懂，指的是语言平直自然、明白晓畅、恰如其分，不矫揉造作，忌堆砌华丽辞藻，忌滥用辞格，讲求于平淡之中见神奇，多用叙述、说明、议论，少用或者不用描写、夸张、渲染等手法，这是公文的重要特征。不论哪种公文，都具有一定的广泛性和群众性，这一特点就决定了公文语言不仅应当注意约定俗成，而且尤其需要做到雅俗共赏，平实易懂。主要有三点：

（一）不要堆砌辞藻，乱用修饰词语。公文用语要精练确切，修饰语不宜过多。鲁迅先生在《且介亭杂文二集·人生识字胡涂始》中说：“倘要明白，我以为第一是在作者先把似识非识的字放弃，从活人的嘴上，采取有生命的词汇，搬到纸上来，也就是学学孩子，只说些自己的确能懂的话。至于旧语的复活，方言的普通话，那自然也是必要的，但一须选择，二须有字典以确定所含的意义。”在公文写作中，要如实地反映事物的本来面目，不允许有类似“燕山雪花大如席”“白发三千丈”之类的艺术夸张。妥贴的夸张，在诗歌中会成为名句，而在公文中则会成为笑话。有些公文的作者，为了追求生动性，往往在写作中使用一些修饰语和形象词之类，不仅使公文显得虚泛、空洞，失去说服力，而且形成一种装腔作势、矫揉造作的文风。文风问题体现的是党风和政风，反映党和政府的形象，反映对人民群众的态度，反映领导机关的工作质量和水平，因此在实际写作过程中，必须坚决摒弃“长”“空”“假”的不良文风，努力践行“短”“实”“新”的优良文风，而不随意堆砌辞藻、不乱用形容词就是很重要的一个方面。

（二）不要文白夹杂，故弄玄虚。公文中的遣词造句，应力求大众化，避免使用生僻晦涩的语句。有些公文中常常喜欢使用一些半文半白的词语，例如放着现成的“他”不用，非用“其”；放着现代词“如果”不用，要用“若”等。这种做法，看似富有学究味，其实，其中的酸腐味、变质味很浓。还有的人故作高雅，在公文中使用一些“之”“乎”“者”“也”之类的文言虚词，显得很不通俗，令人生厌。

（三）不要过多地引经据典。一些人在公文写作过程中，喜欢引经据典地说明自己的观点，这在一定条件下是允许的，有时可以增强语言的表达效果。但是引用过多过滥，则会适得其反，使人感觉有卖弄学问、华而不实之嫌。一般而言，引经据典仅限于一些事务性公文中，如领导讲话、调查报告等文种；但在通用性公文中一般不容许引经据典，特别是有些庄重严肃的公文，如请示、批复等是绝对不能使用的。

五、鲜明生动无套话。

公文写作一般要求写得平实、严谨、朴素，这是因为公文具有很强的政策性和实践性的缘故，特别是某些指令性、法规性很强的文件，诸如指示、通报、决议、条例等，更要写得庄重严肃。但这并不排斥公文语言的生动活泼，在保证内容真实的基础上，审慎地运用一些修辞手法可使公文的内容表达显得生动活泼，从而更有效地发挥它的作用。很多公文的表述中，会议没有不隆重的、闭幕没有不胜利的、讲话没有不重要的、鼓掌没有不热烈的、问题都是有深层原因的……一次只有两分钟的礼节性讲话都被叫作“重要指示”“重要讲话”，这种浮夸的官话套话，应当以务实为好。公文写作中存在的套话是一种历史的流弊，它使公文变得拉杂冗长，空洞无物，向来为人们所反对。这种套话的一个明显特点，就是“水分”太大，用很多文字却传达很少的信息，甚至根本不能传达任何信息。或是一些空洞的条条，或是一些枯燥的概念；或是开头“戴帽”，或是结尾“穿靴”等，不一而足。例如写总结报告，不论有否必要，都要在开篇写上“在××××以来的大好形势下，在××××会议精神鼓舞下，认真贯彻了××××精神，反复学习领会了××××文件。通过学习，深刻认识到××××的重要性，进一步明确了××××的重要意义，从而大大提高了贯彻执行××××的自觉性。在提高认识的基础上，狠抓了××××，做到××××，取得了××××”等一系列冗辞赘句，以致于形成一种固定的模式和僵死套路，读来索然寡味，笼统空泛，令人生厌。