第二节
公文材料的收集与积累

公文写作离不开材料，它是构成公文的基本要素之一。具体地讲，材料是指公文制作者为了表现公文主旨，从现实工作、学习和生活中摄取并写入公文中的一系列内容包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时间、数字等的统称。它是提炼公文主旨的基础和依据。

材料对主旨具有制约作用。有什么样的材料，才能提炼出什么样的主旨。主旨能否做到正确、鲜明、集中，关键取决于材料的优劣。“巧妇难为无米之炊”，离开材料，就形不成公文。此外，公文主旨的表达也要依据材料。在公文写作中，要用大量的事实、数字、论据等来体现主旨，而这又必须以材料作为支柱。总之，材料是公文写作之母。

材料的收集与积累，是写好公文的基础。准确充分的材料是公文提出解决问题措施的依据，是形成观点的基础。缺少充足的材料，公文的观点将失去支柱；缺少可靠的材料，公文的约束力将大为降低。古人说：“兵马未到，粮草先行。”材料就是“粮草”，公文写作人员在日常工作中，要认真做好材料的收集与积累工作，以免在接到写作任务后措手不及，“临时抱佛脚”，影响公文的写作质量。

收集材料，就是把党和国家有关的方针政策和事实情况从工作活动和文件资料中提取出来，为形成与表现观点、主张做准备。收集材料是公文写作的一个起点，影响着整个公文写作的速度和质量。

公文写作是机关工作活动的一个重要环节，不熟悉政策，不了解情况，就不具备起草公文的资格。起草公文者，包括修改公文者，最起码的一个条件就是他必须是了解情况的人。机关干部都会有这样的体验，新分配到机关单位的大学毕业生，不管学历如何，他们往往不能马上担负起公文写作的任务，有时即便动笔写作也往往抓不住问题的实质和核心。这并不是他们不具备公文常识和文字表达能力，而是因为不了解情况，还没有材料的基本储备。就是在机关工作多年的同志也是如此，无论其笔头上的功夫有多强，如果对机关或单位的现状与历史、政策与措施、局部和全局还缺乏“真知灼见”，即没有掌握公务活动的专业和技术，他就难以完成公文写作的任务，特别是很难胜任那些重要公文的写作任务。

但这是不是说只要在一个单位工作的时间长了，就自然而然地占有了公文写作的材料呢？实际的情况并非这样简单。因为材料本身是一个内容庞杂的集合体，来源广泛，形式也多种多样。有稳定不变的，也有流动多变的；有直接的，也有间接的；有表象与本质一致容易提取的，也有表象复杂而不易提取的，等等。如果不加以留心，不刻意去做这个工作，材料就可能是过眼烟云，不能真正地占有它。

这就需要有一个合理的材料收集方略。这个方略说起来很简单，就是要做好日常积累，占有两手（第一手和第二手）材料，并随时加以整理。这里，我们用“方略”这个概念，就是强调材料收集要有一个全盘的计划和实施策略，否则费时费力，难见实效。

首先是材料的日常积累。 日常积累材料最忌支离破碎和彼此缺乏联系。因为这样的材料我们不敢借以形成观点和主张，更不敢贸然用在公文之中。那么，积累材料应该从哪里出发，到那里去呢？要描述这个问题是一件相当困难的事，我们用一个“框形”图来加以说明：

这里，我们是把知识的更新、储备，包括理论修养的提高，作为“旁系”来看待的，因为它们和材料毕竟不是一回事，而是以提高个人修养为目的的。

在上图中，我们把本单位、本部门的材料作为中心，以显示它的核心和出发点地位。公文是机关单位开展公务活动的工具，它的内容与管理活动的内容是一致的。从这个意义上说，本部门、本机关的职能范围就是所积累材料的核心和主体，同时也是进一步搜寻材料的线索，由此出发确定下一步收集的方向和目标，以此不断扩大成果，使材料更臻完备和系统。为此，日常积累材料应该做到：

一、立足于本部门、本单位。 公文起草者对本部门、本单位的工作状况、决策的形成和实施情况应该做到心中有数，特别是对一些基本情况，如职能、性质、人员配备、中心工作、任务与计划的完成状况等，应该了如指掌。这对领导者来说并不困难，而对于公文撰稿者来说，就需要事事留心，花一点时间和精力。收集材料时，应该站得高一点，因为机关单位的职能活动是一个统一体，部门或个人分管的工作只是部分地分担了其中某一方面的职能，如果缺乏对整体的了解，在认识和分析问题时就会产生局限性。

二、着眼于本行业、本系统。 从工作性质上看，任何一个机关以及机关内的一个部门，都属于一定的行业；三百六十行，每行都有自己的特殊情况和专门的政策规定。公文起草者如果缺乏行业材料，写作时就有可能说外行话；同时，从工作关系上看，任何一个机关以及机关内部的一个部门，又都处于一定的系统之中，比如财务、劳资、教育等，都各自构成一个垂直的系统，上下级之间，构成一种领导与被领导或指导与被指导的工作关系。公文起草者如果对这个系统内上下情况了解得不够，那么对本单位、本部门履行职责活动情况的掌握就可能是片面的和孤立的。因此，对这方面的材料也应该着力收集，上下求索。

三、关注社会上的有关情况。 事物是互相联系的，有些事物的发生和发展可能具有更广阔、深刻的社会背景和原因，因此对本地区乃至更为广泛的社会范围内的有关材料也应该注意收集，它们对于认识和分析事物往往具有重要意义。例如，商业企业就应该关注社会的生产状况、人民群众的消费状况和财政金融状况等，对此一无所知或知之甚少，就会陷入盲目性。

四、遵循适度、有用的原则。 应该具备以下几种意识：

（一）剔除意识。我们所积累的材料应具有信息价值，对于那些没有反映出新精神、新思想、新意见、新动向的材料，就应坚决剔除。一个公文撰稿人如果具备“剔除”的眼光，那么他的材料积累工作就会得心应手。

（二）时效意识。对材料的时效特点应该有个正确的估计。对长期稳定和流动性的信息，既要区别对待，又要有选择地收集。

（三）整体意识。有些材料，孤立地看也许价值不大，但放在全局中考察就会发现它们的价值。这样的材料也要注意收集，相反则可以剔除。

（四）超前意识。有些材料，对眼前工作可能没有什么价值，但对今后可能开展的工作却有价值，这种具有潜在价值的材料也应该注意收集。如果没有注意收集，时过境迁，查考起来将会出现麻烦。

（五）统计意识。在管理活动中，许多规律都是统计的结果。比如一个国家的积累，每年不超过30％或25％，否则商品就会短缺。这个规律，是根据多年的统计得来的。对于某些材料如果不注意给予科学的量化和统计，就不利于今后的比较和使用，储存起来也没有价值。积累公文写作的材料，也要具有统计意识，注意收集一些相关的统计数据，必要时还要自己动手做点统计和核实的工作。

其次是切实掌握第一手材料。材料的来源不外乎两种，一是起草者自己从工作和生活中收集到的，也称“直接材料”或“第一手材料”；另一种是从文件、资料中获取的，因为是经过他人筛选和整理使用过的，所以又称“第二手材料”和“间接材料”。就公文写作来说，这两个方面的材料都需要，不可偏废，但前者无疑是更重要、收集难度更大的。

对一名公文撰稿者来说，能否深入实际进行调查研究，不仅是一个工作作风问题，也是一个写作的观念和方法问题。有些人在起草公文时急于下笔成文，习惯在别人已经使用过的材料中抄来抄去，结果写不出新鲜的东西来。其中一个重要原因，就是对写作对象缺乏直接、真切的感受和了解，对所阐述的问题缺乏实际体验。写作公文，无论长短，深入实际，掌握第一手材料，对事物建立起一个具体的、带有感性特点的认识，是写好公文的重要因素之一。它可以使起草者挖掘和捕捉到新颖的材料，从而启发起草者的思考。而这一切，靠第二手材料是难以得到的。

为起草公文而深入实际进行调查研究，是一个有目的、有计划地占有材料和认识事物的过程。为此，首先要明确调查研究的目的。调查研究本身只是一种手段，找出事物的矛盾所在，发现事物发展的规律并据此形成观点和主张，才是调查研究目的，或者说，解决问题才是调研的最终归宿。所以在开始调研时就应该把要解决的问题明确地提出来，并且在调研过程中不断地深入，从中找到解决问题的方法。

收集与积累材料要注意讲究方法。积累材料的过程，也是一个学习和熟悉材料的过程，积累的目的是使用。目前，常用的材料积累方法主要有以下几种：

1.笔记式。写读书笔记是克服遗忘、积累资料的好办法。读书笔记大体有这样几种形式：摘录式——把阅读时发现的重要资料，如基本观点、主要论据、精彩片段、名言警句等一字不易地抄录下来；提要式——把公文、资料的要点概括出来；心得式——读后把心得、体会、疑问、意见、评论等记录下来，整理成文。无论哪种形式，都要记明资料的详细出处和公文的作者、标题。

2.剪辑式。就是把同一专题的材料剪贴在一起，一般适宜于对报刊资料的收集。一般报刊，栏目众多，内容丰富，不能兼收并取，必须根据实际需要，有选择地进行剪贴。为便于装订，剪贴用纸，应当选择质地较好、规格统一的白纸。对于被剪的材料，要随手在空白处标明出处（报刊名称及年月日）。装订时要加封面，按标题拟定总目。这种方法比较灵活，易于归类。

3.卡片式。就是把所见所闻某一观点、某个实例、某项数据的材料摘抄记录在卡片上，适宜于对书刊中材料的收集。对有关书刊中的精华部分，采用做卡片加以收集的方式比较好。由于卡片容量有限，做卡片时要注意字迹端正清楚，内容精练扼要，一张卡片摘引一个观点、一段论证，便于保存、归类和使用。

4.索引式。是指将材料的名称、作者和出处，分类编成索引，以便需用时按索引查找材料的原文，最适合于对各类公文的登记编目。以后需要回溯检索时，一查索引，便可直接找到公文原文。

5.微机式。是指利用计算机收集积累电子公文。电子公文的收集积累范围在国家未出台新的电子公文相关规定和政策之前，应按照国家对于公文收集的现有规定或相关纸质公文的规定执行。其主要内容大致包括以下几方面：一是按照归档计划要求接收归档的电子公文。二是未列入归档计划的电子公文的收集积累，应采取主动态度及时收集。而针对不同信息类型的公文，如文本公文、图像公文、图形公文、声音公文、多媒体公文等，由于其技术特性、存贮载体、信息记录标准、信息压缩方法等方面的不同，应分别采取措施进行收集积累。三是收集积累电子公文的软硬件系统设备，因为电子公文的读取和还原，离不开其生成的设备条件、相关软件和参数，收集积累电子公文时必须包括这些内容。

在公文写作中，对于材料的组织需要经历收集（占有）、鉴别、筛选和使用这样前后相联的动态环节。每一环节所牵涉的内容很多，也比较复杂。从总体上讲，公文写作对于材料的组织应当注意做到如下几点：

（一）要根据主旨的需要决定材料的数量。公文篇幅有长有短，制约它的因素不在于作者掌握材料的数量的多寡，而在于是否切合主旨。有些公文，如命令（令）、决定、决议、公告等，篇幅很短，用很少的材料即可表明基本精神；有些公文，如调查报告、总结等，三言两语不足以说明观点，需要一定数量的材料加以证明。因此，摄入公文材料的数量，一定要服从主旨的需要。否则，过多或过少都会影响主旨的表达。要特别注意避免不看需要，以为“多多益善”，以致公文越写越长，主旨却淹没在材料堆中。

（二）要根据主旨表达的要求决定材料的详略。公文写作中所涉及的题材很多，但在使用时又不能平分秋色，而必须做到重点突出，详略适当。决定材料详略的关键因素不是别的，而是主旨表达的需要。以调查报告文种为例，如发文目的旨在介绍经验，即应以经验方面的材料为主，详写；而其他内容诸如基本情况、存在问题及今后意见等材料则应略写，不可喧宾夺主；如果旨在反映情况，即应以情况为主，情况详写，其他略写。

（三）要根据主旨的要求决定材料的表现形式。材料表现形式要有利于公文作用的发挥。法规体公文，其发挥作用的范围一般较广，因而其材料往往以概括形式表现出来，要选用经过概括的材料；而报告体公文要汇报有关公务活动情况，因而就离不开具体的事实材料。

（四）要注意所用材料的系统性。公文中所使用的各种材料必须具有系统性，力戒杂乱无序。只有如此，才能全面、辩证地反映公务活动，不致犯主观片面的错误。所谓系统材料，是指在公文中所运用的材料，既要有正面的，也要有反面的；既有现实的，也有历史的；既有点上的，也有面上的，做到正反并举，前后相应，点面结合，从而构成一个纵横交织的立体网络，形成材料系统。正反对举，它包括两种含义：一是正面材料，指反映公务活动的成绩、经验等的材料，反面材料是指反映公务活动的缺点、问题的材料。例如工作总结，既要讲取得的成绩、经验，也要讲存在的问题；既要报喜，又要报忧，但不能平均用墨。二是对同一问题从不同方面提要求、做规定。其中“正”表明相同的材料，“反”表明相异的材料。用“反”面材料说明、补充“正”面材料，以强调、深化主旨。在法规体公文中，这种正反对举的写法最为突出，它具体表现为层次或段落之间的正反对比。如《关于党内政治生活的若干准则》一文的第二大部分“坚持集体领导，反对个人专断”一节中，先用五个段落论述集体领导的重要性和基本原则，继而用两个段落交代“坚持集体领导，并不是降低和否定个人的作用”，从反面加以论述。无疑，这样具有辩证意蕴的材料，对实际工作必然具有强大的指导作用。 4JXnKKeTHYPjQGuVcHMs0Z2E2uxR+Dx0TW8RLwbxFbihsaVCYU/E80/OWxezgCrd