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结构层次序数往往见于内容复杂、篇幅较长的公文。它的使用是否规范、正确，直接关系到公文的条理是否清楚，外在结构是否合理。关于这一问题，《格式》明确规定：公文中的结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；并且进一步规定，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。这种结构层次序数标识方法，可以使人清楚地看出一篇公文大的层次及里面所包含的小层次，便于把握公文的脉络，从而为准确地理解和办理公文打好基础。在具体使用时，需要注意把握如下几点：
（1）要准确，不要写错。实践中常见的诸如“（一）、”“1、”“（1）、”之类的写法都是不符合规范的，应分别改为“（一）”“1.”“（1）”。
（2）要适度，不要过细。公文中使用的结构层次序数，法规中所规定的四个层次，一般而言即已够用。因此，应当尽可能地控制在四层以内。实践中有些公文所使用的诸如“①”“1）”，甚至A、B、C、D之类的层次序数均为不妥。公文中使用的结构层次序数过细过多，往往会给人以散乱、零碎之感，显得很不紧凑。
（3）要有序，不要越级。公文中的结构层次序数，一定要按照法规中规定的层级顺序使用，不能越级套用。因此，实践中所见的诸如“（一）、（1）”之类的表述，是不合规范的。但是，需要明确的是，如果一篇公文的结构层次序数只有两层，第一层使用了“一”，则第二层既可以使用“（一）”，也可以使用“1.”。这就是说，只有两个层级的公文，其结构层次序数可以越级套用。
（4）要合格，不要旁骛。是指对于结构层次序数的使用，应当采取序数显示的形式，尽可能地不用诸如“首先”“其次”“再次”，“第一”“第二”“第三”，“此其一”“此其二”“此其三”之类的结构层次序数表示法。