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从实质来看，会议的“出席人”和“列席人”都是“参加人”，区别在于：法定成员参加本组织的会议叫做出席，其他人员（上级领导除外）参加叫做列席。例如，召开局党委会议，局党委委员出席会议，非党委成员——哪怕是局领导——也只能算作列席。在原则上，列席人员没有表决权等。上级领导参加会议也叫出席，不能“降格”为列席，尽管上级领导并不参与表决。这种“出席”，只是一种特例。根据《格式》的规定，在纪要体公文中，标注会议出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。