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“要”字句是公文中常用的一种特定句式，它通常出现于一句话的开头，用以表示“应该……”“必须……”之意，对人们的行为起到一种提醒、希望、要求或命令的作用。恰当地运用“要”字句，能够增强行文的坚定性、原则性和论断性，使之观点鲜明、态度显豁、文字简要，具有很好的修辞表达效果。正因为如此，在公文写作中，“要”字句的使用频率很高。
值得注意的是，“要”字句应当根据不同的行文方向和公文文种恰当地加以使用。一般而言，下行文中的指示周知性的文种诸如决定、决议、通知、批复、纪要等，在表示希望、要求、提醒、命令人们去做某件事、采取某项行动时，往往要用这种“要”字句。例如：
（1）“国务院各有关部门要根据各自的职能分工，加强对《计划》执行的指导、支持和监督。环保总局、统计局、发展改革委要每半年向社会公布各省（区、市）主要污染物的排放总量，并会同监察部对《计划》完成情况进行年度检查和考核，向国务院报告。”（《国务院关于“十一五”期间全国主要污染物排放总量控制计划的批复》）
（2）“各级党委要把和谐社会建设放在全局工作的突出位置，把握方向，制定政策，整合力量，营造环境，切实担负起领导责任。”（《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》）
上述两例中，通过运用“要”字句，向受文者提出要求，表示出应当怎样去做，语势坚定有力，论断性强，不容置疑。
但是，在上行文的请示、报告及意见等文种中，因其多属叙事、申明和祈使性的，故而只能使用计划、打算、商讨和请求性的语气，而不宜使用“要”字句。否则，就会显得很不得体。还要注意的是，“要”字句的使用应当适可而为，不得滥用。否则会造成很多弊端和不足。烟台鲁东大学有一个公文研究中心，最近检索了30件公文，35万字，最后检索的结果有一项指标让人很吃惊。这30件公文35万字，其中“要”字句就占44.94%，就是这篇公文全是“要……”“要……”。公文既要解决做什么的问题，还要解决怎么做的问题。一个要字必须有一批文字来解决怎么办的问题。公文不解决实际问题，就只能做一些陈旧性的、重复性的、假大空的东西出来。假大空这种文风，抄袭的文风，最后的避难所就是领导的官僚主义，领导疏于亲政。