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《条例》中明确规定：“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。”
在发文字号构成的三要素中，发文机关代字的拟制难度最大。发文机关代字通常可以细分为三种情况：
一是所在行政区域代字。必须使用某一地域的规范化简称，如北京用“京”、天津用“津”、上海用“沪”、四川用“川”。二是机关代字。应该使用机关及其职能部门系统内通用的规范化简称作为统一的机关代字，如党委用“党”、政府用“政”或“府”、政府办公部门用“政办”或“府办”、交通行政管理部门用“交”、教育行政管理部门用“教”等。三是发文形式也可称为发文类型代字。目前除了信函式公文在机关代字后标注“函”以外，其余发文一般都用“发”作为总的发文类型代字（个别地区除外）。有的地区还自己增设了“报”“请”“呈”等发文类型代字嵌入上行文的发文字号。至于上行文是否必须使用单独的发文类型代字，目前尚无统一规定，但不少机关在文号中是以“发”“呈”“函”三字分别作为下行文、上行文、平行文的发文类型代字的。
把区域代字、机关代字、发文类型代字三个部分合在一起，就构成了地方党政机关的发文代字。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。