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根据《条例》的规定，党政机关公文的发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。其中发文机关（作者）名称加“文件”的版式通常用于下行文，即所谓“红头文件”；至于省略“文件”二字的版式，适用于不需要以红头文件形式发布的公文，其所涉及的通常属于一般性内容。例如《关于举办全国第十八期党和国家最新公文知识讲习班的邀请函》，从内容的重要性上看不适于以红头文件形式发布，故而采用了函的形式。
又据《格式》的规定，发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前，如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。