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公文写作与文学写作虽然都是人类思维活动的产物，在某种程度上有一定的共通性，但区别也很明显。主要有以下几点：
（1）公文写作是受命性的写作。公文的起草者，要写某一份公文，在很大程度上不是取决于个人的意图，而是来自于这样一些情况：上级某一决策意见需要传达贯彻；上级要求将某一情况书面上报；本机关要召开某一会议；机关领导决策、指挥活动的需要；下级来文请示需要作出批复；下级来文中的某一问题需要加注批语予以转发；年终总结、年初计划等例行写作等。面对这些情况，不管起草文件的有关人员（如秘书人员、领导干部或业务部门的办事人员）有没有“灵感”和兴趣，想不想写作，都要遵命执笔、起草成文。上述情况说明，公文写作与文学创作、新闻写作那种有感于人、事、景物而产生写作动机是不大一样的。但我们说公文写作是受命（或遵命）写作，并不是说秘书人员在制文问题上完全处于被动的地位，从实际工作来看，有些文件的产生就是来自于秘书人员事前对领导的参谋和建议。当然，建议能否被采纳，还是决定于机关领导。
（2）公文写作是忠实性的写作。忠实性，就是以国家的法律、法令、法规以及党和国家的路线、方针、政策为指导，忠实地体现制文机关的意图。文学创作、学术论文的作者和执笔人是两位一体的，反映的是个人的思想、感情、观点和见解，文责自负。公文写作恰恰相反，它的作者是制文机关，代表机关讲话，反映了制发机关的权威和工作威信。公文起草是内部制文的一个基础环节，执笔人是公文的起草者，而不是公文的法定作者。我们的制文机关，也就是各级机关、部门，都是以贯彻执行党和国家的方针、政策为中心开展自己工作的，上级的指挥意图及决策意见要通过它传达下去，下边的工作执行情况及经验、问题等又需要通过它反馈上来，这上上下下所使用的诸多公文，其起草者必须增强法制、政策观念，坚持党性原则，忠实于机关的意图。在公文写作中，任何掺杂个人的想法和看法，以及混入个人的情绪是根本不允许的。因为公文毕竟不是学术论文，它说了的话是要算数的，是要照此办理的，所以，公文中不含探讨性、争议性、学术性的成分。在实际工作中，有时我们见到公文起草者为公文中的某一提法与机关领导争执不下，坚持己见，不作必要的妥协，甚至提出“领导认为不合适，另请高明”，这种种做法、说法，都是由于对公文写作的忠实性缺乏全面、正确的理解和认识的缘故。当然我们所讲的忠实性，是忠实于党和国家方针、政策，忠实于制文机关的意图，这个制文机关既是一个领导集体、是组织，也包括正确执行党和国家方针、政策和上级指示、决策的领导者个人。
（3）公文写作是实际性的写作。公文与供读者欣赏的文学作品不同。撰写文件不能像文学作品那样对生活中的素材加以提炼集中创造出典型，也不能用含蓄的倾向性笔法去感染读者，让读者自己去联想和品味。公文是办事的工具，要用它来指导工作和处理问题，这一根本的性质，要求公文的撰写者必须讲究实际。这里所讲的实际，主要包括：一是制文要从实际出发。要按公务活动的客观实际需要来确定是否行文，转发上级的文件，不能简单地照抄照转，只当“收发室”“传声筒”。二是公文的内容必须符合实际。情况要准确，材料要可靠，做到“案皆可考”“言必有证”。
（4）公文写作是限时性的写作。在公文写作中，像文学创作中那种不受时间严格约束，自己觉得不够得心应手时先放一放、看一看、想一想的情况虽然也有，但十分少见。日常公文的起草都受着十分严格的时间限制。如遇有急需向下传达的重要事项，紧急向上反映的重要问题，领导同志临时决定的一些文字材料的整理（如请示、汇报材料、讲话材料、答复下级的来文等），有时必须在几天，甚至一两天内撰写出来。面对这种情况，公文的撰写者不得不放弃节假日的休息，以至抱病伏案、推迟婚期地去赶制公文，这也是秘书写作人员的美德所在。有时一份公文，由接受领导意图、构思、立题、定格到起草成文，仅仅只用了几个小时，这种严格的写作限时性，又锤炼了秘书写作人员思维敏捷、动作迅速的工作能力和“倚马可待”之才。
“文书”“公文”“文件”这三个概念极其相近，很难严格区分。从内涵来看，在许多情况下是通用的，具有同一性。比如文书的核心和主体部分是公务文书，而公务文书就是公文；公文既包括法定公文，也包括机关常用应用文，或称准公文。而法定公文就是我们通常所说的“文件”。另外，在日常习惯称呼上，这三个概念也往往略有区别。行政机关一般习惯将公务文书称为“公文”，而党的机关却习惯叫做“文件”。由此可见，文件、公文、文书在某种意义上是相同的，内涵完全一致；但它们之间也有一定的区别，即文书的外延较大，它一般包括公务文书和私人文书；公文的范围次之，即指公务文书；文件的范围较窄，通常专指各级党政机关制发的有固定版头的正式公文。除此之外，还有一点，文书是一个集合名词，泛指在各种公务活动中产生的全部文字材料（私人文书除外），公文亦是如此，而文件却不然，它不仅是一个集合名词（指文件的全部），同时也是一个具体名词。
份号与字号均是公文中的格式项目，但不是同一概念。主要区别是：
（1）内涵不同。份号即份数序号，是将同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号；字号即发文字号，是按一定的顺序为不同的公文所编制的序号。
（2）标识范围不同。份号不是每篇公文都需标识，它一般只适用于“绝密”和“机密”级公文，目的在于便于管理，以防遗失和泄密；但字号适用于机关所有的正式公文，用以标明一个机关在一定时期内发文的数量和次序。
（3）标识位置不同。份号需要顶格标识在公文版心左上角第1行；而字号则标识在发文机关标识下方居中（下行文）或者左下侧（上行文）。
（4）标识方法不同。份号要用阿拉伯数码标识，而且可以编虚位（如“000015”）；而字号则需要载明发文机关代字、年份和序号三个要素，其中“年份”“序号”用阿拉伯数码标识，“年份”应标全称，用六角括号“[]”括入，“序号”不能编虚位（即1不编为01）。
标题和主题虽都属文章学上的概念，但它们的意义是不同的。标题是公文的名称，它是文件内容和发文意图的提炼和概括表述，应当准确简要地表达出文件的基本内容和要求，使读者一目了然，提纲挈领地抓住文件的主题和中心，便于文件的阅办处理。标题的位置，应在间隔横线下的第一行，正文上端中央处。公文标题要反映三个方面的内容，即发文机关、事由和公文种类。不过三个方面内容也可以省略其中的某一个方面，应视情而定。既可省略发文机关，也可省略事由，还可省略发文机关和事由，只写公文名称。
主题在公文中的含义是：作者在一篇公文中，通过具体材料所表达的最主要的思想。即一篇公文的“灵魂”和“统帅”。因此，我们应当这样理解主题：它不是文章标示的内容，而是文章表达的思想，是作者见解、观点、主观意图在文章中的体现，这是其一。其二，主题是文章所表达的最主要的思想。在文章的全部思想内容中，贯穿全篇的最主要、最基本的核心思想才是主题。其三，主要是通过具体材料表现出来的，没有具体材料的表现便没有主题。
综上，一言以蔽之：标题是公文的眼睛，主题是公文的思想。
试行和暂行都是文件尚不成熟、完善阶段的表达方式。试行是试验性的办理。一些目前先行办理、执行一段时间后将根据实际情况予以修改的文件，通常将“试行”二字用括号标注在文件标题的后面，例如《中华人民共和国民事诉讼法（试行）》等。
暂行是暂时实行的文件，亦即将来还要制定或改成成熟的文件。通常将“暂行”加在文件标题之中，不单独用括号标注。例如《国家行政机关公文处理暂行办法》。“暂行”一般只适用法规和章程的文件名称之中，而不适用于法律名称之中。
附件和附录在公文领域所表示的概念不同。附件是公文格式的组成部分，附录不属公文格式的内容。随文转发、报送文件，随文颁发的制度、办法、规章，有些文件中的报表、名单、说明材料等，通常作为附件处理，随在正文之后，它是公文的组成部分，作为正文的补充和说明或参考材料。凡有附件的公文，应在正文之后，落款之前，注明附件的标题和件数，附件附在公文主文的后面。附录是附在正文后面与正文有关的文章或参考资料，它不是公文的组成部分。附录常常在编写书籍教材时使用，附录一些有关法律、法规和规章以及其他参考材料。编写书籍教材绝不能使用附件的概念，附件的概念只用于公文之中。
起草和拟稿指的是一个意义，即撰写公文，是公文形成过程中的基础工作，它既是公文形成过程中关键性的一道工序，也是公文办理中的重要环节。
核稿不同于把关。核稿是把关的一种形式，是在文稿草成后进行的；而把关可以贯穿于公文形成的全过程，文稿起草前有把关，起草中有把关，文稿签发时仍有把关问题，甚至文稿送印发出之前都有一个把关问题。
它们均是公文主体部分的格式项目，但各自的含义和用途不同。“附件说明”指的是公文如有附件，要在正文下一行左空2字处标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件后不加标点符号。附件如有多份，要有序号，使用阿拉伯数码。总之“附件说明”指的是附件这一公文格式项目要素的标识问题。
“附件”则是指公文主件所应附的公文附件，即实质上的附件。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文具有同等效力。顺便提及的是，附件应当置于正文之后，版（文）尾之前，并与主件一起装订。实践中不少机关把公文的版记（文尾）置于公文主件之后，附件之前，形成主附分离，这是不正确的。
“附注”则一般是指对公文的阅读传达范围，使用时需要注意的事项加以说明的文字，例如“此件发至县团级”“此件可见报”等，它通常标识于成文日期的左下方。附注不是对公文的内容作出解释和注释，对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方法加以解决，为此，使用附注时要加以注意。
成文日期亦称制文日期，是公文生效时间的根据之一。凡公文都要准确清楚地标识成文日期，它直接关系到一篇公文的时效。对其确定一般依这样的标准进行：会议通过的公文，以会议通过的日期为准；领导人签发的公文，以签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；法规体公文以批准日期为准；电报及一般信函以实际发出日期为准。成文日期标识于正文的右下侧或者标题之下（多用于会议讨论通过的公文及法规体公文），要注意写全年、月、日。另外需要注意的是，根据新《格式》的规定，党政公文的成文日期统一使用阿拉伯数码标注。
发文日期又称印发日期，是指公文的印制和发出日期，标识这一要素是为了准确反映公文的生成时效，对其确定要以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码，标识于公文版记部分“抄送机关”之下的位置。要特别注意成文日期与印发日期在时间上的同一性和差异性，亦即二者可能一致，也可能不一致。但在不一致时，印发日期只能晚于成文日期，而绝不可能提前。
公文中签署与签发是不同的，签署是指以机关领导人名义发文，由签发公文的领导人在公文正本署名位置亲笔签名，或者对于大批印发的公文加盖签发人的手章，它代表发文机关。只有以签发人名义制发的公文，才有签署可言。需要签署的公文，主要包括命令（令）、协议、合同、证明书等，签发人要在指定的位置盖章，一经署章，即发生效力。签发则是指公文办理最后审定文稿时的程序，领导人在公文处理专用纸或公文原稿上签名，是最后定稿和批准发出的一个关键环节。机关发出任何一份公文，都要经过领导人签发，未经签发的公文，不能生效。
“签发”与“签发人”不同。签发是公文办理过程中的一个环节，签发人是公文格式中的一项内容。签发是指领导人对经过审核的文稿进行最后审定，签署印发，是形成文件的最后的决定性环节。机关发出的文件，均应经过领导人签发，才能成为定稿，即行生效、发出。签发人是指签发公文的领导者。签发人应在公文用纸签发栏中签署自己的意见，一般要写“发”“印发”“急发”等字样，签名，写明日期，以示负责。上报国务院的公文，应注明签发人。
批转和转发都是一种重要的公文发布方式。其中批转适用于上级机关对下级机关公文的处理，是上级机关对下级机关的文件材料，批注意见后下发所属单位贯彻或参考的行文方式。转发适用于把上级、平级和不相隶属的机关的文件材料下发给所属机关贯彻执行或学习参考。行文部分由转发行文和转发对象（被转发的文件材料）组成。批转与转发的不同之处，是在对被转材料的选择上，批转只能是对自己所属下级单位形成的文件材料，而转发既可以转上级的文件材料，又可以转下级的文件材料，还可以转平级形成的文件材料。
《中华人民共和国公务员法》自2006年1月1日起正式施行，原来的《国家公务员暂行条例》同时废止。原《国家公务员暂行条例》中的“国家公务员”概念将被《公务员法》中的“公务员”概念替代。国家人事部有关负责同志表示，我国公务员没有“国家公务员”和“地方公务员”之分，“国家公务员”概念容易引起误解。“国家公务员”应统一改称“公务员”，在制定有关法规、政策文件时以及在正式场合，均应使用“公务员”这一新的法律概念。
原《国家公务员暂行条例》中使用的是“国家公务员”的概念，但事实上国家和地方对公务员的称呼一直不统一，如中央、国家机关公务员通常被称为“国家公务员”，而具体到省、市、地方则称为“某省市国家公务员”。
从五年计划到五年规划，一字之变，中外关注。规划取代计划，是中国在宏观经济运行方面变政府主导为以市场为基础的进一步转变，展示中国作为一个迅速发展的经济体，是世界众多市场经济国家的一员；一字之变，与构建和谐社会的宏伟目标紧密相连。规划取代计划，是政府工作方式转变的一项内容；规划取代计划，是中国为适应加入WTO后的新形势而做出的一个非常关键、重要的改动，是中国加大对外开放力度的一个举措。
“以致”通常用于下半句话的开头，表示下面的结果是由上述的原因所带来的。例如，“该人由于不断赌博，不听组织上的忠告，以致爱人与其离婚，自己也被开除党籍”。“以至”是表示在时间、数量、范围上的延伸或扩大。例如，“李某变得很快，由‘反腐精英’蜕变成一个贪污巨款的罪犯，满打满算没超过一年，以至许多人感到惊讶不解。”
“制定”是制作、定出的意思，在公文中习惯用于较大场合，如制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法规等；“制订”是制作、订立的意思，公文中习惯用于具体规章制度的订立，例如“最近一个时期，我们单位相继制定了防火、防盗、防毒等安全管理制度。”
“实施”与“施行”这两个词语的词义十分接近，在使用过程中只有习惯上的区别，而没有对错之分。语言中的“习惯势力”非常强大，有些用法单从语法上、逻辑上很难判定谁是谁非。对于法令、政策和规章制度，既可施行，也可实施。只不过在习惯上，“本条例（规定、办法等）自公布之日起施行”，用“施行”；而条例“施行”之后，还可以制定“实施”细则。
“必须”与“必需”都含有“一定要”的意思，都可以作表示可能与意愿的动词，有时也可互换。其中“必须”通常置于动词或形容词之前，用以表示动作行为或性质状态的必要性；而“必需”则通常是指“不可缺少”“一定要用”，是动词，但不带宾语；也可以放在动词和形容词之前，与“必须”的用法相同；或者放在名词之前，起修饰作用，例如“必需的用品”等。
“大约”“大概”属于副词，二者可以通用。但“大约”通常用于对数量的估计，而“大概”多用于对情况的估计。并且“大概”也用于表示事物的概况，近似名词；而“大约”无此用法。至于“大略”则指事物的基本情况，或者表示大致、不够详细之意，或者指“大的计谋”，是名词。由此可见，三者在使用上还是有一定的区别。
从词性上看，二者都是形容词，都指“不深”之意。但程度有所不同，其中“肤浅”通常用于人的思想认识、理论、体会等方面，意为“浅薄的”“表面的”“不多的”“不深刻的”；而“浮浅”通常用于人的作风方面，意为“空虚的”“浅薄的”“不切实的”，而且往往带有贬义。
从词性上看，三者都是动词，都表示许可、同意，但词意轻重有所不同，其中“容许”语气较重，意为“容纳”“许可”；“准许”语气也较重，一般用于上级对下级；而“允许”语气较轻，意为“答应”“同意”。
从词性上讲，“须要”是能愿动词，“需要”是动词；从表意上讲，“须要”指“一定要”，通常放在动词的前面，用以表示动作行为的必要性；“需要”指“一定要”或“应该有”“必须有”，还指对事物的欲望和要求。
审核与复核都是公文处理过程中的重要程序，但有所区别。其中审核适用于拟制程序，复核则适用于发文办理程序。按照新《条例》第二十条的规定，公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。第二十一条又规定，“经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。”
复核是发文办理的首要程序。根据新《条例》第二十五条的规定，“已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。”
拟办和批办都是收文办理过程中的重要程序，但内涵不同。其中拟办是文秘部门在收到上级机关下发或者交办的公文以后所提出的初步意见，供机关领导人或有关负责人定夺。拟办意见类似请示或建议，尽管寥寥数字，却是协助机关领导者或部门负责人考虑问题、处理工作、搞好公文处理的一个比较重要的环节，因此要切实可行，能够真正起到参谋和助手的作用。批办则是机关或部门的领导人对公文应如何处理所作的批示，其作用在于方便领导人或负责人及时阅读来文，了解工作的进展情况，加强对本机关、本部门办文工作的具体领导。
款和项是法律、法令、规章、条约等法规体公文中条文所分的项目。法规体公文多采用章条款式的结构模式，通常是章下分节、节下有条、条下列款、款下设项、项下标目；也有章下直接分条，条下直接设项的。其中，章、节、条三个级次都有明确的序数予以标示，不会出现问题，但有些人对款和项却常常混淆不清。实践中，经常见到有些公文特别是司法公文在引用法律条文时，或是将“项”写成“款”，或是将“款”写成“项”，这是不够恰当的。因为条下的款与款之间，项与项之间，意义迥然有别。那么，如何准确地加以区分呢？方法是“起段为款，括码为项”。即在“条”这一层次之下，凡属以自然段形式显示的则称“款”，而加以括号标识序码形式显示的则称为“项”。
发文机关是指制发公文的机关和发文的名义，是公文的重要组成部分之一。
它主要以版头、署名和印章等为标志。根据公文的性质、内容以及作者的职权范围和工作需要，发文机关可有以机关名义发文、部门行文、联合发文和以首长名义发文等几种形式；要注意使用全称或者规范化简称，不可随意简化；还要注意使版头部分的发文机关名称与发文字号中的机关代字、标题中的作者名称、文尾署名（落款）以及印章中的机关名称保持一致，做到“五统一”。
印发机关不是指公文的发文机关，而是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。当然，有的机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，则此种情形下发文机关与印发机关是一致的。公文的印发机关位于公文末面抄送范围之下，用4号仿宋体字标识。
罢免案、撤职案以及免职案是法律赋予各级人大及其常委会在特定情况下行使的人事监督职权。“罢免”是相对选举而言的免职方式，依据《宪法》第65条第2款、第77条、第102条第2款、第103条第2款，《地方组织法》第26条、《代表法》第75条规定，被选出的人大代表和国家机关领导人，需免去其职务的，由原选举单位、选区、选民依照法律规定的程序罢免；同时《选举法》第九章专门规定了选民或选举单位都有权罢免自己选出的代表，并对罢免案的提出在人数、程序等方面作出了明确规定。“免职”是人大常委会对由它任命和决定任命的国家机关人员免去职务的方式。《地方组织法》第44条第9项、第10项、第11项规定了地方各级人大常委会对“一府两院”“三长”的任免权的行使方式。同时，《宪法》也对免职案的提出，在免职对象、方式等方面都作了明确规定。“撤职”是指对人大常委会任命和决定任命的国家机关人员有违法违纪或严重错误行为的处置方式。撤职是一种行政处分，是各级人大常委会行使人事任免权的一种重要监督手段。《地方组织法》第44条规定了地方各级人大常委会的职权，其中第12项职权就是在闭会期间有决定撤销个别本级政府副职，有决定撤销由它任命的本级政府其他组成人员和“两院”副职以下人员的职务。《监督法》第八章“撤职案的审议和决定”专章就各级人大常委会对撤职案的审议和决定作出了更为明确的规定。明确了“一府两院”、人大常委会主任会议、人大常委会五分之一以上组成人员书面联名也可以提出撤职案，但要经人大主任会议决定是否提请常委会会议审议；或由主任会议提议，经全体会议决定，组织调查委员会对拟撤职对象的问题进行调查。撤职案在提请常委会表决前，被提出撤职的人员有权在常委会上提出申辩意见。撤职案的表决采用无记名投票的方式，由常委会全体组成人员的过半数通过。“辞职”，是指人民代表大会选举或人大常委会任命、决定任命的人员，本人主动提出辞去自己所担任的职务。《地方组织法》第27条规定，县以上地方各级人大常委会组成人员和政府组成人员、人民法院院长、人民检察院检察长，可以向本级人民代表大会提出辞职，由大会决定是否接受辞职。大会闭会期间，可以向本级人大常委会提出辞职，由常委会决定是否接受辞职。常委会决定接受辞职后，报本级人民代表大会备案。人民检察院检察长辞职的，还须报上一级人民检察院检察长提请该级人大常委会批准。乡镇人大主席、副主席，乡长、副乡长，镇长、副镇长可以向本级人民代表大会提出辞职，由大会决定是否接受辞职。《选举法》第49条规定，全国人民代表大会代表，省、自治区、直辖市、设区的市、自治州的人民代表大会代表，可以向选举他的人民代表大会的常务委员会书面提出辞职。县级的人民代表大会代表可以向本级人民代表大会常务委员会书面提出辞职，乡级的人民代表大会代表可以向本级人民代表大会书面提出辞职。
这些都是人大及其常委会行使任免权的方式。任免是县级以上地方各级人大常委会根据主任会议、“两院”正职领导人的提请，任命同级人大常委会机关、“两院”副职等有关人员担任某一领导职务或者免去有关人员所担任的职务。根据《地方组织法》第44条第9项、第11项、第12项规定，县级以上地方各级人大常委会的任免对象是：根据主任会议提名，补充任命专门委员会的个别副主任委员和部分委员，任免人大常委会各委、办、室主任；根据本级人民法院院长的提请，任免法院其他组成人员职务；根据本级人民检察院检察长的提请，任免检察院其他组成人员的职务。决定任免是地方各级人大常委会根据同级政府正职领导的提名，作出由某人担任国家机关的某一领导职务或者免去有关人员所担任的国家机关职务的决定。根据《地方组织法》第44条第9项、第10项规定，县级以上地方各级人大常委会在本级人大闭会期间决定副省长、自治区副主席、副市长、副州长、副县长、副区长的个别任免；根据人民政府正职领导人提名，决定本级人民政府秘书长和政府各组成部门正职领导人的任免。“批准任免”是指对下一级国家权力机关依法作出的任免事项予以批准认可，履行同意手续。现行的法律规定，只限于人大常委会对下一级人民检察院检察长行使，这是检察机关双重领导体制决定的。根据《检察官法》第12条规定，地方各级人民检察院检察长的任免，须报上一级人民检察院检察长提请该级人民代表大会常务委员会批准。