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党政公文的格式是指其外形结构的组织与安排，即包括哪些要素，以及这些要素在页面上的标识构成。格式是党政公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别党政公文与一般文章的重要标志，也是保证党政公文的质量和提高办文效率的重要手段。
一般而言，党政公文的格式应当包括用纸格式、印装格式、文面格式和特定格式四个方面。
关于党政公文用纸的幅面规格，《条例》中规定应当采用国际标准A4型（即210mm×297mm）。并进一步规定，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定（见《条例》第十二条）。
即党政公文的印制和装订格式。《条例》第十条明确规定，“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。”而在《格式》中明确规定公文应当“双面印制，页码套正，两面误差不超过2mm。”“公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。”《条例》第十一条规定：“公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。”
党政机关的公文文面格式，按照《条例》第九条的规定，“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”第十条规定：“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。”《党政机关公文格式》将党政公文的格式要素划分为三部分：版头、主体、版记。每一部分分别包括若干具体格式要素，现分述如下：
1.版头部分
是指位于公文首页红色分隔线以上的部分，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等6个项目组成。
（1）份号。
份号即公文印制份数的顺序号，系指将同一篇文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号。份号只在涉密公文中使用，用6位3号阿拉伯数字顶格编排在公文版心左上角第一行。数字前面可编虚位（如000001）。
（2）密级和保密期限。
密级是指公文的秘密等级，是根据公文内容的重要程度而划分的等级，是公文格式的组成项目之一。根据《条例》第九条第（二）项规定，涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。《格式》7.2.2规定，如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在公文版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
密级和保密期限之间应用“★”隔开。
（3）紧急程度。
紧急程度是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。它也是党政公文格式的组成项目之一。
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在公文版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则应按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
值得注意的是，有的文件在标题中对紧急性质已作了表示，如《关于×××的紧急报告（或紧急通知、紧急指示）》等，就不再另外加注紧急程度标志。
要注意原来行政公文紧急程度的划分只有“特急件”和“急件”两种，《条例》中的表述有了变化，标识时一定要准确规范，不可将“急件”写为“紧急”“加急”或“急”等。
（4）发文机关标志。
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
在具体布局上，发文机关标志要居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
（5）发文字号。
发文字号又称发文号、发文编号。它是党政公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号。编制发文字号，主要是为了便于文件的发出、查询、引用和保管。
编制发文字号的方法和要求是：
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序序号三个要素构成。先是发文机关代字，中间是年份，最后是发文顺序号。机关代字中应明确发文的含义，如“中发”“国发”等；年份、发文顺序序号用阿拉伯数字标注；年份要用公元全称，并用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01，在阿拉伯数字后加“号”字。
几个单位联合行文时，不应一文多号，应只标主办机关的发文字号。
发文字号的位置，应当编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
发文字号，一般用3号仿宋体字标识。
（6）签发人。
签发人指公文签发人的姓名。公文上标注签发人的姓名，有利于进一步增强公文签发者的责任感。
值得注意的是，只有上行文才需要标注签发人。其位置必须与发文字号同处一行。
在具体标注上，“签发人”3个字用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
2.主体部分
主体是指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分，又称内文，是党政公文的实质性内容，由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。
（1）标题。
标题是党政公文的“眉目”，是一篇公文整个结构要件的核心。按照新《条例》的规定，公文标题由发文机关名称、事由和文种三个要素组成，例如《国务院关于促进民航业发展的若干意见》一题，“国务院”是发文机关；“促进民航业发展”是事由；“意见”是文种。这里，“发文机关名称”和“事由”之间需用介词“关于”衔接，“事由”和“文种”之间要有结构助词“的”相连，构成公文标题的特定语法结构模式。
拟制公文标题，其基本要求是要做到准确、简洁、齐全和美观。其中准确是指事由部分对公文内容的概括要准确。文种的使用也要准确；简洁是指要用尽可能简要的文字概括出公文的基本内容。为此，即应竭力压缩事由部分的用字，并要尽可能地避免诸如“的通知的通知的通知”之类的文种重叠使用的情况。齐全是指要尽可能地载明发文机关名称、事由和文种三个要素，一般不宜随意省略。美观是指要在文面上将拟制出来的标题合理地加以排列设置，使之清晰整洁，醒目匀称，给人以美感。
按照《格式》的规定，公文标题“一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。”在排列时，应视具体情况灵活运用，做到既美观醒目，又合理得体，能给阅者以形态上的美感。
（2）主送机关。
主送机关是指党政公文的主要受理机关，它负有办文的责任，要对公文所涉及的内容进行办理和答复。对于主送机关的确立和标识，应当把握如下几点：
通常在一般情况下，一篇公文只有一个主送机关，特别是上行文的请示，更应如此；
上行文的“报告”，其主送机关可能不是一个（比如受双重领导的机关向上级行文报告即是如此），在这种情况下，即应根据报告所涉及内容的管理和分工的不同，将其中负有主责的上级机关名称写在前面，并用“并报”联结另一个上级机关名称；
下行文（普发性和周知性公文）的主送机关如果不止一个，要注意其排列的次序。一般是按等级高低顺序排列，即将等级高的机关名称写在前面，等级低的机关名称写在后面；
主送机关名称如果不止一个，要注意其相互之间标点符号的使用。一般是在不同的系统和级别之间用逗号隔开，同一系统内部的各单位之间用顿号隔开，在最后一个主送机关名称之后加注冒号；
主送机关名称应当使用全称、规范化简称或者是同类型机关统称，切忌随意使用简写；
主送机关一般使用3号仿宋体字，编排在标题之下空一行的位置，居左顶格，如果主送机关名称过多需要回行时，仍需顶格。在最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移置版记。
（3）正文。
正文是党政公文的主体，用来表述公文的内容，是一篇公文写作的关键所在。正文一般由三个部分构成：
一是开头部分，或称“凭”，即凭什么发文，主要是阐明发文的依据和理由。其内容或交代引据，或讲明背景、原委，或概述情况，或篇前撮要，或明了目的，应根据不同的发文意图、行文对象和文种等酌情确定。
二是主体部分，或称“事”，即什么事情或什么事项。内容或针对问题进行分析，在分析问题、讲明道理的基础上提出解决问题的办法；或直陈要求、意见；或提出主张、列摆措施、讲明办法；内容复杂的公文，由于其所涉及的事项很多，因此要特别注意各事项之间的逻辑顺序和层次安排。
三是结尾部分，或称“断”，即论断、判断，是正文的结论，多数为提出意见、措施、办法和要求等。这部分的用语要适应不同文种的需要而异，切不可千篇一律。如上行文一般可用“当否，请批示”“以上是否可行，请批示”等；下行文一般可用“希即遵照”“特此通知”“此布”“此复”“此令”等；平行文一般可用“为荷”“为盼”“为要”“特此函复”等。
正文各部分之间的界限并不是截然分明的，有些内容简单、篇幅较短的公文，有时即表现为或“凭”“事”合一，或“事”“断”合一，或“凭”“事”“断”合一，以使行文趋于简练明快。
按《格式》的规定，公文首页必须显示正文。正文部分一般用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特殊情况可以作适当调整。正文的具体位置应编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。
（4）附件说明。
附件说明应当标注公文附件的顺序号和名称。其位置在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（5）发文机关署名。
俗称“落款”，是党政公文的一个重要格式项目。根据《条例》和《格式》的规定，发文机关署名应当“署发文机关全称或者规范化简称”。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
（6）成文日期。
成文日期即公文生效的日期，也是党政公文格式的一个重要组成部分。成文日期确定的原则是：会议通过的决定等以会议正式通过日期为准；经领导人签发的公文，以签发日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准；法规性文件以依法批准日期为准；一般电报、信函等则以实际发出日期为准。
成文日期在文面上的位置有两种安排方式：一是在标题之下，年月日用括号括起来，适用于经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”（即带有红色版头的文件）形式发出且无主送标识的公文。二是在发文机关署名右下方。根据《格式》的规定，成文日期“用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。不能采取“16年10月30日”“16·10·30”之类的简化形式。
（7）印章。
印章是机关职权的象征，是公文生效的标志，它也是党政公文格式的一个重要组成部分。根据《条例》的规定，“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”
公文用印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。用印要注意清晰、端正，位置准确。在具体标识上，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
对于不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。对于加盖签发人签名章的公文，单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。
（8）附注。
附注即指公文的印发传达范围（阅读范围）等需要说明的事项。
确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行。需要限定阅读范围的，一般属于机密文件，不是机密文件没有确定阅读范围的必要。公文如有附注，应当居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（9）附件。
附件是附属于正文的说明、补充或者参考资料。附件不是每份公文都有，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。
常见的附件有两类：一是用于补充说明或证实文件正文的附件，包括各种形式的说明材料、参考材料、图表、凭据等；二是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。前一类附件是真正意义上的附件；后一类附件实际上是主件，而主件实际只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
3.版记部分
版记部分又称文尾，位于公文末页下部，以分隔线相夹，分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。主要由抄送机关、印发机关和印发日期两个要素组成。
（1）抄送机关。
抄送机关与主送机关相对应，二者合称党政公文的受文机关。它是指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
对于抄送机关的确立，应当注意无论是上级、下级或是不相隶属的机关，一律统称“抄送”，不要出现“抄报”“抄发”之类的写法。
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
（2）印发机关和印发日期。
印发机关和印发日期亦称承办文件记录，一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
党政公文的具体版式参见书后附录。