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公文格式简而言之就是指公文的表现形式。它相对于公文的内容而言，既由公文的内容所决定，又服务于公文的内容需要。公文格式的范畴包括公文采用的介质、公文印制要求、公文中数据的表示、公文各要素的排布等内容。具有统一规范的格式，是党政公文的显著特征之一。它不是人们任意强加给公文的，而是其本身的一种客观需要，是其写作结构的规律性表现。党政公文按照规定的格式进行拟制，主要目的和作用是为了确保公文的完整性、准确性和规范性，并且便于公文的处理和办理。
公文的格式是指其外形结构的组织与安排，即包括哪些要素，以及这些要素在页面上的标识构成。格式是党政公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是它与一般文章的重要标志，也是保证党政公文的质量和提高办文效率的重要手段。
《党政机关公文处理工作条例》在第三章占用重头篇幅，对党政公文格式问题做出明确具体规定。同时《党政机关公文格式》（GB／T9704—2012）国家标准又对此一问题进一步加以细化，使之更为严整和精密。就一般而言，党政公文的格式应当包括用纸格式、印装格式、文面格式三个方面。
关于党政公文用纸的幅面规格，《党政机关公文处理工作条例》第十二条明确规定：“公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。”可以看出，党政公文用纸纸型需统一采用国际标准A4型，即297mm长，210mm宽。特殊形式的公文，诸如公告、通告等，其用纸幅面规格不受此限。
即党政公文的印制和装订格式。《党政机关公文处理工作条例》第十一条规定：“公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。”公文印制应当从左至右横排，采用双面印刷。在装订上，通常采用左侧装订的形式。
党政公文文面格式，按照《党政机关公文处理工作条例》第九条的规定，“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。按照惯例，一般将这些要素分别归入版头部分、主体部分和版记部分三大板块。现分述如下：
是指位于公文首页红色分隔线以上的部分，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人6个项目组成。
份号即公文印制份数的顺序号，系指将同一篇文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号。值得注意的是，对于份号的标注，原来规定只在涉及绝密、机密级公文中需要标注，根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，凡是涉密公文都应当标注份号，即秘密级公文也需标注份号。在具体方式上，应用6位3号阿拉伯数码顶格居左标识于公文首页版心左上角第一行。数字前面可编虚位（如0000011）。
密级是秘密等级的简称，是根据党政公文内容的重要程度而划分的等级，是公文格式的组成项目之一。党政公文的密级分为绝密公文、机密公文和秘密公文三个等级，由发文机关根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关规定确定。
根据有关规定，公文的秘密等级，标注于份号下方，具体标识为“★”，“★”之前标注密级，之后标注保密期限。未明确标注保密期限的，绝密、机密、秘密级公文一般按照30年、20年、10年的期限认定。
密级和保密期限一定要编排在版心左上角第二行。因为按照《党政机关公文处理工作条例》的规定，“涉密公文应当标注份号”，这就意味着标注密级必须同时标注份号，份号编排在第一行，则密级和保密期限一定编排在第二行。
紧急程度是对党政公文送达和办理的时限要求。它也是公文格式的组成项目之一。根据规定，党政公文的紧急程度，紧急公文应当分别标明“特急”“加急”，电报应当分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”。此外，有的公文在标题中对紧急性质已做了表示，例如《中共××县委关于××××的紧急报告（或紧急通知）》等，就不再另外加注紧急程度标志。
要注意党政公文紧急程度称谓的规范，即要写明“特急”“加急”，而不可写为“特急件”“紧急”和“急件”等。
俗称“版头”，又称“文头”，是指公文首页上端所印制的一行套红大字，通常所说的“红头文件”就是指这个要素，用以标识发文机关名称，体现公文的权威性和庄重性。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称”。
发文机关标志一般要使用小标宋体字，用套红大字居中印在公文首页上部，其字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。按照约定俗成的惯例，公文版头可分为大版头、中版头和小版头三种情况。其中大版头的尺寸规格为22mm×15mm，用于中共中央文件和国务院文件，而中央、国务院各部委及省、市、自治区党委、政府机关的公文版头以不超过这个标准为限；中版头的尺寸规格为15mm×10mm，适用于地委、行署级的党政机关；小版头的尺寸规格为10mm×8mm，适用于县级及县级以下的党政机关。在民族自治地方，发文机关标志可以并用民族自治的文字和汉字印制。
发文字号即向外发文的登记编号，又称发文号、发文编号。它是党政机关公文格式中一个不可缺少的组成部分。编制发文字号，主要目的是为了便于文件的发出、查询、引用和保管。
编制发文字号的方法和要求是：
（1）发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。先是发文机关代字，中间是年份，最后是发文顺序号。需要注意的是，在发文机关代字中应明确发文的含义，如“中发”“冀党发”等；年份要用公元全称，并用六角括号括入；序号不编虚位（1不编为001，不加“第”字）。
（2）联合行文时，只标主办机关的发文字号。
（3）发文字号的位置，应以置于版头之下正中位置为宜。上报的公文，应置于版头“发文机关名称”的左下侧。
（4）发文字号用3号仿宋体字标识。
签发人指公文签发人的姓名。根据规定，只有上报的公文才需要标注签发人，而且位置必须与发文字号同处一行。
“签发人”3个字用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如果有多个签发人姓名，应当每行排布2个签发人姓名，回行时与上一行签发人姓名首字对齐。
在公文上标注签发人的姓名，有利于增加决策的透明度，有利于基层和广大干部群众对决策的监督，进一步增强公文签发者的责任感。
这部分是公文的主体和核心，又称内文，是党政机关公文的实质性内容，由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9个要素组成。
标题是公文的“眉目”，是一篇公文整个结构要件的核心。按照《党政机关公文处理工作条例》的规定，公文标题由发文机关名称、事由和文种三个要素组成。例如《中共中央关于加强新形势下党的建设若干重大问题的决定》一题，“中共中央”是发文机关；“加强新形势下党的建设若干重大问题”是事由；“决定”是文种。这里，“发文机关名称”和“事由”之间需用介词“关于”衔接，“事由”和“文种”之间要有结构助词“的”相连，构成公文标题的特定语法结构模式。
值得注意的是，对于公文标题，原来曾经规定视具体情况，有些公文标题可以省略发文机关名称或者事由，甚至仅以文种作为标题。但根据新的规定要求，公文标题无论如何都应完整载明发文机关名称、事由和文种三个要素，不可或缺。这样，有利于受文机关全面、准确地理解和把握公文的实质和核心，也有利于公文的办理和处理。
拟制公文标题，其基本要求是要做到准确、简洁、齐全和美观。其中准确是指“事由”部分对公文内容的概括要准确，文种的使用也要准确；简洁是指要用尽可能简要的文字概括出公文的基本内容。为此，即应竭力压缩事由部分的用字，并要尽可能地避免诸如“的通知的通知的通知”之类的文种重叠使用的情况；齐全是指要完整地载明发文机关名称、事由和文种三个要素，一般不宜随意省略；美观是指要在文面上将拟制出来的标题合理地加以排列设置，采用梯形或者菱形的排列形式，回行时要注意做到词意完整、布局匀称、间距恰当，使之清晰整洁，醒目匀称，给人以美感。
主送机关是指公文的主要受理机关，它负有办文的责任，要对公文所涉及的内容进行办理和答复。对于主送机关的确立和标识，应当把握如下几点：
（1）主送机关名称应当使用发文机关全称、规范化简称或者同类型机关的统称，切忌随意苟简；
（2）在一般情况下，一篇公文只有一个主送机关，特别是上行文的请示，更应如此；
（3）上行文的“报告”，其主送机关可能不是一个（如受双重领导的机关向上级行文报告即是如此），在这种情况下，即应根据报告所涉及内容的管理和分工的不同，将其中负有主责的上级机关名称写在前面，并用“并报”联结另一个上级机关名称；
（4）下行文（主要是指普发性和周知性公文）的主送机关如果不只一个，要注意其排列的次序，一般是按等级高低顺序排列，即将等级高的机关名称写在前面，等级低的机关名称写在后面；
（5）如果主送机关含有党委、政府、军队以及群众团体，则应分别按照党、政、军、群的顺序排列，不可前后弄混；
（6）主送机关名称如果不止一个，要注意其相互之间标点符号的使用，一般是在不同的系统和级别之间用逗号隔开，同一系统内部的各单位之间用顿号隔开，在最后一个主送机关名称之后加注冒号；
（7）主送机关一般使用3号仿宋体字，在标题之下、正文之上靠左顶格标识，如果主送机关名称过多需要回行时，仍需顶格；
（8）如果主送机关名称过多，以至于造成公文首页不能显示正文的情况，则应将主送机关移至版记部分。
正文是公文的主体，用来表述公文的内容，是一篇公文写作的关键所在。从内在逻辑角度讲，公文正文一般由三个部分构成：
一是开头部分，或称“凭”，即凭什么发文。主要是阐明发文的依据和理由，其内容或是交代引据，或是讲明背景、原委，或概述情况，或篇前撮要，或明了目的，应根据不同的发文意图、行文对象和文种等酌情确定。但有一点基本要求，必须做到开门见山，落笔入题，绝不能下笔千言，离题万里。
二是主体部分，或称“事”，即什么事情或什么事项。内容或针对问题进行分析，在分析问题、讲明道理的基础上提出解决问题的办法；或直陈要求、意见；或提出主张、列摆措施、讲明办法；内容复杂的公文，由于其所涉及的事项很多，因此要特别注意各事项之间的逻辑顺序和层次安排。
三是结尾部分，或称“断”，即论断、判断，是正文的结论，多数为提出意见、措施、办法和要求等。这部分的用语要适应不同文种的需要而异，切不可千篇一律。如上行文一般可用“当否、请批示”“以上是否可行，请批示”等；下行文一般可用“希即遵照”“特此通知”“此复”“此令”等；平行文一般可用“为荷”“为盼”“为要”“特此函复”等。
正文各部分之间的界限并不是截然分明的，有些内容简单、篇幅较短的公文，有时即表现为或“凭”“事”合一，或“事”“断”合一，或者“凭”“事”“断”合一，以使行文趋于简练明快。
附件说明也属于公文主体部分的格式项目，它主要是交代公文附件的名称和顺序号。具体指的是公文如有附件，要使用3号仿宋体字在正文下一行左空两字处标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件后不加标点符号。附件如有多份，要注意标注顺序号，使用阿拉伯数码。附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。总之“附件说明”指的是附件这一公文格式项目要素的标识问题，与附件不是同一概念。需要注意的是，在公文正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后所附的内容不是公文的附件，因此在附件说明处不必标注相关内容。
即公文的制文机关，亦称落款，是指发文使用的名义，也是党政机关公文的一个重要组成部分。
发文的名义主要是以机关组织的名义为主，特殊情况有时也用机关领导人的名义。但以领导人的名义作为公文的作者，并非以其私人身份出现，而是以其所在机关法定负责人身份行使职权的一种表现。以机关名义发文应当署发文机关全称或者规范化简称，两个以上机关联合行文要联合落款。发文机关署名应与发文机关标志和标题中的发文机关名称保持一致。无论单一机关行文还是联合行文，都必须标注发文机关署名。落款的位置，应位于正文的右下方成文日期之上一行，以成文日期为准居中排布。如果发文机关全称较长，可以使用规范化简称，如果规范化简称仍然较长，发文机关署名可以考虑分为两行排列。
成文日期即公文生效的日期，是党政公文格式的一个重要组成部分。任何一份公文都应标明制成的具体时间，以确保公文的效力。成文日期确定的原则是：一般署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名下一行。决议、决定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
成文日期位于正文（或附件说明）之下空若干行（具体空几行是由机关或单位印章大小决定的）右空4字排布，必须写明年月日，用阿拉伯数字表示。年份要用全称，不得使用“15年10月30日”或者“15·10·30”之类的简化形式。
印章是发文机关职权的象征，是确认公文效力的凭证，它也是党政公文格式的一个重要组成部分。
根据规定，公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定版头的普发性公文和电报可不加盖印章。纪要文种也不加盖印章。
公文用印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。用印要注意清晰、端正，位置准确。一般的用印方法是采用下套的方式：确保印章下弧压在成文日期上，印章上弧与正文（或附件说明）应当控制在一行以内，上不压正文，印章的下弧要与成文日期的下边缘相切。
附注是指公文中需要说明的事项，诸如印发传达范围，亦即公文的阅读范围，它是对公文发送范围和阅读对象的限定。附注的位置一般在成文日期的下一行用3号仿宋体字居左空两字并在文字外加圆括号，回行时顶格。
需要说明的是，对于请示行文，应当在附注处注明联系人姓名和电话。
附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，也是党政公文格式的一个组成部分。附件不是每份公文都有，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。
附件是用于补充说明或证实公文正文的附件，包括各种形式的说明材料、参考材料、图表、凭据、名单、图形等，是公文正文的有机组成部分。附件应当单独编排，不管其前面有几页空白，要在其首页版心左上角第一行顶格编排“附件”二字，如果有多个附件，后面必须紧跟附件顺序号，顺序号后无须加冒号。附件标题编排在首页第三行的位置，附件序号和附件标题必须与附件说明中的内容完全一致。附件一般要与正文一起装订，并连续编排页码。附件必须位于公文的版记之前。
版记部分位于公文末页下部，其最后一个要素位于最后一行，主要由抄送机关、印发机关和印发日期两个要素组成。
抄送机关与主送机关相对应，是指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
对于抄送机关的确立，应当注意无论是上级、下级或是不相隶属的机关，一律统称“抄送”，不要出现“抄报”“抄发”之类的称谓。
抄送机关的位置，在公文末页的下端，用4号仿宋体字，左右各空一字，首先标注“抄送”二字，后加全角冒号，随后标注抄送机关名称。回行时与冒号后的第一个抄送机关的首字对齐，在最后一个抄送机关名称后面标注句号，标明结束的意思。其上下各印一条分隔线，两条横线之间写抄送机关名称，按照先上级、后下级，再不相隶属机关的次序排列。
即公文的送印机关和送印日期，位于公文末页下端。
送印机关即承办印制文件部门，是指发文单位的中心机构或业务主管部门。标注承办文件部门的目的，在于当收文单位对公文内容中未尽事宜的询问或工作中遇有什么问题、什么情况需要联系、反映时，径直与承办文件部门联系，以提高工作效率。
送印日期是单位中心机构或业务主管部门接到定稿后起印公文的时间，它的作用是供收文单位参考，一般写作“××年×月×日印发”，其位置在承办印制文件部门的右侧。