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要说写好公文，首要的不是先说如何去写，而是应当先把有关“公文”的几个基本问题搞清楚。其中最主要的就是公文文种的准确与规范使用问题。因为公文与一般的文章不同，它不是用来供人欣赏的，也不是传递一般性信息的，更不是处理个人私务的，它是党和国家机关用以传递策令、表达意志、指挥工作、沟通情况的重要工具和手段，既是一个实实在在的办事工具，又是一个具有极强的“法定效力”与十分严格的“规范体式”的文书。因此，即使你的文件写得再精美，如果文种选用不对，该用“函”的却用了“请示”，该用“通知”的却用了“命令”，该用“请示”的却用了“报告”，该用“广告”的却用了“公告”与“通告”，打乱了隶属关系，滥用了职权，结果是“一错百错”，虽“精美”但却“无济于事”，严重者甚至延时误事，影响工作。所以，正确选择和使用公文文种，是写好公文的首要环节，必须引起我们的高度重视。
公文是一个独立的文体，它是由若干具体种类组成的，由于这些种类的性质不同、作用有别，我们为每一具体的公文种类分别赋予了一个具体的名称，如“通知”“意见”“报告”“请示”“总结”“计划”等，这就是公文的文种。
要准确地把握和使用公文的文种，做到不错用、不滥用，就必须明确以下几点：
公文的文种，有一部分是党和国家通过公文法规的形式加以确定的，我们通常称这部分文种为“主要文种”或者“正式文种”，在公文学术界也称之为“法定文种”。按照《党政机关公文处理工作条例》的规定，主要包括“决定”“决议”“命令（令）”“公报”“公告”“通告”“意见”“通知”“通报”“报告”“请示”“批复”“议案”“函”“纪要”，共15个。这就是我们通常所称的党政公文中的主要、正式与法定文种。
与法定（主要、正式）文种相对应的是非法定（非主要、非正式）的文种，是人们在长期的公文写作实践中约定俗成的。例如，我们常用的“计划”“总结”“考察（调查）报告”“工作研究”“倡议书”“公开信”“声明”“宣言”“章程”“规则”“细则”“守则”“开幕词”“闭幕词”“大会工作报告”“典型材料”“大事记”“演讲词”“条约”“协议”“专用书信”“简报”“信息快报”“方案”“安排”“纲要”“规划”“设想”“制度”以及大量的各种专用文书如经济文书、诉讼文书等，由于这些文种不是党和国家公文法规中加以确认的，所以形成了与法定文种相对应的一个庞大的文书组群。
“法定文种”（正式、主要文种）与“非法定文种”（非正式、非主要文种）由于法律地位上的不同，决定了前者可以独立行文，而且行文时应当采用国家标准的公文格式；后者不具有独立行文的资格，也不能使用党和国家公文法规中正式规定的标准公文格式。“非法定文种”（非正式、非主要文种）要上报或下发时，只能从“法定文种”中寻求一个文种来做它的载体，载运着它行文，一般管这个载体叫“文件头”。“文件头”大都用“命令（令）”“通知”（下行时）或“报告”（上行时）来担任。例如：
县委：
现将我乡2016年工作总结送上，请审示。
中共××县狼坨子乡委（盖章）
2017年1月10日
上述两例，第1例是用“法定文种”的“通知”做载体，载运一份“计划”下行；第2例是用“法定文种”的“报告”做载体，载运一份“总结”上行。
从表面上看，文种名称只不过是一个代号，其实不然。虽然文种名称一般只有两个字，如“命令”“报告”，最少的“函”只有1个字，“纪要”原来称为“会议纪要”，现在也已经简化为“纪要”。也就是说，党政两大系统的15个法定公文文种，加在一起不过29个字，只相当于一个长句，但其所包含的道理却是相当丰富、深刻的。具体表现在：
如命令（令）、通缉令、嘉奖令、惩戒令等文种，都有一个共同的“令”字，由于“令”字包含指使的意思，又属于使令性的动词，所以，在使用令、命令等作为文种名称时，都具有指令性质；又如通知、通报，都有一个“通”字，“通”即传达的意思，“知”和“报”包含知道的意思，所以在使用通知、通报等作为文种名称时，基本属于告知性、周知性文件；再如纪要，“纪要”即概述其要点的意思，所以，我们说纪要属于会议文字记录性的文件。
如决定、决议，都有一个“决”字，“决”就是决策的意思，而决策产生于各级机关的首脑核心，决策之后要由下属部门去执行、办理，所以，它们的行文方向必然是自上而下；又如请示这个文种，“请示”二字的含义是请求给以批示，这个含义本身就十分明确地告诉我们，请示的行文方向是自下而上的；再以“函”为例，“函”这个字的本义是书信，书信是人们用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务时使用的一种文体，它不存在哪一方可以使用，哪一方不可以使用的问题，所以反映到“函”上，便产生了对没有隶属关系的机关或单位之间使用的文种。
如公告、通告、报告，均有一个“告”字，“告”即将事情向人陈述、告知的意思，因此这几个文种的行文目的在于向人们（或组织）周知、告诉某一事项；又如“请示”，一看就知系向上级机关和单位请求指示和批准，属于典型的上行文，行文的目的是为了求得上级机关的答复；再如公文中的批复，这个名称非常明显地告诉我们，行文的目的是上级对下级做出的批答回复。
以公告、报告两个文种为例，虽然它们都有一个“告”字，均属陈述、告知性的文件，但前一个“告”受“公”字的限制，后一个“告”被“报”来修饰，“公”包含公开的意思（更包含代表党和国家的意思），“报”在这里可当作向上级汇报来理解。把“公”与“告”联系起来即公开告知，所以公告是面向全社会的告知性文件，它的对象是广大人民群众及各个单位；而“报”与“告”联系起来，是向上级汇报、陈述，所以它是面向上级的陈述性文件。又如请示、报告，虽同属上行文，但“请示”这个名称是请求给予批复，“报告”的含义是向上级汇报、反映情况，从两个文种含义的趋向来看均属向上，这是相同的，但一个对上有肯定性的要求，由此会引出复文，另一个对上则没有肯定性的要求，不会引出复文。所以，它们又是两个不同性质的文种；决定、决议同属一类，都是决策性文种，但一个是“议”，一个是“定”，“议”说明此文所决策的问题是经过会议集体讨论通过，“定”是制定的意思，制定决策的形式是多种多样的，有的是经过会议讨论通过的，也有的是某一机关、组织直接制定的。
综上所述，文种的名称具有概括标明文件的性质、作用、运行方向及制发目的、要求的重要作用。正因为如此，在拟制公文时，一定要注意准确地选用文种，如果文种名称的确定和使用不当，可能会发生越权的错误，或者是给收文机关的公文处理工作带来诸多麻烦与不便。由此可见，正确使用文种是一件很严肃的事情。
法定公文的15个文种名称，按规定只能单独使用，不能随意加以合并或者缩减。因此，目前在一些单位的行文中出现的“请示报告”“告示”“申请报告”“意见报告”“总结报告”等，就是把两个不同的文种名称合并或缩减在一起使用，这样随便给公文文种起名的做法是不严肃的。
令与命令，是具有指令性质的文件，常言说“令行禁止”，所以，在实际工作中，只有国家的高级领导机关、军事机关一般才可使用，假若某一个基层单位也来发布令、命令，就失去了令、命令的严肃性和应有的作用。又如公告，虽属于告知性文件名称，但这个“公”字包含代表党和国家的意思，也就是说只有党和国家的高级管理机关一般才有资格使用。但从目前的实际情况来看，对于这一文种的使用显得很不规范，随意性很强。不但党和国家的高级管理机关使用，就连基层的企事业单位也用，其所涉及的事项既有法规中所规定的重要事项或者法定事项，也有一般性的事项，甚至有些单位还用“公告”来规定门卫制度，显得很不严肃。实践中我们经常见到的诸如“招生公告”“招干公告”“征文公告”“证订公告”“迁址公告”“商品展销公告”“开业公告”“拍卖公告”“迁坟公告”等，均属望文生义，随意滥用。因为它们的作者（如报社、杂志社、出版社、工厂、商店、学校等）无权代表党和国家，不能随便使用“公告”。这种滥用“公告”的做法，从实质上说是一种越权行为。
具体地说，收文机关是自己的上级组织，在文种名称的选用上只能采用“请示”“意见”或者“报告”；向自己下属组织发文时，一般应选用“通知”“决定”“决议”“意见”“通报”及“纪要”等文种名称；公开向社会群众公布某一周知或应当遵守的事项时，应选用“命令”“令”“公告”“公报”和“通告”；向没有隶属关系的单位行文时，主要使用“函”。
例如，行文目的是请求上级给以指示、帮助和支持的，就应用“请示”“意见”；用于向上级汇报工作、反映情况的，可用“报告”；用于推动、指导下级工作的，可使用“通知”（指示性通知）；目的是为了告知下一级某一事项的，应使用“通知”；为了商洽、联系、询问某一事项时，应使用“函”，等等。总之，只有熟悉各个文种的性质、用途，切实把握文种名称的内涵与外延，才能准确地使用文种，这对发挥公文的应有作用，提高公文处理工作的效能，具有直接的和重要的影响。