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一张任务清单是否完成了它的使命，
并不在于完成上面的所有任务。
年底将至，潇潇跟朋友抱怨：“我真是太颓了，年初定的计划到现在也没完成多少，不知道自己都干了什么，就这么浑浑噩噩地混了一年。”
朋友听完，感觉有些诧异。在她的印象中，潇潇不像是爱拖延的人，反倒更像一个“效率达人”。她经常在朋友圈分享读书心得，所读书目也都是自我管理和提升类的，如《高效能人士的七个习惯》《日事日清工作法》《逻辑工作法》等；她热衷于给自己定目标，列待办清单。这样一个元气满满的“美少女战士”，怎么变得如此消极了呢？
直到一天，朋友到潇潇家找她，无意间看到，她的电脑显示器周围贴着一圈小纸条，仔细一看基本上全是任务清单，从早上6点到晚上9点，安排得满满当当。不过，上面的事项大都是“未完成”状态，做完划掉打“√”的只占少数。
这下，朋友总算明白，为什么潇潇会有强烈的挫败感了。不是因为她什么都没做，而是她想做的太多了！时间精力有限，想做的事那么多，无论主观上愿不愿意，有些事情在客观上就是无法完成，拖延也就成了必然。
许多朋友在刚开始使用清单时，都会陷入和潇潇一样的误区，比如，前一天晚上，他们拿出一张纸，思考第二天要做些什么。然后把它们列成一个清单，之后安心地睡去，期待着明天可以有饱满的精神，把这些待办事项全都处理好。
到了第二天，他们很努力地想要按照这张清单上的内容和顺序去执行任务，可是没想到，计划赶不上变化，中间发生了很多意外的状况——公司临时召开会议，老板交代给自己一个烦琐的小任务，他们没有办法拒绝这些零碎的小事，因为它们也是日常工作的一部分。
转眼间，就到了下班时间。再次打开清单，他们叹了口气，上面所列的7件事情，只完成了3件，还有4件事情压根没时间处理。这时候，内心的挫败感和沮丧感涌了出来，一个声音在默默地呐喊：“为什么我列的清单总是完不成？为什么我做事的效率这么低？”
如果你也有同样的困惑，不妨对照一下你的清单，看看是不是和下面的模式有些相似？
〇完成设计初稿
〇联系客户询问进度
〇撰写工作月报
〇构建网站
〇读10页书
〇饭后运动
这是一份所谓的日待办清单，但是很可惜，这只是清单制订者一厢情愿、未经有效思考而制订的清单，根本算不上有效的清单！或者说，清单的制订者压根就没有理解待办事项清单能帮助自己做什么。带着误解，无效且过度地创建和使用待办事项清单，肯定会阻碍效率的提升。
仔细观察一下这份清单：它有没有体现出哪一项任务是最重要的？这些任务的时间节点分别是什么？很明显，这份清单上没有任何的标注！
在所罗列的任务中，有些任务是比较简单的，比如“联系客户询问进度”，这是一个简单任务，打电话沟通就可以完成；也有一些任务是比较困难的，且属于创造性的工作，如“完成设计初稿”，这样的任务需要认真地做计划——可是，清单里有写计划吗？
清单里还有一项“构建网站”的任务，这个任务描述过于宽泛，因为涉及的范围太广了。通常来说，建立一个网站需要几个连续的步骤，一环扣一环，你要保留域名、查找web主机、创建主机账户、把域名服务器指向主机服务器……这不仅仅是一个待办事项，而是一个由多个小任务组成的大项目！
这样的项目出现在日待办清单上，又没有列出其中的小任务，怎么执行呢？有大概率的可能，这样的项目就被拖延了，它会一直待在清单里，而我们的焦虑感也会与日俱增，因为这项任务没有丝毫的进展，一直是未完成的状态。
待办事项清单的使命，不是罗列出所有的任务
待办事项清单是一个提高效率的工具，但不是最终的目的，它的使命也不是罗列出所有的任务，而是把我们的注意力吸引到真正有价值的事情上，让我们在合理的时间内完成最重要的几项任务，减少无谓的精力浪费。从这一层面来说，清单是一个缜密思考的过程，其本质是做计划。
在罗列待办任务时，要有简单任务和复杂任务之分，简单的任务不需要过分思考，按时完成即可；复杂的知识创造性任务则需要认真地“做计划”。计划是一个思考过程，是用于实现某个任务的步骤列表，它应当能够促进任务目标的高效完成，且涵盖一系列的步骤，指明完成某一任务的具体方案和程序。
这也提醒我们：在制订清单的时候，不能只标注一个任务名称，这样太过于宽泛，而是要把这个任务进行拆分，附加详细的说明。因为任务的具体和细化，可以减少对大目标的恐惧感和抵触感，降低行动阻力；而且，当我们清晰地看到项目的达成时间时，内心也会多一份掌控感，增加确定性，从而提升行动意愿。
总而言之，千万不要误解了待办清单的功能，它不是一张简单的任务罗列表，也不该成为确保你完成所有任务（包括那些琐碎不重要的事）的工具，它的使命是确保你完成那些真正要做的事情。你可以根据“我需要完成什么”来筛选自己要做的任务，并相应地计划自己的一天。仅此一项，就能够大幅地提升你对重要事项的专注力！