执行力是一切管理的基础,
而清单是对执行力进行有效管理的工具。
在阿尔卑斯山脚下的一座小村庄里,曾经发生过这样一件事:
有一个3岁的小女孩掉进了冰窟窿,半小时后才被救上岸。此时,小女孩已经失去了生命迹象,体温只有19℃。不过,急救人员并没有放弃,他们利用直升机将小女孩送往医院。
经过两个小时的抢救,小女孩的体温上升到了25℃,并且有了心跳。6小时后,她的体温恢复到了正常水平。经过一系列复杂的抢救,小女孩奇迹般地活了下来。
抢救小女孩的这家医院名不见经传,许多人根本就没有听说过。这让许多从业者感到好奇,他们很想知道:这样一家小医院,到底是怎样让小女孩起死回生的呢?
问题的答案并不复杂,这家小医院在日常的工作中,曾多次接到类似情形的患者,其中大部分患者送来时都没有生命体征。为了应对这样的情况,医院把急救的步骤列了一个清单。
在看到这个清单时,许多人都惊讶了——为了挽救这个小女孩的生命,数十位医护人员需要正确地实施数千个治疗步骤,其中还掺杂着许多注意事项,并且要启动一系列复杂的设备,每一个步骤都很麻烦,而要把这些步骤按照正确的顺序一个不落地做好,更是难上加难。
然而,正是因为有了这份清单,才让这个拥有数十位医护人员的团队实现了快速、有序地各司其职,只要认真地核对清单,就不会出错和遗忘。哪怕是过去从来没有参加过救援任务的新医生,有了这份清单,也可以快速上手,高质高效地完成急救任务。
我们可以想象得到,在没有列出这张急救清单之前,这家小医院的医护人员一定走过不少的弯路,付出过极大的代价。庆幸的是,他们把那些正确的步骤逐一记录了下来,并制作成了清单,让其成为一本专业的急救手册。再次遇到类似的情况时,医护人员不必再绞尽脑汁思考,也不会再走重复的弯路,或是犯一些逻辑错误,让整个急救过程变得快速而高效,与死神争分夺秒,挽救患者的生命。
我们在生活中大都有过相似的体验:第一次做一件事时,往往要消耗极大的精力,因为需要调动大脑中最强大的思维系统来执行。这种资源是非常宝贵的,且速度也是最慢的。当这件事情被反复执行多次以后,这些思维就会被存储起来,今后再做类似的事情时,只需要在记忆系统里搜寻就可以了。
虽然记忆系统能够存储大量的内容,但这种做法的效率和效能依然是有限的。因为在复杂的环境下,人很容易出现记忆和注意力的问题,从而忽略一些单调的例行事项;在简单的事情上犯了错,产生的影响有时比在复杂问题上犯错还要恶劣。
从这个层面上来说,处理复杂事务时,完全依赖我们的主观意识是不太可靠的。况且,负责思维的大脑资源是很宝贵的,我们也不应该随意地浪费它、滥用它,而是要用它去完成最具挑战性、最有价值的任务。此时,利用清单来解放大脑,提升执行力和准确率,无疑是一个理智又实用的选择。
清单的本质是一套极简的可执行程序,有化繁为简、提升执行力的效用,它可以让重复的事情流程化,让流程的事情工具化,让复杂的事情简单化。
在执行一项复杂的任务之前,你可以事先在脑子里预演一下执行的过程,把可能涉及的步骤列成一个清单,然后再开始执行。在执行的过程中,根据实际情况对清单进行调整。当任务执行完毕后,重新审视一下这份清单,将其保存起来,它就变成了完成这类任务的流程清单。下一次,再进行同类任务时,就可以直接跳过思考的步骤,按照清单去执行。这样的话,既不用耗费大脑的资源,也不会遗漏某一个关键的流程,简单、高效又准确。