所谓组织结构设计,是指建立或改造一个组织的过程,即对组织活动和组织结构的设计和再设计,是把任务、流程、权力和责任进行有效的组合和协调的活动。它是企业总体设计的重要组成部分,也是企业管理的基本前提。
在长期的企业组织变革的实践活动中,管理学家总结出了组织结构设计的一些基本原则:
(1)任务与目标原则。企业组织设计的根本目的,是为实现企业的战略任务和经营目标服务的,这是一条最基本的原则。组织结构的全部设计工作必须以此为出发点和归宿,即企业任务、目标同组织结构之间是目的同手段的关系;衡量组织结构设计的优劣,要以是否有利于实现企业任务、目标作为最终的标准。从这一原则出发,当企业的任务、目标发生重大变化时,例如,从单纯生产型向生产经营型、从内向型向外向型转变时,组织结构必须做相应的调整和变革,以适应任务、目标变化的需要。又如,进行企业机构改革,必须明确要从任务和目标的要求出发,该增则增,该减则减,避免单纯地把精简机构作为改革的目的。
(2)稳定性和适应性相结合原则。稳定性和适应性相结合原则要求组织设计时,既要保证组织在外部环境和企业任务发生变化时,能够继续有序地正常运转;同时又要保证组织在运转过程中,能够根据变化了的情况做出相应的变更,组织应具有一定的弹性和适应性。为此,需要在组织中建立明确的指挥系统、责权关系及规章制度;同时又要求选用一些具有较好适应性的组织形式和措施,使组织在变动的环境中,具有一种内在的自动调节机制。
(3)集权与分权相结合原则。企业组织设计时,既要有必要的权力集中,又要有必要的权力分散,两者不可偏废。集权是大生产的客观要求,它有利于保证企业的统一领导和指挥,有利于人力、物力、财力的合理分配和使用。而分权是调动下级积极性、主动性的必要组织条件。合理分权有利于基层根据实际情况迅速而正确地作出决策,也有利于上层领导摆脱日常事务,集中精力抓重大问题。因此,集权与分权是相辅相成的,是矛盾的统一。没有绝对的集权,也没有绝对的分权。企业在确定内部上下级管理权力分工时,应考虑的主要因素有:企业规模的大小,企业生产技术特点,各项专业工作的性质,各单位的管理水平和人员素质的要求等。
(4)专业分工和协作原则。现代企业的管理工作量大、专业性强。设置不同的专业部门,有利于提高管理工作的质量与效率。在合理分工的基础上,各专业部门只有加强协作与配合,才能保证各项专业管理的顺利开展,达到组织的整体目标。贯彻这一原则,在组织设计中要十分重视横向协调问题。采取的主要措施有:
①实行系统管理,把职能性质相近或工作关系密切的部门归类,成立各个管理子系统,分别由各副总经理(副厂长、部长等)负责管辖。
②设立一些必要的委员会来实现协调。
③创造协调的环境,提高管理人员的全局观念,增加相互间的共同语言。
企业内部的部门是承担某种职能模块的载体,按一定的原则把它们组合在一起,便表现为组织结构。
(1)分析组织结构的影响因素,选择最佳的组织结构模式。
(2)根据所选的组织结构模式,将企业划分为不同的、相对独立的部门。
(3)为各个部门选择合适的部门结构,进行组织机构设置。
(4)将各个部门组合起来,形成特定的组织结构。
(5)根据环境的变化不断调整组织结构。
上海滕迈集团公司主要从事家用电器的制造和销售,兼营房地产开发、科技开发与咨询、商业贸易、进出口业务等。公司的主要产品包括空调器、电风扇、微电机、小家电等。
滕迈公司的组织结构设计如下:公司法人治理结构是由股东大会、董事会、监事会以及总经理、副总经理、总工程师、总会计师组成。公司总部设有总经理办公室、行政人事部、财务部、经营部、销售部、进出口部、证券部、法律部、广告科、研究所、技术委员会等机构。公司下设风扇厂、空调设备厂、家电厂、房产公司、贸易发展公司和节能工程研究开发中心。公司还拥有控股和持股的企业,如冷气机制造有限公司、电机制造有限公司、钢铁开发有限公司等。
随着各项经营业务的发展,滕迈公司开始推行事业部制改革,按照产品类别将原有经营单位分为五个事业部,即空调、风扇、电饭煲、电机和小家电事业部。组织结构的调整极大地调动了下属各单位的积极性。与此同时,组织运行中也发现,风扇与电饭煲两类产品的销售和服务网络具有很强的兼容性和互补性。为优化资源配置,公司又将风扇事业部和电饭煲事业部重组为滕迈小家电事业一部(原来的小家电事业部相应更名为小家电事业二部)。小家电事业一部由国内营销公司、国外营销公司和六个生产厂组成。营销公司与生产厂之间的关系由单纯的产销关系转变成买卖关系,营销公司是生产厂的顾客,营销环节的问题由两大营销公司全权负责,制造质量和设备质量造成的损失则由生产厂承担。新体制的推行使该事业部全面进入“市场经营”和“顾客服务”状态中,效率大为提高。
组织结构是企业存在发展的形式,组织结构设计得合不合理,对企业有非常大的影响。合理的组织结构设计能实现组织资源价值最大化和组织绩效最大化。上海滕迈集团公司就是通过合理的组织机构设计以及事业部制度改革,优化了企业的组织结构,提高了企业的生产效率,取得了很大的成功。
(1)组织结构要尽量简单化,在组织层级设计中尽量不超过四级。
(2)每一个部门、每一位领导人都要有合理的管理幅度。管理幅度太大,无暇顾及;管理幅度太小,可能没有完全发挥作用。所以,在进行组织结构设计的时候,要制定合理恰当的管理幅度。
(3)人员能力水平到位以及企业具有信息共享和合作的文化氛围,其中人员能力的到位主要指部门负责人的水平能力符合管理的需要,能管理十个人和能管理一百个人的管理干部标准不一样。