记账凭证又称分录凭证,它是根据原始凭证或原始凭证汇总表编制,用来确定会计分录,作为记账直接依据的一种会计凭证。
记账凭证按其用途,可以分为专用凭证和通用凭证两种。专用凭证是专门用于某一类经济业务的,具体又可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。
(1)收款凭证是用以反映货币资金收入业务的记账凭证,根据货币资金收入业务的原始凭证填制而成。它一般按现金、银行存款和其他货币资金分别编制。
(2)付款凭证是用以反映货币资金支出业务的记账凭证,根据货币资金支出业务的原始凭证填制而成。它一般按现金、银行存款和其他货币资金分别编制。
(3)转账凭证是用以反映与货币资金收付无关的其他转账业务的记账凭证,根据有关转账业务的原始凭证或账簿填制而成,如表4-1所示。
表4-1 转账凭证
记账凭证按其编制的方式不同,可分为单式记账凭证和复式记账凭证两种。
单式记账凭证是在每张凭证上只填列一个账户名称,而对应的名称仅作参考,不据以记账。其中填列借方账户的凭证,称为借项记账凭证,填列贷方账户的凭证称为贷项记账凭证。一项经济业务涉及几个账户,就分别填制几张凭证,并采用一定的编号方法将它们联系起来。其优点是便于记账工作的分工,也便于按账户汇总,编制科目汇总表。其缺点是凭证张数多,内容分散,需加强凭证的复核、装订和保管工作。
复式记账凭证指把一项经济业务所涉及的账户集中在一张记账凭证中反映。其优点是能完整地反映一笔经济业务的全貌,即经济业务所涉及的全部账户及其对应关系,且填写方便,附件集中,便于凭证的分析和审核。其缺点是不便于分工记账,也不便于科目汇总。