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各级党政机关制作和发布公文，是其行使法定职权的重要方式和途径，它以传递治理国家的策令为基本职能，担负着其他任何文体都不能担负而且不允许担负的特殊使命。策令性是公文具有代表性的使命，这种独特的使用功能使之具有法定的权威性和效力。公文是推动管理活动协调运转的工具，是推动国家、集体公共事务的中介，代表国家的权力和意志，传达制发机关的决策和意图。形成公文的机关及其负责人，是国家各级机关的代表，其职权是通过法定程序和手续赋予的，一经制发，即具有法定的权威性和效力，又对受文单位在法定的时间和空间范围内产生强制作用，具有行政约束力，有关的组织和个人必须认真遵循、执行和参照处理，任何组织和个人都不得违反，否则就意味着失职甚至渎职，就要受到批评、制止，情节严重者还要受到查处，这是由国家法律和有关的组织纪律加以保证的。
公文功能的权威性要受诸多因素的影响和制约，主要有制发机关的职权、公文生效和执行的时间以及公文的内容和形式等，正因如此，使公文在不同范围内发挥相应的管理效用。