“文书”“公文”“文件”这三个概念极其相近,很难严格区分。从内涵来看,在许多情况下是通用的,具有同一性。比如,文书的核心和主体部分是公务文书,而公务文书就是公文;公文既包括法定公文,也包括机关常用应用文,或称准公文。而法定公文就是我们通常所说的“文件”。另外,在日常习惯称呼上,这三个概念也往往略有区别。行政机关一般习惯将公务文书称为“公文”,而党的机关却习惯叫作“文件”。由此可见,文件、公文、文书在某种意义上是相同的,内涵完全一致;但它们之间也有一定的区别,即文书的外延较大,它一般包括公务文书和私人文书;公文的范围次之,即指公务文书;文件的范围较窄,通常专指各级党政机关制发的有特定发文机关标志的正式公文。除此之外,还有一点,文书是一个集合名词,泛指在各种公务活动中产生的全部文字材料(私人文书除外),公文亦是如此,而文件却不然,它不仅是一个集合名词(指文件的全部),也是一个具体名词。