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“文书”“公文”“文件”这三个概念极其相近，很难严格区分。从内涵来看，在许多情况下是通用的，具有同一性。比如，文书的核心和主体部分是公务文书，而公务文书就是公文；公文既包括法定公文，也包括机关常用应用文，或称准公文。而法定公文就是我们通常所说的“文件”。另外，在日常习惯称呼上，这三个概念也往往略有区别。行政机关一般习惯将公务文书称为“公文”，而党的机关却习惯叫作“文件”。由此可见，文件、公文、文书在某种意义上是相同的，内涵完全一致；但它们之间也有一定的区别，即文书的外延较大，它一般包括公务文书和私人文书；公文的范围次之，即指公务文书；文件的范围较窄，通常专指各级党政机关制发的有特定发文机关标志的正式公文。除此之外，还有一点，文书是一个集合名词，泛指在各种公务活动中产生的全部文字材料（私人文书除外），公文亦是如此，而文件却不然，它不仅是一个集合名词（指文件的全部），也是一个具体名词。