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税务机关公文具有传达贯彻党和国家的方针政策、实施领导、履行职能、处理公务等功能，具有特定效力和规范体式，准确掌握公文写作的主要种类、基本格式、行文规则非常必要。
税务机关公文是指税务机关在税务管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，简称税务公文。税务公文包括命令、决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要13种。
公文按照其行文方向可以分为上行文、平行文和下行文。向所属的上级机关请示、汇报工作或对重要问题提出建议使用的公文为上行文，如“请示”“报告”等；同平级机关或不相隶属机关之间商洽工作、请求批准有关事项使用的公文为平行文，如“函”；向所属的下级机关布置工作等时使用的公文为下行文，如“决定”“批复”等。
公文按照其流向可以分为收文和发文。收文是指其他机关或单位发送给本机关的公文；发文是本机关制发的公文，可分为对内发文和对外发文，对内发文是指发给本机关内设机构的公文，对外发文是指发给本机关以外其他机关或单位的公文。
公文按照其是否涉密可以分为普通公文和涉密公文。普通公文是指不涉及国家秘密的公文，涉密公文是指涉及国家秘密的公文，按其涉及国家秘密的等级又可分为秘密级公文、机密级公文和绝密级公文。
公文按照其办理时间要求可以分为常规公文和紧急公文。常规公文是指按照正常时间要求去传递的公文，紧急公文是指内容重要、时间紧迫、需要打破常规提前办理的公文，紧急程度分为“特急”“加急”。
公文格式标准化，是实现公文处理规范化、制度化、科学化的重要前提，也是提高公文处理工作质量和效率的重要保证。
公文格式是公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。《党政机关公文格式》（GB / T 9704—2012）是公文格式的国家标准。
税务公文格式的组成要素一般包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、承办部门名称和印发部门名称及印发日期、页码等，共18个公文格式要素。
公文版心内的公文格式要素可划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分割线以上的部分称为版头；红色分割线（不含）以下、公文末页首条分割线（不含）以上的部分称为主体；公文末页分割线以下、末条分割线以上的部分称为版记。页码位于版心外。为了方便记忆，我们把这些公文格式要素进行“解剖”，版头可称为公文的“头”，主体称为公文的“身”，版记称为公文的“脚”，这样更形象，容易记住。
公文版头用红色分隔线隔开，上面有六个要素，即份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人；主体有九个要素，即标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件；版记是指在公文最后一页底端，首条分隔线和末条分隔线之间记录有关事项的部分，一般包括两个要素，即抄送机关、承办部门名称和印发部门名称及印发日期；版心外要素一个，即页码。
文件份号，亦称“编号”，是公文印制份数的顺序号，其目的是便于发文和查对，涉密公文应当标注份号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
公文的密级是指公文涉及国家秘密程度的等级，税务工作国家秘密范围分为“绝密”“机密”“秘密”三级。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。公文的保密期限是指公文涉及保密时间的长短，除另有规定外，秘密级不超过10年，机密级不超过20年，绝密级不超过30年。
涉密公文应当分别标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，如“秘密★10年”。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。公文行文时根据紧急程度分为“特急”“加急”。“特急”是指内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文；“加急”是指内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。如电报的紧急程度分为“特提”“特急”“加急”“平急”。“特提”适用于要求即刻办理的十分紧急事项，注明“特提”等级的电报，发电单位要提前通知收文单位机要部门；“特急”适用于2日内要办的紧急事项；“加急”适用于4日内要办的较急事项；“平急”适用于6日内要办的稍缓事项。划分公文的紧急程度，有利于分清轻重缓急，以确保紧急公文的及时优先传递和处理。公文的紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角。一份公文如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则按照它们的顺序自上而下分行排列。
发文机关标志即人们通常所说的“红头”，是公文版头部分的核心，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，小标宋体字，颜色为红色。联合行文时，可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。需要同时标注联合发文机关名称的，一般应使主办机关名称在前，如有“文件”二字置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
发文字号是党政机关制发公文的编号，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全，用六角括号〔〕括入；发文顺序号不加“第”，不编虚位，在阿拉伯数字后面加“号”，如“××〔2021〕10号”。发文顺序号单一机关行文由发文机关的办公厅（室）负责统一编排；联合行文，一般以主办机关为主体依据编制发文顺序号。发文字号采用3号仿宋体，置于发文机关标志下空二行的位置，居中排列，如果是上行文，则居左空一字排列，右侧对称位置标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。联合行文时，应使用主办机关的发文字号。
发文字号是公文的“身份标识”，发文字号在文件登记、文件查询引用、归档管理等环节有其重要作用，有利于提高公文处理工作的效率，正确编制发文字号很重要。
签发人就是签发文件的人，发文机关的负责人签署姓名，签发人一般为单位的正职或者主要领导授权人。上行文应当标注签发人姓名，如果只有一个发文机关，由该机关负责人签署；如果是联合行文，则每个单位的负责人都应签署姓名。上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
公文标题由发文机关、发文事由和文种三个基本要素组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。一般有以下几种拟写形式：
1.完整式标题。即由“发文机关名称+发文事由+文种”构成。如《国家税务总局××市税务局关于延续降低失业保险费率政策相关工作的通知》。
2.复式标题。复式标题通常应用于转发、批转文件，发布和印发规范性文件，事由部分则有批转、转发、发布的文件原标题构成。如《××市医疗保障局 国家税务总局××市税务局转发〈关于做好企业职工医疗保险费缓缴工作的通知〉的通知》。
3.特殊式标题。对于内容十分重要，时限紧迫，或有所补充的公文，一般应在标题中加“重要”“紧急”“补充”等字样，表明该公文的性质，有提示受文者注意的作用。如《财政部 国家税务总局关于资管产品增值税政策有关问题的补充通知》。
转发公文，标题一般为：本机关名称+转发+被转发文件的标题+的通知；多层转发的，根据主要事由自拟标题，但标题中应含“转发”字样；不得以被转发文件的发文字号作为标题。
标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。
主送机关是指公文的主要受理机关，即对公文负主办或答复责任的机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，主送时税务机关的名称要使用全称。主送机关是公文格式的重要内容，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分。
公文的正文由依据、事项和结尾组成，是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。
1.依据。可以分为理论依据和事实依据两大类型。理论依据包括：①政策法规；②文件会议精神；③领导指示；④主体自发的议论。事实依据包括：①来文来函；②现实状况；③过去事实；④领导研究；⑤会议通过等。
2.事项。公文的核心部分，一定要言简意赅、清晰明确，内容多且重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达。
3.结尾。一是文种专用语，如“请予批准”“以上请示当否，请批示”“特此通知”等；二是希望、号召类；三是根据情况可以没有结尾。
正文使用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；标题一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称。
附件说明包括公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字加圆点标注附件顺序号，如“附件：1.×××××”；第2个附件的序号和名称与第1个附件对齐，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。附件说明处的标题应与正文内的提法、附件本身的标题一致。正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的，文末不再将所印发或转发的公文列为附件，如公告所发布的“办法”“规定”和税收协定文本等，作为正文不作为附件时，就不在“附件说明”中注明标题。
发文机关署名是指在公文正文结束之后，署发文机关全称或者规范化简称，发文机关署名须与版头的发文机关标志、标题中的发文机关名称一致，前后统一。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置。
成文日期是公文生效的重要标志。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发日期。联合行文时，成文日期署最后签发机关负责人的签发日期；电报，以发出日期为准。成文日期一般右空四字编排于发文机关署名之下，用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚位（即1不编为01）。
公文印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，应使印章与各发文机关署名一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。
公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应当对行距、字距进行调整。电报应当署签发人姓名，不需加盖发文机关印章，但应当在电报首页右上角“签批盖章”处加盖机关“发电专用章”，复印的证明文件要盖骑缝章。
公文附注是指公文印发传达范围以及在正文中不宜说明的其他事项，如“对税务系统内只发电子文件”字样或联系人和联系电话等。附注的位置居左空二字加圆括号，标注在成文日期下一行。附注内容各条之间用逗号分隔，结尾不用句号。信息公开选项作为附注，用3号黑体字，左空一字编排在版记之上。
公文附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。不是所有的公文都有附件，如确需有附件，附件的标题和件数应写在正文之后、发文机关署名之前，并注明附件顺序和标题。附件如不止一件，应用阿拉伯数码标注序号。印发规章等公文或转发、批转公文时，正文标题中已经标明的，文末不再将其列为附件。
公文的抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。但要注意，上行文不能抄送下级机关。抄送机关的数量应根据实际情况严格控制，同时也要避免漏送现象发生。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。
抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同级机关之间一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。抄送机关应当根据工作需要确定，不得随意扩大范围。
抄送机关编排在公文最后一页的下方位置，一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
版记中承办部门应标明具体由机关哪个部门承办，如“国家税务总局××司”；印发部门名称即负责公文的印制工作的具体部门名称；印发日期即领导签字后打印上报或印发的日期。
承办部门、印发部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，承办部门左空一字，印发部门和印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
页码就是公文页数的顺序号，公文需要标注页码，一是由于页码是公文整体不可或缺的一部分；二是便于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订；三是有助于公文的防伪。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。
行文规则，是指党政机关公文在行文中必须遵循的行为规范。《党政机关公文处理工作条例》第四章第十三条至第十七条，规定了党政机关公文的行文规则，这是所有党政机关公文行文的主要依据。根据国家税务总局公文处理办法规定，税务常用公文行文规则主要有以下几方面：
1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。要严格落实中央八项规定及其实施细则精神，坚决反对形式主义，切实改进文风，进一步精简文件，严格控制篇幅，遵循不同类型文件字数要求。
法律、法规中已有明确规定的，不再制发文件；现行文件规定仍然适用的，不再重复发文；已标注公开发布的文件，不再翻印；机关负责人的讲话，一般在内网发布，不以正式公文形式下发；对使用电话、内部网站等途径可以办理的事项，不发正式公文；贯彻落实上级文件除有明确要求的外，不再制定贯彻落实意见及其实施细则；除全局性重要工作外，一般性工作不下发通报。
2.各级税务机关应当根据隶属关系和工作需要，在职权范围内行文。涉及其他单位职权范围的，应当会签有关单位或者联合行文。
3.各级税务机关一般不得越级行文。因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故等）必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关（下级机关反映其直接上级机关和领导人问题的除外）。上级机关批复越级上报的请示时，也应当抄送被越过的机关。
1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
2.下级税务机关向上级税务机关请示、报告重大事项，应当同时遵循本级党委、政府的有关规定；属于职权范围内的事项应当直接报送上级税务机关。
3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
4.请示必须在事前，应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。正文末应当有请示语。
5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
7.在公文附注处注明联系人的姓名和电话。
1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
2.各级税务机关不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。须经党委、政府审批的具体事项，经党委、政府同意后可以由税务机关行文，文中须注明已经党委、政府同意。
各级税务机关可以以函的形式向下一级党委、政府行文，商洽工作、询问和答复问题、审批事项。
3.涉及其他部门职权范围内的事务，未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级税务机关应当责令其纠正或者撤销。
4.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
1.各级税务机关可以与同级党政各部门、下一级党委政府、相应的军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。联合行文应当明确主办单位。
2.各级税务机关在职权范围内，可以向其他党政部门行文。
3.各级税务机关的办公厅（室）根据授权可以代表本级机关行文。
4.各级税务机关的内设机构除办公厅（室）和法律规定具有独立执法权的机构外不得对外正式行文。
5.各级税务机关的内设机构根据工作需要，在规定的职权范围内，向上、下级税务机关的内设机构和其他机关的有关内设机构行非正式公文时使用便函，机关内设机构之间根据工作需要也可以使用便函。便函不得以“国家税务总局×××省（自治区、直辖市、计划单列市）税务局”为行文对象。
便函适用于商洽工作，通报情况，询问和答复一般事务性问题，安排其他一般性、事务性、临时性内部工作。
便函不得发布行政许可、行政审批、行政处罚等事项；不得规定税务系统内部管理审批事项；不得进行税收政策解释；不得进行税收征管问题解释；不得部署直接面向纳税人的具体税收征管工作；不得部署检查、调查、核查纳税人工作；不得发布书刊征订等事宜。
税务机关各内设机构所发便函的版头，由税务机关名称和内设机构名称组成，不加“文件”字样。便函的发文字号按内设机构代字自行编号，成文日期上署内设机构名称，加盖内设机构印章，无版记。
6.对于人大代表的议案、建议和政协委员的提案，各级税务机关应当按照各级人大、政协规定的程序、时限、格式等要求办理。
7.全国税务系统党的组织和行政机关的发文机关标志、发文字号和印章不得混用。
税务系统内部，除特殊情况外，党的组织和行政机关之间一般不交叉行文。
在行文规则方面应注意避免以下常见错误：
1.同时主送多个上级单位。向上级单位行文，原则上只主送一个上级单位。
2.领导个人向上级机关行文。除上级单位负责人直接交办的重要事项外，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。因为单位之间往来的公文是单位对某项工作意愿的体现，是组织行为、集体行为。
3.同时请示多个事项。“请示”应当一文一事，即在一份“请示”里面只能有一个请示事项。因为“请示”呈送到上级单位以后，上级单位在办理“请示”的过程中，不同的请示事项会由不同的部门来承办，而且不同请示事项的办理时间节点也不一样。如果把多个不同的事项放在一份“请示”里面报送，就会给“请示”的办理造成诸多不便，影响工作效率。所以一份“请示”里面只能有一个请示事项。当然，关于同一个事项的几个不同内容可以一起请示。
4.报告中夹带请示事项。“报告”是阅知性文种，上级单位可以不予答复。“请示”是请求性文种，上级单位必须答复。报告上级单位知晓的事项用“报告”，请求上级单位支持解决的事项用“请示”，不能将请求上级单位支持解决的事项写在“报告”里面，也不能将报告上级单位知晓的事项写在“请示”里面。
5.越级行文。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
6.非同级单位联合行文。同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。非同级单位不得联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。