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应用文是源于社会实践的实用文体，与人们日常工作、学习、生活紧密相连，在社会生活的各个领域中发挥着重要作用。
应用文是指人们在长期的政治、经济和社会活动中形成并普遍使用的一种文体，不同于文学作品，它是国家机关、企事业单位、社会团体以及个人用于办理事务、传递信息、解决实际问题而常用的文体总称。
应用文的使用历史悠久。河南安阳小屯村挖掘出的3500年前的殷墟甲骨文，是我们今天看到最早成体系的文字，也可视为应用文最早的雏形。古老的文字记载，基本上都是关于重要事件的记录。甲骨卜辞、商代后期和周朝的青铜器铭文，包括最早的典册都可归于应用文的范畴。随着社会的不断发展，应用文的使用也逐渐广泛、丰富起来。《尚书》是我国最早、保存最完整的应用文文集，主要记载了夏、商、周的政治公文和法令，类似于现今使用的行政公文中的指示、命令、公告和通告等。秦建立我国第一个中央集权的封建专制国家之后，统一了文字，推广“书同文”，以小篆为标准字体，给文书的处理带来了极大便利。唐宋时期由于经济文化的繁荣发展，应用文制度日益完善，相应文种格式也更加完备。宋代张侃在《拙轩集·跋陈后出再任校官谢启》中首次提到“应用文”一词。清代刘熙载的《艺概·文概》中指出：“辞命体，推之可为一切应用之文。应用文有上行，有平行，有下行，重其辞乃所以重其实也。”辛亥革命后，南京临时政府废除了两千多年以来封建王朝所使用的制、诏、题、奏、表、笺等名目。新中国成立以后，党和政府对应用文的撰写和处理进行了一系列卓有成效的改革，逐步形成具有现代意义的应用文文体，使应用文在现实工作与生活中发挥越来越大的作用。
应用文作为一种实用文体，其特征主要有以下几点：
应用文都是为达成特定目的而写作的，“有事而发，无事不发”，最终是为了解决实际问题。有无实用性，是应用文和其他文体质的区别，也是判断应用文属性的主要标准，因此应用文常常又被称为“实用文”。
在长期的写作实践过程中，应用文逐渐形成了固定格式和文体风格。有的格式是社会长期约定俗成的，有的是特别规定的，还有的格式比较简单，都是为了提高办事效率，更好地发挥其实用功能。当今社会的生活和工作节奏越来越快，为了提升工作效率，按照固定格式进行应用文的写作也是最优的选择。
一般来说，应用文都由一些共同的要素组成，主要包括对象、问题、情由以及办法四个要素。
1.对象。应用文是写给具体单位与具体个人或是一定范围内的人看的。撰写人与阅读者背后的单位与单位、人与人之间的关系十分清楚。
2.问题。人们在日常生活或工作中写应用文，是为了解决问题。例如，上级向下级传达指令，下级向上级汇报工作，单位之间商洽业务，签署协议、合同等过程中遇到的各种问题，都有可能需要应用文来解决。需要解决的问题是应用文必备的要素之一。
3.情由。情由就是应用文所涉及事情的主体内容以及缘由。应用文是以解决问题为导向的，要想使得阅读对象能够明白和重视问题所在，就必须简单、通俗、客观地表述情况以及说明原因。
4.办法。应用文最终要针对所涉及的问题，在对客观情况作出充分的、正确的分析以后给出相应的解决办法，即对问题给出意见、要求、措施，或作出某种结论等。
一般来说，应用文的语言是为写作目的和形式结构服务的，使用时应当得体妥当，主要体现在以下几点：
1.准确。应用文语言一旦出现错、漏、歧解，轻则影响办文主体的名誉和形象，重则给工作带来不可弥补的损失。应用文语言特别讲究准确，要最大限度与客观事物相一致，确凿无误。应用文写作和表情达意时，语言要真切，语意要确切，内容要完备、符合实际，清楚表述要表达的内容，对内容中所涉及的事实、数字等细节都确定属实，用词造句含义确定。
2.简朴。应用文语言应平实自然、是非清楚、通俗易懂、恰如其分，不浮华夸饰、矫揉造作和形象描绘。遣词造句时要浮辞净尽，不蔓不枝，用语淳朴无华，直接鲜明地表达意思，不要叠床架屋层层修饰，要让受文者迅速、准确地理解和执行公文所表达的内容。
3.规范。应用文在长期使用过程中，不仅形成了稳定规范的体裁、种类、结构、形式，而且形成了一些确切简练、用途专一、文雅别致的规范用语。应用文应符合既定格式规范、逻辑规则，语言应当讲求“词语规范、句式整饰”，给人以整肃的观感。
应用文的实用性直接决定了其时效性。应用文，如公文、合同等文种，一般都要标注生效的具体日期，说明应用文常常需要在一定时间内把要反映的事情写清楚，有时甚至会争分夺秒，否则会耽误工作或因过期而失效。
应用文的分类方式很多，按照应用文的来源来分类，可以分为外来文书和内制文书；按照应用文的作用来分类，可以分为指挥性文书、规范性文书、报请性文书、知照性文书、记录性文书；从应用文行文关系上可以分为上行文、平行文、下行文等；依据应用文的实用性特征进行划分，可以划分为宣告式应用文、分析式应用文和互联式应用文。本书以应用文的内容和使用范围作为划分标准，将应用文分为三类。
公文类应用文即公务文书，简称公文。按照中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发，自2012年7月1日正式实施的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第三条规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”《条例》中共列出15类公文，分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
综合类应用文主要是指机关、团体、企事业单位为反映事实情况、解决问题、处理日常工作事务而普遍使用的应用文文种。综合类应用文具有很强的实用性与综合性，有一定规范格式，但并不像公文类应用文那样正式和权威，使用中能起到交流思想、沟通感情、传递信息等作用。计划总结、简报、调研报告、会议记录等都属于此类应用文。
专业类应用文是指某些专业领域的机关或者具有专门行业职能的机关，根据特殊需要而在其专业活动中使用的具有特定内容和格式的应用文书。专业类应用文与前两者的最大不同点在于此类应用文所适用的领域为特定领域，使用的目的较为明确。很多社会领域都有自己特定的专用文种。例如，在外交领域常用的专业应用文有国书、领事任命书、声明、照会等；公安领域也有提请批准逮捕书、治安调解书、通缉令等专业应用文书。